实用秘书综合实训教学课件作者郭梅主编项目21课件.pptVIP

实用秘书综合实训 模块五 综合实训 电子制作：段玉佳 项目21 接待、签字仪式及致辞 项目21 接待、签字仪式及致辞 1．通过本实训，使学生熟悉： 2. 接待未经预约来访者的基本技能； 3．筹备签字仪式的基本技能; 4. 撰写庆典讲话稿的基本技能。 实训目标 项目21 接待、签字仪式及致辞 人员分组： 每小组四人，根据情景分配角色，以组为单位完成接待工作的情景模拟。 实训要求 项目21 接待、签字仪式及致辞 1．教室或实训室。 2．室内有长形签字桌子、签字用文具，电脑， word软件，打印机，A4打印纸张，能够登陆互联网。 实训准备 项目21 接待、签字仪式及致辞 ? 任务一 接待未预约客人 ? 任务二 筹备签字仪式 ? 任务三 撰写庆典致词稿 ? 参考答案 1 2 3 实训任务 项目21 接待、签字仪式及致辞任务一 接待未预约客人 在接待工作中，无论来访的客人是否预约，是否易于沟通，秘 书人员都要让客人感到自己是受到欢迎、受重视的。 1、接待前的准备工作： （1）仪表端庄：接待人员上班时应着职业装。男士应穿西装、衬衣、扎领带，穿深色皮鞋，不留胡须，不留长发，头发梳理美观大方。女士应穿西服套裙或连衣裙，裙摆过膝，皮鞋的颜色要比服装的颜色深，女士不宜梳披肩发，宜束发、盘发、挽发。 （2）接待环境准备：接待环境包括前台、会客室、办公室、走廊和楼梯等处。接待环境应清洁、整齐、明亮、美观、无异味。 （3）接待物品准备：在前台为客人准备座椅，用花束、绿色植物、装饰画等用来美化环境。在会客室摆放整洁的桌椅，桌上可放一些介绍公司情况的资料。准备茶具、纸杯、茶叶、饮料和烟灰缸。 知识要点 项目21 接待、签字仪式及致辞任务一 接待未预约客人 2、接待未预约客人的工作基本程序： （1）见到客人的第一时间，接待秘书应该做的工作可以概括为“3S”，即站起来（standup）、注视对方（see）、微笑（smile）。常用语言为“您好，我能为您做些什么？” （2）接待秘书了解对方是否已做预约。当得知对方未做预约时，接待秘书仍要以欢迎的态度礼貌友好地接待客人。 （3）询问来访者要访问的部门名称或工作人员姓名，了解来访者的来访事项。 （4）当了解到有接待必要时，接待秘书努力为来访者安排一个尽可能早的预约时间。 （5）如果来访者要求当天见面，应设法联系有关部门或人员，看被访人是否能够接见来访者，或其他人员可以代替被访人来接见来访者。 （6）如果当天确实不能找到适当的人与来访者见面，要立即向来访者说明情况，与来访者预约好下次来访的时间。 知识要点 项目21 接待、签字仪式及致辞任务一 接待未预约客人 3、礼貌送客： （1）主动为客人开门 （2）送客人到电梯时，要为客人按电梯按钮，在电梯门关上前道别。如果要送至单位楼下或大门口，应等客人远去后再转身回去。如果是乘车离开的客人，接待人员帮客人拉开车门，待其上车后轻轻关门，挥手道别，目送车远去后再离开。 （3）和上司一起送客人时，要比上司稍后一步。 知识要点 项目21 接待、签字仪式及致辞任务一 接待未预约客人 工 作 目 标 通过情景模拟，能够熟练掌握：接待未预约客人的基本工作程序 实训 时间 2学时 工作提示 （1）任何来访的客人都不应该绕开前台而直接去找要访问的部门或人员。 （2）秘书见到客人的第一时间，用怎样的行动与语言。 （3）以欢迎的态度礼貌友好地接待客人，了解对方是否已做预约。询问来访者要访问的部门名称或工作人员姓名，了解来访者的来访事项。 （4）如果来访者要求当天见面，秘书如何进行妥当处理。 （5）签定过合同后，访客晚上十点才离开，思考还需要提供哪些接待服务。 工作心得（问题与收获） 任务实施 项目21 接待、签字仪式及致辞任务一 接待未预约客人 评 估 项 目 标准分值 得 分 考核 评语 认真参与任务方案的实施和操作 10分 积极提出实施任务方案的合理化建议 10分 团队协作好，工作效率高 10分 秘书见到客人的第一时间，运用“3S”原则。 10分 了解对方是否已做预约。询问来访者要访问的部门名称 或工作人员姓名，了解来访者的来访事项。 20分 如果来访者要求当天见面，秘书能够进行妥当处理。 20分 访客晚上十点才离开，能够考虑到周到的接待服务方案。 20分 参考答案 任务评估 项目21 接待、签字仪式及致辞任务二 筹备签字仪式 1、签字仪式的准备工作： （1）首先做好文本的定稿、翻译、校对、印刷、装订、盖印等准备工作，以及签字用的文具（包括待签文本、签字笔、吸水纸等）。 （2）确定参与签字仪式的人员。 （3）安排礼仪人员、安排庆祝酒水、安