计算机应用基础第6章电子课件.ppt

6.2 实现方法 （1）在Excel中制作好“各科成绩(素材)．xlsx”（将作为成绩单的后台数据库）。 （2）在Word中制作好美观的“成绩单(素材)．docx”（没有具体数据的模板）。 （3）利用Word中提供的“邮件合并”功能，将“成绩单（素材）．docx”（模板）作为主文档（前台文件），将“各科成绩（素材）．xlsx”作为数据源（后台数据库）。 （4）以“成绩单（素材）．docx”中各种变化的数据作为合并域，将“各科成绩（素材）．xlsx”中的数据合并到“成绩单（素材）．docx”（模板）中。 （5）制作信封的方法基本相同（略）。 6.2.1 利用邮件合并制作成绩单 除了满足“解决方案”中的要求之外，还要满足以下两个条件： （1）为了节约纸张，要求用A4纸每页打印两位学生的成绩单。 （2）在成绩单最后一行的“获奖情况”中，要根据“平均分”填写不同的内容：如果“平均分”在85分以上，填写“恭喜你!你的平均分达到85分以上，将获得奖学金！”；如果“平均分”在85分以下，填写“你的平均分未达到85分，请继续努力！”。 1. 建立主文档——设计成绩单 在Word中，制作一张如图所示的没有具体数据的“成绩单”(模板)，完成后保存在D盘“邮件合并”文件夹中，同时把作为后台数据库的Excel数据表文件“各科成绩(素材)．xlsx”也保存在这个文件夹中。 设计好的成绩单(模板)必须处于打开状态，不能关闭。 2. 打开数据源 打开数据源“成绩总表．xlsx”，作为“邮件合并”的后台数据库，操作步骤如下： （1）在选项卡中选择“邮件”→“开始邮件合并”。 （2）打开“开始邮件合并”功能组，单击“邮件合并分步向导”,点击“邮件合并”对话框中的“下一步：正在启动文档”→“下一步：选取收件人”→“下一步：撰写信函”，找到并打开数据表“成绩总表．xlsx”，打开后出现一个“选择表格”对话框。 （3）在对话框中选择第一项“各科成绩表”，单击“确定”按钮，此时数据源“成绩汇总表”被打开，“邮件”功能区上的大部分按钮也已被激活。 3. 在成绩单中插入数据源 在已经打开的“成绩单”（模板）中插入数据源的合并域，操作步骤如下： （1）插入点放在“成绩单”（模板）的“学号：”后面，单击“邮件”→“编写和插入域”功能组上的“插入合并域”按钮，打开“插入合并域”对话框。 （2）在“域”列表框中选择“学号”项，单击“插入”按钮，此时在“成绩单”（模板）的“学号：”后面就会插入域“《学号》”。 （3）重复步骤（2），用同样的方法在成绩单的对应位置插入其他的域。 4. 插入各科目的班级平均分 注意： 在“成绩单”的“成绩”列中插入了数据域后，如何在“班级平均”列中插入各科目的班级平均分呢?要知道班级平均分不是域，因为班级平均分对于每个人来说都是一样的，是不变的数据。 既然班级平均分不是域，就不能采用插入域的方法来获得数据，只要采用直接输入数据的方法即可。  输入“成绩单”第3列的“班级平均”成绩数据，操作步骤如下： 在“邮件合并”文件夹中打开“各科成绩（素材）．xlsx”文件，选择“成绩汇总表”工作表，找到各科目的班级平均分数据（在“成绩汇总表”的最后一行），把这些数据复制、粘贴，或者直接输入到“成绩单”的“班级平均”列中的相应位置。 5.利用“插入Word域”填写获奖信息 在成绩单的最后一行中，根据“平均分”的不同情况填写不同的获奖信息，要求如下： （1）平均分在85分以上的，填写“恭喜你!你的平均分达到85分以上，将获得奖学金！”。 （2）平均分在85分以下的，填写“你的平均分未达到85分，请继续努力！”。 这种根据条件的变化返回不同结果的操作，可以利用“插入Word域”中的“如果…那么…否则…”方法完成。 在成绩单的最后一行中，根据“平均分”填写获奖信息，操作步骤如下： 插入点放在成绩单最后一行“获奖情况”列右边的单元格中，单击“邮件”→“编写和插入域”功能组上的“规则”下拉按钮，从打开的菜单中选择“如果…那么…否则…”，打开“插入Word域：IF”对话框，设置各项参数，再单击“确定”按钮。 6.查看数据连接状况 查看数据连接后成绩单的变化，操作步骤如下： （1）单击“预览结果”功能组上的“预览结果”按钮，这时“成绩单”的各个数据