财务软件使用介绍Quicken 2012.docxVIP

财务软件使用介绍：建立新的财务数据文件。选择”New Quicken File” 给文件起个名字（可以按地域起名）系统提示更改语言设置可忽略（每次打开都出现，每次都应忽略），点击OK： 将旧的财务数据文件转化为2012版本的数据文件：安装Quicken2012系统会自动覆盖2010版本，系统会打开默认的数据文件并提示，点击右下角的“convert file”，系统自动将2010版转化为2012版的文件：转换后的2012版数据文件会保存所有之前的设置和数据。财务数据文件建立后进行基础设置，建立账户。第一步，添加新账户打开添加账户界面，选择”Cash” ： 在输入框中输入“银行存款”，同时选择”Business Transactions”，并按”Next” 输入起始日，可以为建账当天；同时输入银行起始金额为“0”（注：因为各大区将要实行定额备用金制度，总部将统计核定大区备用金金额，并清理以前借款及银行，多退少补。故，所有银行账户从实行备用金制度起，默认起始金额为0。）。选择”Next”选择”Finish”。表示完成此账户建成，也可选择”Add another account”继续添加。添加新账户步骤同上。建立“现金”账户，与银行存款唯一不同即账户名称改为“现金”。为了员工借款的需要，按照借款员工姓名建立账户。与银行存款唯一不同即账户名称改为“（姓名）”。按照支出种类建立费用类别。选择”Category list” 选择”New” 建立两种费用类别，第一种为销售费用，即费用计入成本中心（CC）为8XXX的费用类别；第二种为项目费用，即计入16XX费用中心的费用类别。销售费用，注意要在”Business Expenses”下创建，但系统无法在改种类下直接创建。故首先要创建在某一” Business Expenses”费用下作为二级费用，然后再改为一级科目。操作如下：首先选择”Subcategory of” “Ads”，系统自动带出Group:” Business Expenses” :然后再点击”Expenses”,系统才能将之归类到”Business Expenses”而不是”Personal Expenses”。项目成本同理，注意要归类到”Business Expenses”。 然后按照次一级的费用，如销售费用下的差旅费、招待费（详见明细列表）。项目成本中同样建立差旅费、招待费（详见明细列表，与上次培训不同，“项目A”、“项目B”等明细不在此处建立）。 建立标签”tag”,标签可用于归集各项目种类。进入”tag list”按项目号建立tag,所有新项目都要建立项目号:总部预付备用金操作：首先点击”Business”按键 ： 点击”Business”后，点击”Add Reminder”，并选择”Bill Reminder”(费用报销)，”Income Reminder”（收到总部备用金或）或”Transfer Reminder” (提现、或员工借款)。 以”Income Reminder”为例，录入信息： 点击”Next”，录入详细信息。点击”Done”。之后”Business Reminder”界面会出现一个处理提示行。点击该行后面的”Enter”.录入具体信息。点击”Enter Transaction”按钮完成操作。银行提现操作：同上选择”Transfer Reminder”录入信息：选择“Next”，录入详细信息：同上。同上。同上。录入具体信息。点击”Enter Transaction”完成录入。员工借款：公司不鼓励员工借款，但如有特殊情况须大区总经理或销售总监审批。同6.a)选择”Transfer Reminder”。录入信息。选择“Next”，录入详细信息：同6.e)同6.f)同6.g)录入具体信息。点击”Enter Transaction”完成录入。员工报销：同6.a)选择”Bill Reminder”录入信息。选择“Next”，录入详细信息：点击”Add category, tag or memo”, 点击选择对应费用种类，如：项目成本中的差旅费，用来归集某项目的有关差旅支出的成本。 点击”tag”中的，选择对应的项目号，如：jiangsu001。（只有项目有关的费用才需要选择项目号，销售费用不用选择。）点击”OK”。点击”Done”.完成Reminder的录入。t点击”Enter””Enter Transaction”完成最终录入。注意要选择正确的”Account to use”，如选择“销售A”表明从销售A的借款中支出，如果报销金额大于借款金额，销售A借款出现负数，则将相应差额重新按第8. 员工借款操作处理。