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关于进一步加强外来公文管理的通知 公司直属各单位： 为进一步加强公司外来公文管理，提高工作效率，现将外来文件管理相关事宜通知如下： 一、外来公文的处理一般包括登记、注办、传递、签收、承办、催办、清理、立卷、归档等程序，外来公文处理统一由公司办公室负责。 二、上级部门的来文、重要函件、资料等均应交公司办编号登记，以防漏登、压误。各相关部门需使用文件的，经公司办公室批准可复印使用。 三、所收公文由公司办公室部长负责签注。对需要公司领导阅示的公文，应填写《文件处理单》，根据其内容和领导的分工，注明主送领导。公司级领导填写意见时，应对需要办理的公文，要注明主办和协办单位；对有时限要求的公文，要注明办结时间。呈送至公司领导阅批的文书，因领导不在位而无法阅读时，应按是否急办，必要时电话请示汇报，由文件承办部室先行收回该文件待领导返回后再补呈阅手续。 四、文书人员要按照领导批办的意见，及时、准确地传送文件，一般应在当天内处理完毕，急件要随到随处理。 五、凡登记在册的文件在传递交接时，要履行签收手续，签收字迹要清晰、易识，要写姓名和收到时间，一般件注收到月、日，急件注收到时。 六、阅文速度要快。送公司领导阅示的文件，一般应在当天阅毕；送各职能部门传阅的文件，一般应在两天内阅毕；急件随到随阅，严防压误。坚持按规定级别阅文。文件一般不得带回家或携带出入公共场所，秘密文件必须注意保密。借阅文件必须办理借