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企业制度-执行类 制度名称 北海炼化文件编制规范 制度编号 GBHLH-B0703-43-001-2012-1-T3.01.001 制度文号 / 制度版本 　1 主办部门 综合管理部 所属业务类别 企业改革管理/制度建设与管理 会签部门 监督检查者 综合管理部 审核部门 综合管理部 解释权归属 综合管理部　 签发日期 2012年11月19日 废止说明 原《中国石化北海分公司文件编制规范》[GBHSH-B0703-43-002-2011-1-T301]同时废止。 生效日期 2012年11月20日 制定目的 明确公司体系文件（包括制度）的结构、内容、格式、命名、编号、字体字号等编写要求,以确保公司体系文件编制规范化,并具有简明性、可操作性。 制定依据 《中国石化制度管理办法》（中国石化企〔2011〕395号）及国家《标准化工作导则　第1部分：标准的结构和编写》（GB/T 1.1—2009）。 适用范围 中国石化北海炼化有限责任公司 中国石油化工集团北海石化有限责任公司 约束对象 一体化管理体系文件编写　 涉及的相关制度 北海炼化文件控制程序 业务类别 企业改革管理/制度建设与管理 北海炼化记录控制程序 业务类别 企业改革管理/制度建设与管理 北海炼化管理体系办公自动化系统应用管理规定 业务类别 企业改革管理/制度建设与管理 所属层级 企业制度-执行类 1 基本要求 1.1 本规范所称文件是指公司一体化管理体系文件。 1.2 本规范规定了公司内部所使用文件的分类、编号以及文件的编写格式。 1.3 公司文件实行“统一归口管理、业务分管负责”的管理原则。 1.4 文件的分类、编号由各文件业务主管部门按照本规范要求确定。 1.5 文件的编写格式执行本规范所确定的模板及有关要求。 1.6 文件必须符合国家、地方现行法律法规要求；符合相关行业标准、规范及中国石化相关规定的要求；符合公司一体化管理体系涵盖的各项标准的要求。 1.7 所有文件必须在公司“管理体系办公自动化系统”中发布。 1.8 未作特别说明的文件，均适用于中国石化北海炼化有限责任公司及中国石化集团北海石化有限责任公司。 2 术语和定义 下列术语和定义适用于本规范 2.1 文件 信息及其承载的媒体，媒体可以是纸张，计算机磁盘、光盘或其他电子媒体，照片或标准样品，或它们的组合。包括：手册、管理性文件、技术性文件、岗位说明书、记录格式（表格、表单、表样）、模板格式、业务流程图及外来文件等。 2.2 受控文件 需要对文件的编写、审查、批准、发布、编目、标识、归档、使用、处理、更改等过程进行控制的文件，公司员工在工作中须以现行有效受控文件为依据，更改时须追溯更新：“管理体系办公自动化系统”上能查阅到的现行有效文件均为受控文件。 2.3 非受控文件 提供公司内部员工学习或提供给顾客、相关方参考的资料，内容虽与同版本受控文件一致，但不能作为执行和判定的依据，在文件更改后不对它进行追溯更新。 2.4 记录格式和模板格式 记录格式：用于记录管理所要求数据的文件，记录格式大部分为表格。 模板格式：用于规定文件（包括记录）格式的文件。 2.5 记录 阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。当记录格式填入数据后即成为记录，包括原始记录和通过对原始记录进行初步整理、归纳后所形成的台帐等。本规范所称的记录仅限于管理体系所要求的证据文件。 2.6　手册 本规定所称的手册特指公司管理手册、职责划分手册和内部控制手册等三大手册的总称。 管理手册阐述规定管理体系的基本结构范围过程之间的相互作用对岗位的任职条件、岗位目的、指挥关系、沟通关系、职责范围、和考核评价内容。会议纪要是用于记载、传达会议情况和议定事项的。 4.2.5.1 T3层次文件采用T3文件模板（17.3）进行编制。 4.2.5.2 T1、T2层次文件编制采用文件正文模板（17.2）进行编制。 4.2.5.3 T4、T5～T9层次文件由专业主管部门按照专业要求编写，模板可参照17记录中的相关模板进行编制。 5 文件命名 5.1　文件名称要求简练，并明确表示出文件的主题，使之与其它文件相区分。 5.2　文件名称不得使用“试行”或“暂行”等字眼。 5.3 命名格式： 5.3.1 T1、T2文件的命名 T1手册按照：“北海炼化××××手册”进行命名； T2程序文件按照：“北海炼化××××控制程序”进行命名； T2业务流程图按照：“北海炼化××××业务流程图”进行命名 5.3.2 T3文件的命名 T3管理性文件的名称应按：“北海炼化××××制度/程序/规定/手册/办法/规范/规程/细则/实施细则”等进行命名，如“北海炼化文件编制规范”。