ISO文件资料管理规范.docVIP

东莞有限公司 封 面 文件编号：QI/LY-02-01-H04-2012 第1版，第0次修改 实施日期：2013/01/01 共6页 ISO文件资料管理规范 （依据ISO9001：2008） 受控状态： 分 发 号： 东莞有限公司 1目的 为确保企业在ISO管理体系运行中，所有文件（包括适当范围内的外来文件）、资料均能保持其适用性和有效性﹐并在使用场所得到有效控制。 2 范围 适用于本企业ISO管理体系所有文件﹐包括管理手册﹑程序文件﹑工作指引﹑记录以及适当范围内的外来文件。 3 定义 3.1 受控文件﹕ 指更改、发布均受到控制的文件，受控文件一般具有制修订与分发记录，修订后须重新分发，失效时应及时收回作销毁处理，并应随时保持最新版本，文件上每页盖有受控识别印章，失效文件每页有失效及作废标识。 3.2质量手册: 规定ISO管理体系的文件。 3.3程序文件: 规定ISO管理体系进行某项活动运作过程的文件。 3.4工作指引: 规定进行某项活动的具体操作方法的文件，主要有：组织分工类、管理制度类、作业流程类、其它类等。 3.5表单/记录: 表单是各类记录的标准统一格式，记录是阐明所取得的结果或提供所完成的活动的证据的文件。 3.6 外来文件: 来自企业外部的文件﹐包括有国际标准、国家标准﹑行业标准和政府机关文件、证照等。 4 权责 4.1 文件中心负责ISO体系文件的归口管理，并对ISO体系文件进行控制、监督。 4.2 各职能部门负责所属本部门ISO体系文件的编制和管理。 5 内容及要求 5.1 ISO管理体系文件的制修订流程按照《文件和资料控制程序》执行。 5.1.1 质量方针、质量目标、质量手册由管理者代表主导部门起草。 5.1.1 程序文件、工作指引由主管该项目工作的部门起草。 5.2 ISO管理体系文件的废止、销毁流程按照《文件和资料控制程序》《文件资料管理办法》 执行。 5.3 ISO管理体系文件的编制 5.3.1编制格式 5.3.1.1 ISO体系文件抬头的形成由公司全称（东莞蓝鹰环保设备有限公司）组成。 5.3.1.2 所有ISO体系文件编制应统一格式，详见《文件编制格式》、《表单编制格式》。 5.3.2编号规则 5.3.2.1 ISO体系文件编号规则 一阶文件编码规则:(质量手册) QM / LY – XXXX 二阶文件编码规则：(程序文件) QP / LY - 01 -XXX-0000 三阶文件编号规则:( 组织分工类、管理制度类、作业流程类、外来文件等) QI / LY -01 - 01 -XXX-0000 a. 文件分类规则 ①第一二个英文字母代表文件级别，级别代号如下： 一级文件：质量方针、质量目标、质量手册-----1 二级文件：程序文件-------------------------2 三级文件：工作指引-------------------------3 ②ISO体系文件中一、二级文件无需分类，三级文件分类如下： 组织分工类-----1 管理制度类-----2 作业流程类-----3 其它类---------4 b. 部门代码参照《文件资料管理办法》操作。 5.3.2.2 表单编号规则 四阶文件编号规则：（表单） QR / LY -01 - 01 -XXX-0000 - 01 - 01 5.3.3 ISO体系文件、表单版本号按照《文件与资料管理程序》要求执行。 5.3.4 ISO体系文件内容架构 5.3.4.1质量手册架构 按质量管理的循环过程顺序排列编制各章节内容﹐并明确体现各章节内容所对应的程序文件﹑工作指引。 5.3.4.2 程序文件与工作指引架构 a 目的 b 范围 c 定义 d 权责 e 内容及要求 f 流程图 g 相关文件 h 相关表单/记录 I 记录流转图 5.3.5 流程图的编制要求 流程图包含流程图、执行部门、依据文件、表单/记录四个部分；其中流程图开始和结束用椭圆形表示，审批用菱形表示，其余内容用长方形表示；实线箭头代表OK，虚线箭头代表NG。 5.3.6 记录流转图的编制要求 记录流转图包含序号、记录名称、记录来源、联数、记录流转过程、归档部门、保存及处理七个部分；其中保存及处理是针对不同记录的实际保存情况描述。 5.4 ISO体系文件制（修）订、废止审批权限表 文件层级 文件类别 制定 审 核 批 准 一级 质量方针 管理者代表