《如何使用数据的分类汇总 2.docVIP

数据的分类汇总 分类汇总就将数据分类进行统计。对数据清单中的数据进行分析处理时，灵活运用分类汇总功能，可以免去一次次地输入公式和调用函数对数据进行求和、求平均值等操作，从而提高工作效率。 （提示因本人使用的Excel版本是繁体的，这里的文字叙述与图稍有不同。菜单中的数据在繁体版本同资料，分类汇总同小计，以下内容将以繁体版本来讲解说明，如果大家是简体版本的，请细看，版本不同，但是功能是一样的。） 一、创建分类汇总 以下步骤可以快速创建分类汇总： 1、对需要分类汇总的字段进行排序，如图1所示。在本例中，我们按“部门”进行排序。 图1 对数据清单进行排序（未排序之前的表） 2、选定数据清单中的任意一个单元格。 3、选择“数据”菜单中的“分类汇总”命令，出现如图2所示的“分类汇总”对话框。 图2 “分类汇总”对话框 4、在“分组小计栏位”列表框中选择步骤1中进行排序的字段。 5、在“使用函数”列表框中选择想要的函数。虽然最常用的函数是“求和”，但也可以选择“计数”、“平均值”、“最大值”、和“最小值”等运算函数。 6、在“新增小计位置”框中，选择要进行分类汇总的列。 7、单击“确定”按钮，就可以看到如图3所示的结果。 图3 执行汇总后的结果 二、多列自动分类汇总 我们也可以对多项指标汇总，例如，可以对各部门的“工龄”和“工资”项进行“平均值”分类汇总。其操作步骤如下： 对需要分类汇总的字段进行排序，如图1所示。在本例中，我们按“部门”进行排序。 选定数据清单中的任意一个单元格。 选择“资料（简体中称数据）”菜单中的“小计（分类汇总）”命令，出现如图2所示的对话框。 在“分组小计栏位”列表框中选择步骤1中进行排序的字段。 在“使用函数”列表框中选择想要的函数，例如选择“平均值”。 在“新增小计位置”框中，选择包含有要进行分类汇总的数值的列，例如选择“工龄”和“工资”两项。 单击“确定”按钮，就可以看到如图4所示的结果。 图4 多列汇总后的结果