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第二章 存货管理 第二节 存货采购管理 一、存货采购管理概述 （一）存货采购管理的作用 存货采购，又称存货供应；存货采购管理，又叫做存货采购控制，存货采购管理的主要作用如下： 1.降低营业成本、提高营业质量和经营效益。 加强采购环节控制对企业成本的控制有很大的作用。通过严格的采购价格、质量控制，可以很大程度的节约成本。企业降低了采购成本，减少了采购资金占用，对提高企业经营效益的作用是十分明显的。 2.消除采购过程中存在的问题，消除隐患，防止并及时发现纠正错误和舞弊行为。 采购过程中往往物品种类繁多，次数也频繁，采购价格变化幅度又很大，所以采购环节内部控制至关重要。严格审批程序、科学的规范采购流程，加强各环节的监督才能有效的防止资金流失，防止舞弊行为发生。 3.建立良好的管理制度，保证采购工作的效率。 企业应该根据其自身情况和业务特点，制定满足本企业管理要求的各项规章制度。采购环节是企业内部控制的起始环节，对于企业内控制度的健全有着重要的意义。所以，我们要从制度上强化采购环节的管理，从而保证采购工作高效科学的运行。 （二）存货采购管理的原则 采购不是一个部门的事情，是企业的事情，企业采购工作涉及的各个部门都有自己的利益。使用部门想尽快收到自己所申购的物品；采购部门希望不需要经常采购，少花精力就可以买到所需物品；仓储部门要求控制采购批量，以减少库存压力；财务部门则希望减少付款或推迟付款，来降低资金成本和资金需求的压力……对于以上各部门的利益冲突，企业经理必须权衡各方面利益，综合考虑，做出最佳选择。企业采购管理需要遵循以下原则： 1.稳定原材料的质量 质量是企业生存的根本。企业的质量包括产品质量和售后服务质量两大方面。原材料的质量是关系企业产品质量的关键，所以要严把质量关，设置专门的质量检查部门和程序，保证原材料的质量始终符合企业需要。 2.掌握最佳时间和最佳批量 使用部门和仓储部门申购原料是有时间和数量要求的。采购部门要根据各部门联合提供的最佳时间和最佳批量进行采购，以配合使用部门和仓储部门的工作并节约资金提高效率。 3.合理采购价格 购买的价格是节约采购成本的关键，所以要多方询价，保证采购价格的合理。此外，批量采购可以很好的降低采购价格，而批量小的原料价格相对较高。采购部门应该想方设法以最合理的价格采购原料。 4.提高采购效率 既要保证采购工作有条不紊，正常运转，又要能够及时应付临时采购需要，确保企业正常经营，维护企业正常利益和形象，提高企业整体效益。 （三）企业采购管理的内容 1.制定合理完善的采购程序。 采购工作程序应该既包括采购部门内部的操作程序，又包括采购部门和其他相关部门的沟通程序。在制定采购程序时，既要尽量减少中间环节，又要保持各环节的紧密联系和及时沟通，以节约采购时间，节省采购费用。避免因为沟通不及时导致的原材料的浪费或供应不足造成的经营损失。 2.制定科学的采购标准。 采购标准是指企业根据自身特点和原料供应情况确定的原料等级、规格产地、质量、价格等要素标准。许多企业的采购标准都是根据经验制定的，缺乏科学性和固定性。企业制定科学固定的采购标准可以大大减少采购失误、即使出现失误也能明确失误责任，及时补救，从而从根本上杜绝采购成本的浪费。 3.确定最佳采购批量及最佳采购时间。 企业采购批量确定依据要科学。管理人员要将批量确定工作制度化，让仓库工作人员以及生产部门等材料使用部门定期依据企业经营情况和制度要求，确定每批采购量的大小及两次采购之间的时间。并将采购批量及采购时间及时与采购部门沟通。将这一项内容制度化可以减少管理人员的工作量，提高企业管理的效率。 4.严格控制付款环节。 这一环节要求财务部门和采购部门、仓储部门等及时沟通，确保所有问题解决、所有手续完备后再付款。财务部门还要与采购部门联合，尽量延缓付款或少付款，以节约资金成本。 5.确定最佳采购价格。 在采购过程中要仔细分析供应商市场，在保证质量的前提下尽可能选择价格最低的供应商。同时，采购部门还要综合分析商品在不同季节、不同地区的不同价格，使价格的确定有一个长远的综合的考虑。 二、采购管理的基本程序 （一）采购准备阶段 1.编制采购计划。 采购计划应包括采购物品的详细规格、采购数量、采购频率、采购批量和计划采购时间、理想采购价格及资金需求量等。采购计划的编制程序： （1）使用部门提出物品需求计划。使用部门根据计划年度、季度及月度营业额预算，以及以往物品耗用情况，提出计划期需求品种及需求数量，上报企业采购部门和仓储部门。 （2）仓储部门提出采购计划。仓储部门根据物品的现有储存量和使用部门的需求量，提出某一时期的计划采购量，上报企业采购部门。 （3）采购部门编制采购计划。采购部门汇总使用部门上报的需求量和仓储部门上报的采购量，编制采购计划，报财务部审核。 （