上海海个洋大学百年校庆志愿者接待工作进度表.docxVIP

志愿者接待工作进度表公共邮箱163.com: shoQ群：百年校庆接待志愿者，276517843校庆接待组办公电话（信息报送、信息反馈用）： 待志愿者类别各学院志愿者领队大组长（十五组，按来宾类别分）小组长（每10人小组）其中：贵宾接待组（40人）二、志愿者工作要求（“八个一”） 一次确认（志愿者首先与来宾确认信息及行程） 一条短信（未报到前欢迎短信） 一张卡片（呈上一张来宾行程卡，注明接待联络志愿者、接待小组组长、驻宾馆负责人联系方式） 再一次确认（根据来宾行程卡再次确认来宾行程，有无其他私人行程安排，是否还有有其他要求） 一次提醒（每次陪同前短信温馨提醒出发时间和注意事项） 一站到底（对于来宾的要求和提问，如不知道或要求不合理也要及时请示组长，不推委，不拒绝，给予来宾满意或得体的答复） 一路陪同（根据来宾需要进行相应陪同） 一枚徽章（临别赠送来宾一枚感谢徽章：“感谢参加校庆和对自己工作的支持指导”）三、志愿者工作时间进度、工作内容及步骤序列时间工作内容备注110月29日1.晚上18：00召集组长会议，分解任务；2.明确分组情况；210月30日1.8：30 各大组长行政楼137 开会，与带队老师对接见面；2.与带队老师对接，了解任务内容（按20来宾信息表（学生处企业、家长、新疆班学员等接待小组xls来宾信息表要求核实信息）；3.大组长与小组长对接确认人员信息，督促小组长组织小组成员培训；4.大组长组织各小组协助带队老师制作来宾行程单；310月31日1. 20：30前完成来宾行程单编制，经带队老师报张雅林：ylzhang@2.大组长在带队老师指导下，根据校庆活动方案进行演练；（根据通知要求）3.由接待组统一制作来宾行程卡（志愿者行程单由各接待小组自行制作），各组根据各活动要求，不断完善来宾行程单；411月1日1.各位志愿者根据来宾行程信息开始发送欢迎短信（含接站人员联系方式等，由志愿者组统一拟定模版发志愿者留存，需志愿者自行填写来宾个性化信息），开展工作；嘉宾反馈信息如有变更，请及时通过小组长—大组长，经带队老师确认后上报接待组；2.各志愿者到大学生活动中心校园文化馆进行实地培训，熟悉环境；（具体校园文化馆资料由志愿者组准备）511月2日正式工作：1.根据来宾行程信息开始发送欢迎短信（含接站人员联系方式、应急情况信息反馈渠道等等）；2.志愿者根据后勤保障组车辆安排，自行比来宾提前2小时达到宾馆，检查来宾个性化物品（证件、房卡、行程卡等），熟悉来宾房间位置和路线；3.来宾抵达宾馆，志愿者送至房间，与来宾核实行程卡（重点做好是否用3日午餐、是否3日下午参观、是否参加3日晚会、返程航班车次及送站要求），自己做好登记，如有变化及时通过小组长—大组长报信息组（尤其是返程信息等内容）；提醒2日晚宴乘车往返车辆及时间安排，统计2日、3日下午参观安排，提醒3日早晨早餐及乘车安排（部分来宾提前参加学校江泽民题词揭幕仪式），提醒3日庆典进出场安排及中餐安排；以及送站安排等；4.根据来宾需求陪同参观滴水湖和航海博物馆；（参观方案待接待组确定后通知）5.志愿者抵达宾馆到小组长处签到，完成接待任务到小组长处登记信息；确认完成任务后，经带队老师确认后可以乘班车返回学校；6.中午12点，各小组长汇总上午实际报到人数（更改信息立即上报），此后每2小时汇报报到信息，大组长汇总，协助带队老师向接待组汇报实到人数情况；7.当晚发送3日活动提醒短信（包括3日早餐、乘车、进出场、午餐等信息；志愿者组拟定短信模版发志愿者，添加个性化内容）；611月3日1.根据带队老师要求，各志愿者提前熟悉庆典现场周边进出通道位置、厕所位置；2.根据来宾抵达信息提前到岗，做好接待工作；接待上海当地来宾，发短信提醒路线（志愿者组拟定，志愿者添加个性化信息）；3.根据带队老师要求将来宾引到贵宾休息室或庆典场地，时间宽松，引导来宾到校园文化馆参观，并作解说；4.当日9：45前，务必引导来宾入座；5.庆典晚会开始，志愿者外围做好咨询服务工作外，轮流用餐；6.仪式结束后，志愿者做好分流，志愿者将住宿来宾引导乘车返回宾馆用餐，上海当地来宾到一食堂用餐，立即返程来宾做好送站工作。7.用餐后继续做好一对一服务接待工作（下午学院活动、参观活动、参加晚会活动）；8.临别前送给来宾感谢徽章，感谢参加校庆活动以及对自己工作的指导。四、来宾行程单格式上海海洋大学百年校庆学校来宾__黄##_先生_行程单来宾单位及职务:农业部水产司 司长 联系电话:######志愿者:#### 联系电话:#########日期时间活动安排地点