办公室工作细化标准.docVIP

行长办公室工作细化 一、会务组织 （一）会议通知 1、根据会议安排及时将会场布置要求告知会议室管理人员。 2、准确的将会议时间、地点、会议内容及相关注意事项及时通知到每一位参会人员，当时通知不到的要尽可能的进行联系，并告知办公室主任。 3、将会议服务要求告知会场服务人员。 （二）会议室管理 1、建立会议室使用情况登记簿，合理安排会议和会议室的使用。 2、在会议召开之前将会场准备就绪，如标语、桌椅布置、音像设备、投影、话筒、灯光、空调等；在会议结束之后做好善后工作。 3、对会议室的所有电子设备能够熟练操作，对出现的一些故障能够及时排除。 4、确保会议室内的水、纸杯、茶等物品的正常供应。 （三）会议记录 1、明确会议的发起部门、会议时间、地点、参会人员、会议内容；在会前确保参会人员准时参加，并将人员到会情况报告主持人。 2、准备好会议资料，如议程、讲话稿、主持词等。 3、详细做好会议记录，必要时进行录音，并于会后根据要求对会议内容进行整理。 4、对于小型会议材料的整理要做到不过夜，若是晚上召开的会议必须于第二天上午整理完毕；对于大型会议材料要于第二天整理完毕；对于需要向外部媒体报送的信息要及时报请相关领导审阅后进行报送。 （四）会场服务 1、做好倒水等服务工作。 2、保持会场秩序，做好照相、摄像等工作。 3、处理一些临时性事务。 二、来宾的接待与陪同 （一）接待 1、将客人引领至接待室（或领导办公室），做好倒水服务等，并根据需要通知相关领导或部门负责人进行接待。 2、根据需要进行照像。 3、在接待室内等待或等候在外面随时处理领导的指令。 （二）行内参观 1、要提前做好准备工作，并通知物业公司、文昌街支行，确保每个楼层、房间等都能够顺利地进行参观。 2、要熟知我行的整体情况（发展历程、主要指标、企业文化、员工结构等），并能够简要的介绍。 3、能够准确把握我行大楼的整体设计理念，装璜风格以及突出特点；并能够对每一层的功能进行详细的描述。 4、能够灵活、机智、幽默的回答客户提出的一些有难度、比较敏感的问题，并做好保密工作。 5、要做好照相和摄像等工作。 （三）陪同外出旅游 1、与后勤部联系好司机车辆等。 2、做好买票、联系导游等工作。 3、熟知我市的整体概况，比如我市的产业结构、主要经济指标、人口等，能够作简要的介绍。 4、了解我市主要的自然及旅游资源，熟悉各景点的背景和历史典故，并能够简单的进行解说。 5、根据需要做好照相和摄像工作。 三、照相、摄像 1、办公室所有人员都要会使用照相、摄像的器材； 2、专职A、B岗位要熟练地使用各种器材，还要能处理出现的故障； 3、平时要积极学习照相和摄像方面的知识，不断提高照相、摄像的水平； 4、照相、摄像完毕后，要及时进行相关整理。 四、大小显示屏及挂壁电视： 1、办公室所有人员都要学会使用方法。 2、专职A、B岗位做好日常信息的显示及维护。 3、大小显示屏及挂壁电视的宣传内容要经过办公室主任审核后再显示。 4、要有敏感性，要对近期突出战略思想、战略重点等内容进行收集播放；对于来行指导工作、参观学习的各位领导、各个单位要提前显示欢迎辞等。 五、信息收集 1、办公室所有成员都要从多种渠道收集信息，包括国家和省、市的宏观经济、金融政策及发展导向等信息。 2、每个成员每周要对自己所收集到的信息进行分类、整理，并利用每周五例会时间进行集体学习，对于重要信息要及时提供给行领导参考。 3、要将所收集到的信息进行归类、存档。 六、文件的收发传递 1、内务岗将外单位来文登记后交与文印岗进行扫描，并及时如数收回，贴阅文卡进行传阅。 2、对电话通知领取的文件资料，由办公室内务岗请示办公室主任后安排人员领取，领回后要及时登记，并要求代领人在《收文登记簿》的备注栏签名。 3、一般文件要在3天内传阅完毕。内务岗要及时将领导的批示呈交办公室主任阅知，并对批示进行登记，及时督办。 4、对于需按时间要求上报回复及特别重要的文件，要随来随办，防止文件误报、遗漏、丢失、扣压不办等情况的发生，确保公文处理的正常进行。 5、文件的传阅要严格按照文件阅读范围和领导批示范围传阅，不得随意扩大阅读范围，以防失密。阅件人如需详阅，应请其先签字，原件及时收回，如需要可留存复印件（机密文件除外）。 6、阅件人签注意见时要写在规定栏内，尤其不得在文件的左侧空白处书写。书写时，必须使用碳素墨水。 7、承办部门在文件办结后，必须在“处理意见”栏签注办结时间及完成情况，将原文交回办公室时，应办理注销手续。 七、机构管理 1、在每年年检截止日之前将全行的营业执照、组织机构代码证、公示（包括工会的）等所有证照年检完毕。 2、对于平时的由于地址变迁或负责人变更引起的相关证照变更要及时办理。 3、对于新设立的机构，要及时上报相关文件资料，进行名称核准，办理