2014佛山禅城会计真账实操培训金帐本报表编制与报表系统.docVIP

报表编制与报表系统 小提示： 再次强调：一定要一边操作一边学习有关的理论，要将理论与实践紧密结合。同时还要对照Excel来学习本节内容。 一、报表的基本结构与编制方式 1.报表的基本结构 报表是由三个基本部分组成，即表头、表体和表尾。其中： （1）表头。表头主要包括表名、编制单位、编制日期、计量单位等内容。 （2）表体。表体是表格的主体，是报表的数据部分。表体被纵横表格线分为若干个小方格，每一个小方格用于填写各种类型的数据，称为表格元素或简称单元。 （3）表尾。表尾是位于表体下方的一些附加信息，如制表人、附注等。 2.报表单元 单元是构成报表表体的基本元素，每一个单元都有自己的地址、内容和格式。 （1）单元地址。单元地址用于确定单元在报表中的位置，通常以行列坐标编号并遵照Excel命名规则，例如C7表示第7行第3列的单元。报表单元具有惟一性，每个单元只能填写一个数据，从而使单元实质上成了一个变量，既可以对单元执行赋值、输出等操作，还可以在表达式中出现单元。 （2）单元内容。单元内容可以是数值型数据、字符型数据，也可以是一个计算公式。其中，计算公式一般以等号（＝）打头。 （3）单元格式。主要指单元数据的显示或打印输出的格式，主要有字体、字号、数据颜色、对齐方式、数据类型、数字格式、边框样式以及其他对单元的修饰。在报表系统中，不同单元，其格式可以是多种多样的。 3.报表的编制方式 会计报表按其编制方式大体可以分为两类：一类是预置报表；另一类是自定义的报表。 （1）预置报表 预置报表是指在程序中固定报表的格式和数据公式，使用时程序按规定的途径取得数据，输出一张由程序员设定格式的报表。账务系统通常预设有科目余额表、科目汇总表、试算平衡表、资金日报表，以及辅助核算输出的一些业务报表或分析表等。 （2）自定义报表 自定义报表顾名思义是根据用户定义而生成的报表。例如，资产负债表、利润表、利润分配表、现金流量表等对外报表，以及费用之类的内部管理报表，都由用户自行定义。报表系统通过一种机制即通用报表系统提供的功能供用户定义报表的格式、数据来源以及计算方法，因此它能生成各种格式不同的报表。当报表格式改变时，用户只需修改报表的定义即可。 一般来说，在一个综合性的会计软件系统中，不仅要预置若干格式固定的报表，而且要将其中各个子系统的报表生成功能分离出来，设计一个独立的通用报表系统。 二、报表系统的基本功能与操作流程 1.报表系统的主要功能 报表系统主要功能包括文件管理、报表定义、数据处理、合并报表及报表输出等。 2.报表处理的操作流程 编制报表的处理方法是先定义后生成。报表定义相当于系统初始化，对一个具体报表而言定义是一次性的操作，只要格式和取数关系没有改变，其定义就无需修改。报表定义的基本过程是： （1）设计报表草图。即在纸上设计草图，标注有关的数据。 （2）创建一张新表并定义报表框架。建立新表后输入报表标题、确定报表尺寸，画表格线并输入栏目名称等。 （3）定义报表数据。主要是在报表上输入数据、取数公式等。 （4）修饰报表单元。可以设置文字的字体与大小，设置数据在单元中的对齐方式，设置数值格式等，这可使作出的报表更完美。 （5）设置打印参数。根据用户安装的打印机，设置报表的打印参数。 （6）保存报表。应将报表定义的结果保存在系统中。 小提示： 通俗地说，报表处理的操作流程是：先在纸上画草图，然后打开报表软件创建一张新表并参照草图来定义报表框架，接着在框架中定义报表数据，最后，将整张报表加以修饰，至感觉美观后，再设置打印参数并保存。简而言之，即设计报表→定义框架→定义数据→修饰单元→设置打印参数→保存报表。请大家注意这里的逻辑关系。 3.报表的格式状态和数据状态 有些报表系统将屏幕报表分为格式状态和数据状态，用户根据操作需要自行选择。 （1）格式状态。在格式状态下能看到报表的格式、固定单元的内容以及变动单元的计算公式，同时也可以修改报表的定义，但看不到变动单元的具体数据。 （2）数据状态。在报表数据处理时应该选择数据状态，如在数据状态下追加表页、报表重算等。在数据状态下不能看到报表的单元公式，也不能修改报表的定义，但能看到一张完整的报表，包括报表框架和具体的数据。 三、报表格式定义 报表格式包括表样格式和单元格式，其定义当然也分为两种。 1.表样格式。报表表样格式主要包括标题、表头、表体、表尾、报表尺寸、表格线、行高、列宽、组合单元，以及所有辅助性说明文字等等。 2.单元格式。如前所述，单元格式主要有字体、字号、数据颜色、对齐方式、数据类型、数字格式、边框样式等。其中，数字格式指数值型数据在显示或打印输出时的表示形式，如：0、0.00、#.## 、0.00％等。 四、报表数据定义 1.会计报表的数据 报表数据指表格单元的内容。单元分固定单元和变动