如何回复工作邮件如何回复工作邮件.doc

“在商务交往中要尊重一个人，首先就要懂得替他节省时间”，电子邮件礼仪的一个重要方面就是节省他人时间，只把有价值的信息提供给需要的人。 ???要区分To和CC还有BCC（区分收件人、抄送人、秘送人） 　　1.To的人是要受理这封邮件所涉及的主要问题的，理应对邮件予以回复响应。（收件者：就具体某项工作而已，一般指直接处理者、需要跟进者、需要回复者） 　　2.而CC的人则只是需要知道这回事，CC的人没有义务对邮件予以响应，当然如果CC的人有建议，当然可以回Email.（抄送：指只需要知道，例如：上级、其他相关需知道的部门的同事） 　　3.而BCC是秘送，即收信人是不知道你发给了BCC的人了的。这个可能用在非常规场合。 　　4.TO，CC中的各收件人的排列应遵循一定的规则。比如按部门排列；按职位等级从高到低或从低到高都可以。适当的规则有助于提升你的形象！ 　　5.只给需要信息的人发送邮件，不要占用他人的资源 　　6、转发邮件要突出信息 　　在你转发消息之前，首先确保所有收件人需要此消息。除此之外，转发敏感或者机密信息要小心谨慎，不要把内部消息转发给外部人员或者未经授权的接收人。 　　如果有需要还应对转发邮件的内容进行修改和整理，以突出信息。不要将RE了几十层的邮件发给他人，让人摸不着头脑。 关于主题 　　主题是接收者了解邮件的第一信息，因此要提纲挈领，使用有意义的主题行，这样可以让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。 　　1.一定不要空白标题，这是最失礼的 　　2.标题要简短，不宜冗长，不要让Outlook用…才能显示完你的标题 　　3.标题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如“王先生收” 　　4.一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理 　　5.可适当用使用大写字母或特殊字符（如“*！”等）来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。 　　6.回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题，不要RERE一大串。 关于称呼与问候 　　1.恰当地称呼收件者，拿捏尺度 　　邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL. 　　如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”；如果不清楚职务，则应按通常的“x先生”、“x小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。 　　不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌的，不要逮谁都用个“Dearxxx”，显得很熟络。 　　2.Email开头结尾最好要有问候语 　　最简单的开头写一个“HI”，中文的写个“你好”；结尾常见的写个BestRegards， 　　中文的写个“祝您顺利”之类的也就可以了。 　　俗话说得好，“礼多人不怪”，礼貌一些，总是好的，即便邮件中有些地方不妥，对方也能平静的看待。 关于正文 　　1.Email正文要简明扼要，行文通顺 　　Email正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。 　　正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件，千万不要学唐僧。 　　2.注意Email的论述语气 　　根据收件人与自己的熟络程度、等级关系；邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。 　　尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。 　　电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。“邮件门”就是深刻的教训！ 　　3.Email正文多用1234之类的列表，以清晰明确。 　　如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短不冗长，没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。 　　4.一次邮件交待完整信息 　　最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感。 　　5.尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查 　　这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。如果是英文Email，最好把拼写检查功能打开；如果是中文Email，注意拼音输入法带给你的弱智同音别字。 　　在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。 　　6.合理提示重要信息 　　不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅度。 　　7.合理利用图片，表格等形式来辅助阐述 　　对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。如果配合