公文处理(写作)基本一知识(节选).docVIP

公文处理（写作）基本知识（节选） 第一方面:公文处理 一、人员要求：单位应配备专、兼职人员（如：部门、县分综合文员）负责公文处理工作，负责公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列工作。 二、发文处理：（我司当前实际公文处理中存在的一些问题，和在发文时经常混淆不清、容易搞错的现象，以省政府办公厅在2005年5月之后进行明确或调整的一些具体要求为依据） （一）草拟公文要求情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，字词规范，标点准确，篇幅力求简短； （二）应当根据行文的目的、发文单位的职权和主送单位的行文关系确定，正确使用公文文种，不可混用公文的文种； （三）请示和报告要严格区分，不可混用或乱用。 “请示”适用于向上级单位请求批示、批准的事项。“报告”适用于向上级单位汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问等。“请示”文件应当一文一事，请示的问题不能夹在情况报告中； （四）人名、地名、数字、引文要求准确（照搬原文）；结构层次序数清楚，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”； （五）数字的使用：成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须用汉字，其余必须使用阿拉伯数字。 （六）发文字号由发文机关代字、年份、和序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数字标识；年份应标全称，用六角括号“〔 〕”括入；序号不编虚位（即1不编为001），前不加“第”字。 （七）公文标题，一般由发文机关名称、公文主要内容、公文种类组成。标题文字应力求简短扼要。一般不用标点符号，如有政策、法规名称等要加书名号。置于红色线下空2行位置，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；换行时，要做到词意完整、排列对称，间距恰当。 （八）公文抬头，即主送机关，左顶格置于正文之上、标题下空1行，用3号仿送体，最后一个主送机关名称后标全角冒号。如“各市、县（区）人民政府，省人民政府各部门、各直属机构，各大企业，各高等院校：”。 （九）正文在主送机关下一行开始，每自然段左空2字，换行顶格。数字、年份等不能拆分换行。 （十）附件：如有附件，应有附件说明，在正文下空一行左空2字用3号仿宋字标识“附件”，后标全角冒号并标注附件全称；如附件超过一件，应标识序号，序号使用阿拉伯数字；附件名称后不加标点。多个附件说明格式如下： 附件：1. ＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊ 2. ＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊ （十一）成文时间：应用汉字将年、月、日标全，“零”写为“○”，不能写为阿拉伯数字的“0”。 （十二）落款及印章:单一行文落款处可不署发文机关名称,只标识成文日期并加盖单位印章,成文日期右空4字;加该印章应上距正文1行以内,端正居中并用印章下边线下压成文日期。如果联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7字，主办机关印章在前，两个印章均压成文日期，两个印章互不相交或相切，相距不超过3mm。 （十三）主题词：按类别词、类属词、区域、文种的顺序排列，数量不超过5个，词目之间空1格。 （十四）公文正式印制前，综合文员应进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。 三、用纸、装订要求：公文用纸一律采用国际标准A4型，左侧居中装订（两张纸文件可用一枚钉书钉装订，三张纸以上文件应用两枚钉书钉装订）。 四、字体要求：正文用3号仿宋字，文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字。 第二方面：几种常用文种的写法格式等要求： 一、请示 （一）请示的分类：根据内容、性质的不同，请示分为以下三种：请求指示性请示；请求批准性请示；请示批转性请示。（我司用的大都是请求批准性请示）。 （二）请示的结构、内容和写法 请示由首部、正文和尾部三部分组成，其各部分的格式、内容和写法要求如下： 1.首部。主要包括标题和主送机关两个项目内容。 (1)标题。请示的标题一般有两种构成形式：一种是由发文机关名称、事由和文种构成，如《县分公司关于××××××的请示》；另一种是由事由和文种构成，如《关于开展××××××工作的请示》。 (2)主送机关。请示的主送机关是指负责受理和答复该文件的机关。每件请示只能写一个主送机关，不能多头请示。需要同时抄送其他机关的，应当用抄送的形式，但不得抄送其下级单位。 2.正文。其结构一般由开头、主体和结语等部分组成。 (1)开头。主要交代请示的缘由，它是请示事项能否成立的前提条件，也是上级机关批复的根据。原因要求讲得客观、具体，理由要求讲得合理、充分，上级机关才好及时决断，予以有针对性的批复。 (2)主体。主要说明请求事项。它是向上级机关提出的具体请求，也是陈述缘由的目的所在。这部分内容要单一，只宜请求