[办公管理复习三级.ppt

考试形式 ◆选择题 单选（四个备选答案中选择一个正确答案） 多选（四个备选答案中选择二个以上答案） ◆ 录像题 通过观看视频录像找出考点并判断分析 ◆ 实务操作题 用文字形式阐述完成一个工作任务所应该做的工作 内容（5级、4级、3级） 办公环境管理（5级）（录像） 四级秘书办公环境（3种形式） 原则：有利于沟通；便于监督；协调、舒适 光线：来自桌子左上方或者斜后上方 空间大为3m2_10m2,小为1.5m2_8m2 温度：20℃——25℃ 同室工作人员面朝一个方向 主管 座位位于员工后方 禁止吸烟 消防设施能正常使用 桌子要同样大小 办公桌要按照直线对称原则和工作程序的顺序摆放 通道 布置现代化，常用设备要精美、坚固、耐用 绿化工作 墙面装饰（字画等），组织标识 简约美 布置办公室程序（5点） 1.对各部门的业务工作内容和性质加以考察，分析，明确各部门、各员工间的关系，确定办公室和工作位置； 2.列表将各部门工作人员以及工作记载下来，按照人数以及办公所需空间，分配每个人空间大小。 3.根据工作需要，选配家具，桌椅。 4.绘制座位布置图，依图布置。 5.对设备安放提出合理建议。 三级秘书办公环境（选择、录像、操作题） 办公模式P94 在家工作：适合研发部门（电子工作日志，定期会议，上司经常性联系、督查） 远程工作：可节省办公空间费用。 弹性时间工作：被用来作为激励员工的方式，灵活性强。（只适用于某些部门） 虚拟办公室：要配备计算机等现代设备 兼职工作：适用于某些专项工作，如记账、it技能等。（节省费用，但是难于管理） 合同工作：适用于优秀技术人员或者有特殊才能人员（难以保证机密和安全） 交替工作：适用于无法全勤工作的人员。（难以保证交接，客户更喜欢其中之一） 临时办公桌：适合于在家工作等人员到企业工作的情况。（节省资金） 办公模式的优缺点（一般） 导致办公模式变化的原因 办公场地费用高 城市中严重的交通问题 高科技发展 企业自身发展对人力资源的要求 企业间竞争加大 企业组织结构的变化 现在社会人们对自由的要求 两种办公室格局优点 两种办公室格局缺点 设计办公室布局的工作程序P105 设计办公结构和布局需要考虑的 办公室人员人数 需要购买或者租用的面积 机构建制和办公空间分类 组织经营的性质或者内容 部门间工作联系（业务联系紧密的放一起） 办公室间隔方式同工作和保密需要 走廊、楼梯、通道适合安全需要 办公室要在设计上讲究灵活性 5级秘书 电子信息 正确使用计算机滚动页面和信息加密功能(接待) 打印机密文件人不离机(接待) 使用密码，经常更换 定期杀毒，必要时安装报警系统 不能带保密信息出单位 计算机显示屏不要被别人看到(接待工作中) 笔记本电脑要随身携带 不安装借来的程序 保密信息 财务信息 客户信息 产品信息 人事信息 4-1 印章和介绍信的管理（录像） 印章 专人管理 放到有锁的抽屉或者保险箱内 用印要有审批手续，领导签字（用前申请，用后登记） 非指定人员，不许带出办公室 正确用印(一次成,手法，位置,用前检查) 不许在空白纸上用印 介绍信 不得开具空白介绍信 人数要汉字大写 有效期 盖夹缝章，以及日期章 4-2 零用现金管理（录像题） 管理要求： （1）现金放到保险箱中 （2）建立帐簿 （3）程序：填写“零用现金凭单”——秘书核对——交付现金——核对提交发票和现金凭单——附票据 金融服务：秘书要熟悉信用卡、旅行支票、快汇等 4-5 差旅费报销（录像） 考点： 了解申请差旅费是上司商务旅行中重要的工作。注意不能全用现金，填写申请单据 注意：费用申请报告 商务旅行中注意索要发票 报销时候要填写报销单、发票等 4-6 安排商务旅行 1.定票，订房(电话，传真，网络） 定票注意时间，以及是否使用了一些优惠手段 订房注意不要超出公司报销范围，学会讲价 2.商务出国旅行需要的证件（注意上面的名字，性别，年龄，出生地等），注意核对 3.是否有同对方联系，商讨接