公文处理的工作中应注际意问题.docxVIP

公文处理工作中应注意问题公文是传达贯彻党和国家方针、政策，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况、交流经验的重要工具。一个机关的公文是本机关进行办公、领导和管理的主要手段。公文处理工作是本机关的日常工作，其工作做得好坏，体现一个机关的决策水平和领导能力，实际上是一个机关的门面。但在现行公文管理中，尚存在不少格式不规范及要素不全的问题：一、发文机关标识不规范。有的文件版头只标识发文单位名称。正确的发文机关标识是由发文单位全称或规范化简称后加“文件”二字组成。联合行文，主办单位排列在前，“文件”二字置于发文单位名称右侧，上下居中排布。二、文关系确定不当。有的发文直接向下级单位科室，造成行文关系混乱，不符合行文规则。行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。下级单位不直接对上级单位内设处室行文，主送省厅的文件，不抄送其内设处室。三、公文标题拟写不规范。正确的拟写方法是：公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。转发文件的标题力求简短、明了，拟写时一般直接引出原文标题，不能用原发文字号代替原件标题。转发文标题的一般格式为“转发＋原始发文单位名称（全称或规范化简称）＋原发文标题内容＋的通知”。如遇多层转发，标题可以省去原发文和转发文单位名称，直接转引事由。对被转发文标题较长，或者标题只有原发文字号的，应根据事由进行概括提炼。被转发文原件是“通知”时，要省掉末尾“的通知”字样，避免出现“的通知的通知”情形，标题格式为“关于转发＋事由＋有关文件＋的通知”。四、上行文“请示”的行文规则执行不规范。一是“请示”没有在版头处标注签发人。正确的方法是在横隔线上一行右侧空一格与发文字号对称排列标注“签发人：ΧΧΧ”。二是“请示”与“报告”混淆使用或“请示报告”并用。这是一种常见的毛病。应该明确“请示”与“报告”是两个不同的文种，既有共同点又有所区别，相同的都是上行文，但其行文的目的、行文的时限不同。“报告”着重汇报工作，反映情况，不需上级批复，大都是事后或事中行文，也有的是事前行文。而“请示”则是向上级请准事项并需上级批复，一般都要求在事前行文，不允许“先斩后奏”。三是没有在附注处注明联系部门、联系人及联系电话。“请示”是向上级机关呈送的一种“请准性”或“请示性”的公文，其所请示的事项需经上级机关批准或给予指示、解答才可办理或方能生效的事情，所以我们要在公文的附注处理注明联系部门、联系人及联系电话，以便上报机关工作联系，尽快处理所请示事项。五、仍使用“此页无正文”做法。正确方法是当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的办法加以解决，务必使印章与正文处在同一版面，不得采取“此页无正文”的方法，以堵塞变造公文的漏洞。六、印章加盖不规范。正确的方法是加盖印章应上距正文1行之内，端正、居中下压成文日期，当印章下弧无文字时（单位行政公章）采用下套方式，即以下弧压在成文日期上；当印章下弧有文字时（单位部门印章或专用印章）采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。印章是公文生效的标志，一般除会议纪要外，不加盖印章的公文应视为无效。因此，加盖印章时应认真对待，不能随意应付。还有一种不正确的作法就是在成文日期之上标注发文单位名称。应该明确，印章上的名称是发文单位的规范化名称，加盖了印章的公文就已具有法定效力，所以在成文日期上边不必标注发文单位名称。七、成文日期中的“○”被标为“0”或“零”。正确的标识应用“○”。成文日期是公文生效的时间，如果没有生效时间，在某种意义上说就是一纸空文。按国家行政机关公文格式标准，成文日期要用汉字书写，不能用阿拉伯数字与汉字混用。“0”是阿拉伯数字，故不能用。规定“零”要写成“○”是因为“零”与汉字的另一种写法“壹、贰、叁、”┅┅等是一个序列，而采用“一、二、三、┅┅”这种写法用“○”比较协调。如：二○○二年一月十日。八、公文主题词标引不规范。主题词是用于揭示公文内容，便于以后计算机检索查询的规范化词。但在现行公文中，很多公文主题词的标引只不过是单纯对标题的缩写，没有按照行政公文统一的主题词表标引，概念不明确，词义多样，极不利于今后计算机查询的准确性。政府对公文主题词表的管理有严格的规定：“由于主题词概念的不断更新，本词表在保持相对稳定的前提下，需要随着业务的发展变化和工作内容的更新，进行必要的修改和完善，但为了保持词表的统一和规范，我们要遵守行政公文的统一规定，认真学习主题词表的使用说明，正确标引主题词。主题词要用3号黑体字，在版记第一行居左顶格标识，排列次序为：类别词—类属词（内容词）--文种—归属词。九、抄送机关的标识没有标点符号。正确的标识方法是抄送单位名称之间需用逗号隔开，最后要标注句号，如果只有一个抄送机关，也要标注句号。这是为了防止在抄送机关之后被私自加入其他的