98学年度第1次总务会议总务处与环安中心业务报告.docVIP

PAGE PAGE 10 98學年度第1次總務會議 總務處與環安中心業務報告 99.06.03 一. 98學年度已完成之總務業務： 文書業務： 為協助各單位同仁熟悉公文製作、公文管理及公文歸檔作業，於計通中心電腦教室舉辦二梯次教育訓練。 舉辦「紙質檔案修護及保存研習」課程，有來自全國大學校院及新竹地區機關之文書主管及檔管人員參與，反應熱烈。 推動逾限公文線上稽催作業後，公文歸檔成效明顯提升。 配合99.01.22行政院院臺秘字第0990091522號函修正文書處理手冊，逐一檢視現行作法，並將檔案上傳文書組網頁，提供校內同仁下載參考。 完成入庫檔案年度清查工作。 完成文書組網頁改版，提昇資訊豐富度，並讓資訊搜尋更加便利。 分批進行永久檔案修護工作。 完成校內各單位信箱位置重整，以提升信件投遞速度。 辦理年度機密檔案主動解降密作業，完成37件機密檔案解密作業。 99年4月26日執行70,444件已奉准銷毀並完成掃描之檔案實體銷毀(焚化)工作。 配合推動公文線上簽核作業，多次召集規格討論會議，並已完成系統招標規範書及報部准用公開招標最有利標方式進行採購。 出納業務： 完成98年全校個人綜合所得稅申報，申報總件數18,989件，申報所得總額計$2,511,503,843元。 協調國稅局新竹分局於99年4月16日派員蒞校宣導98年度個人所得稅申報稅務講習。另於99年5月20、24日，派員至校設置臨時櫃台辦理個人綜合所得申報案件收件服務。 薪資管理系統新增「助學金、頂尖計畫明細查詢」功能。 學雜費系統新增「大專教育學費資料轉出」功能，以配合財政部推動大專教育學費憑證無紙化政策進行上傳作業。 配合台銀銷帳媒體資料格式修改，採用信用卡或超商繳款者，可列印「繳費證明單」時間由原先5個工作天提前至3個工作天。 98學年度第1學期起，繳費管道新增校內「兆豐銀行新竹分行」代收學雜費。 薪資所得扣繳稅額表直接以程式計算代入扣繳稅額，取代人工逐筆輸入。 自99年4月起廠商貨款之匯款通知單改以e-mail通知，以節約郵資及紙張。 自99年起全面收回各單位零用金，改由出納組集中管理，以因應零用金緊急支付功能，如有特殊需要則由有關單位自行另簽核撥。 保管業務： 完成南校區警衛亭及南校區廢水處理廠建物所有權第一次登記及稅籍登記作業。以及台積館、光電子實驗室及行政大樓增建等財產入帳作業。 本校西院外土地占用排除案，已與水源街二巷9戶占用人協議和解，收回土地面積計459.05平方公尺、收取和解金新台幣168,302元整。 98年度辦理本校房屋建築盤點工作，並據以辦理東院1號、瞭望台及雜41項等二類財產報廢作業。另配合清齋改建辦理清齋報廢及建物滅失作業。 依據99年重新規定地價結果，完成本校經管土地重估價作業。 辦理兆豐商業銀行、新竹郵局場地使用續約事宜（納入ATM相關費用）。 依據行政院規定每年辦理二次(上下學期各一次)宿舍居住事實查考作業暨本校教職員宿舍增建、違建之調查與處理。 依照校長「建議比照學生宿舍辦理方式」之指示，研擬提高教職員宿舍管理費收費方案，以朝使用者付費及永續經營方向辦理。 辦理全校火災保險、公共意外險及公務車車險，並辦理四件公共意外責任險出險。 完成99年度本校廢料清運標售案、完成公告2010級畢業生借還學位服相關作業及流程及完成本校99年度財物清點作業。 事務業務： 二招餐廳經營者柯小姐由於身體健康因素，暫時請假，經協調風二自助餐邱小姐暫時支援，期間自98年10月1日 為提升會議品質，第二會議室增加麥克風系統一組，於98.11.18完成。 清華會館委外管理重新招標案已於98年11月13日完成評選工作，仍由原廠商景園飯店得標，新合約自12月1日開始，為回饋本校，景園飯店於98年12月21日完成添購萬能蒸烤箱（早餐使用）、乾濕兩用吸塵器及綠美化會館正門植栽、印製會館簡介小冊子1000本、房內與公共區域牆面重新粉刷、因應客房傢俱台面磨損安裝耐磨玻璃及清洗入口倦鳥歸巢公共藝術。 風四餐廳已於99年3月1日重新開幕，並於3月2日辦理開幕茶會，期望經由重新鋪設地毯、裝設窗簾、改善音響設施後能有一個美好的開始，也希望各單位能大力支持，給予緻圓公司服務的機會。 本校契約工轉任約僱管理員已於99年3月9日葉副校長主持之會議中達成共識，校方共多花費約774萬元、並按每年攤提方式處理此事，全部契約工11人亦已於3月19日召開說明會說明此事，11人已於3月29日簽署同意轉任切結書並於5月1日起正式轉任。 水木餐廳三年合約將於本（99）年6月30日屆滿，經於5月6日請學生會同學協助辦理續約評鑑，經統計超過60％同意門檻，將續約三年，統包商康城公司並預計於暑期7、8月間投資186萬元改善廚房設備、門面環境與室內裝修等。 因應同學尖峰時間轉換教室上課建議，自99年5