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市民建档案整理实习报告 02级档案学 刘霜、倪腾 XX年7月14日——30日，我们有幸在导师的指导下，对成都市民主建国会的档案进行了制作全引目录和编制大事记的工作。一．档案的大致情况? ??通过对市民建档案的整理，我们做了如下的统计： 市民建档案收集了1951年到XX年的档案，其中缺少了1968——1982年期间的档案，而且1966——1968每年均只有一卷的《预算、决算、月报表》。50年代除了永久保存的档案还保留一部分长期，60年代也还有4卷长期档案。考虑到时代背景，那个年代遗留的档案较少，这些档案很可能会永久保存。二．市民建归档文件中发现的问题：一、归档范围1． 归档的文件范围不固定。一方面，市民建归档的文件有的只有草稿或定稿，有的又只有正本，一部分则两者皆有。一些重要的文件只留有草稿，一些简报倒是正本定稿均有，不能不说是很遗憾的事情。另一方面，不知是不是档案散失的原因。如62年就只有组织处的11、12月份工作计划，其他月份则没有。其他各年度的工作计划也少有收齐的，这种情况也主要存在于60年代。2.? 重份文件。不管是过去，还是现在，或多或少的存在这个问题。市民建档案在XX年以后的保存中，将所接收到通知，大多保存了完全相同的两份，这是完全没有必要的。XX年第七卷里的第26件文件就保存了重份。3.? 插页的情况。在市民建的档案中，偶尔有一两张空白页插入其中，而有的是编了张号的，有的则没有，也没有做任何的注明，这样会使档案查阅者在查阅时不明所以，造成误解。4.? 垫纸。在1985年以后，市民建的档案中出现了“垫纸”。所谓垫纸，就是将一些无用的纸张同档案放在一起，无形中增加了档案的数量，但是却给档案的保管带来了极大的不便，浪费了人力，物力。尤其是如果就此移交档案馆，会造成完全不必要的麻烦。通过观察，我们发现有的案卷数量已经足够，但仍然有垫纸；有的数量极少，也有垫纸。但是，不管是出于什么目的，都不应该有这种做法。二、归档文件的按件装订。如一组文件是市民建上报新的组织机构情况的，要求上级机关批准和备考。发了四份文件，省民建也回复了四份文件，中央民建又把送省民建的两份文件抄送了市民建。如此多的文件既不是按时间先后排列，又没有把请示和批复放在一起，显得很混乱，不仔细分析，不知道里面包含几件事情。三、案卷内页号的编制首先，就空白页而言，前面已经提到了。其次，有的文件两面都有文字，但是盖张号时却只作为了一张；有的文件一张是两页，保存时对折起来，仍然被作为了一张，这些都是不规范的。四、全宗内档案的分类市民建的档案立卷最大的问题就是立卷划分混乱，卷内文件缺少联系，而且贯穿于整个50年的档案立卷活动中，影响极大。市民建作为机关部门，有固定的内部机构，但因为在五、六十年代所产生的档案相对较少，因此是以“年度——事由”来划分的，而到了七、八十年代，机关活动较多，档案数量也有相应的增长，故是以“年度——机构”来划分。 然而到了1998年及其以后，则是有的已年度——事由来划分，有的以年度——机构来划分。这对于立卷来说，显得混乱。一个案卷并不是以一个事由来立卷，而是几个问题联合立卷，有的问题又分散在好几个案卷里面。如60年代，一年中各月的工作计划安排常被分在若干个卷内立卷。如61年卷2中有8、9月份的工作安排，而当年四季度的工作安排又放到了61年的第3卷中，且与其他卷内文件联系不是很紧密。63年第七卷就包括了组织处工作计划，各支部的活动情况、工作计划，给省工委的复函，会员情况简报等等。而案卷题名拟为了“本会与有关组织工作计划、简报、总结以及省工委组织通则。”这显然不能揭示卷内文件的共性。五、划定保管期限 六十年代，除65年各支部的上报材料作为长期保存外，其余年度均作为永久保存。而80年代以后，上述文件则全部归为长期保存。根据惯例，下级机关的年度、季度计划、总结、报告一般是应该作长期保存的，虽然考虑到60年代重意识形态，强调工商业者的思想改造，这些材料在当时显然有比现代更重要的意义，但仍无法解释60年代归档保管期限极不统一的现象。而对于本机关所编的工作简报，一部分是以长期保存，一部分则以短期保存。1991年，宣教处的工作简报，作为了短期保存，而其他的工作简报又是长期保存。除此以外，1983年后出现了一个比较模糊的概念：定期保管。所谓的定期，到底是多久没有明确规定。六、卷内文件数量 在整理的档案案卷中，有的案卷数量太多，超过了档案盒的容纳极限，造成了档案的保存不便，使档案暴露在外，对档案实体是一种伤害。特别是五、六十年代的文件纸张质量不是很好，就更不应如此立卷。在XX年第六卷，里面共保存信息专卷，包括了定稿和草稿，共有五百多页，显得过于繁多，这样做卷内文件目录太多，保存也极不方便。? 七、案卷排列与编号 市民建以前整理档案时，