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云办公实用性很强 在办公领域，微软Office系列软件无疑是大多数用户的首选，虽然WPS和OpenOffice等办公软件凭借免费策略也获得了一些对价格敏感的客户的青睐，但依然难以撼动Office系列软件在办公应用方面的垄断地位。不过，以Google Docs为代表的云办公软件正在试图通过云计算的方式改变这一现状。 图1 图2 相对Office系列软件万花筒式的全面功能，Google Docs等云办公软件最大的卖点是在线共同创作，远隔千里的同事们可以同时对文章进行编辑和修改。这种功能对于很多办公用户来说非常有用，修改文章可以充分运用头脑风暴法调动所有人的智慧，以达到快速成文的目的，最大程度地避免了来回修改耗费大量时间。下面我们以Google Docs为例来体验一下云办公软件带来的便利。 图3 图4 首先在浏览器的地址栏上输入，我们便进入了Google Docs的登录界面(图1)，输入你的谷歌账号(即Gmail账号)和密码即可进入Google Docs的主界面(图2)。此时Google Docs的语言默认为英文，我们点击右上角的“Settings”，把“Language”选为“中文(简体)”并点击“Save”按键就方便使用了(图3)。 图5 图6 点击主界面的“新建”按钮，我们可以选择创建文档、幻灯片、电子表格和文件夹等内容(图4)，不过大家可以看到，Google Docs的中文化还不完善，这里出现的是英文选项。我们选择创建文档(Document)，此时会在浏览器中打开新标签，这里就是字处理模块(图4)。从我们的使用感受来看，Google Docs的具有Office Word软件的大多数功能，文档编辑的“撤销”、“插入”、“表格”、“拼写检查”和“字数统计”功能都能正常使用，并且还具有翻译功能。点击“工具”、“翻译文档”，在此可以选择数十种翻译语言，我们选择了“英语(美国)”(图6)，Google Docs会立即打开新标签，几乎不需要等待，翻译好的内容就显示了出来(图7)，其翻译质量和翻译速度丝毫不逊色于专业翻译软件。 图7 图8 当然，Google Docs最大的特点还是在线共同创作。点击右上角的“共享”、“邀请他人”(图8)，填写了同事的邮箱地址等内容后，即可邀请他人共同编辑文档(图9)。同事在收到邀请后即可登录Google Docs看到共享的文档，打开后就可以一起在线共同编辑文档。文档编辑完成后，如果我们点击“保存”按钮，文档只会被保存在Google Docs的云服务器上；如果我们要保存到本地计算机中，那就要选择“下载为”，并挑选保存的文档格式(图10)。 图9 图10 通过一段时间的试用，我们感觉Google Docs与Office相比简洁易懂，具备了Office的基本功能，而且在在线共同创作方面确实胜出一筹，对时常需要共同创作、共同讨论的团队来说非常有吸引力。但是它仍然存在一些问题需要进一步改进：其一是在国内时常无法访问Google Docs，而离线编辑功能有时又会失效，联网后无法自动上传文档；其二是Google Docs的Tab键是由4个空格键组成，这会在排版、制表时带来麻烦；其三是转换成word等文档后排版格式会存在一些改变，还未能完全做到“所见即所得”。 云存储早已在使用 简而言之，云存储就是将我们的文件存放在云端，这样我们无论身在何处，只要能够连入网络就能够获得我们的文件，方便经常需要移动办公的朋友，同时也很方便对外分享。云存储在国内外已经发展多年，大家很早就在使用，只是可能不知道这些服务基于云端。国内比较著名的云存储服务有Rayfile、纳米盘和QQ网盘，它们各有优势。下面我们以Rayfile为例给大家介绍一下云存储的使用方法。 主流云存储服务对比 云存储服务 免费个人空间 收费服务 上传限制 客户端 备注 Rayfile 不限 不提供 不限 提供 纳米盘 25GB 不提供 每文件小于50MB 提供 与MSN账号捆绑 QQ网盘 16MB 提供,可最大 升级到1.5GB 不限 整合 在QQ中 首先在浏览器中输入即可进入Rayfile(飞速网)，只要选择你需要上传的一个文件，并填写你的电子邮箱地址，即可上传你的文件(图11)。进行第一次文件上传后，你的邮箱会收到两封邮件，其中一封是rayfile账户开通邮件，将你的Rayfile账户名和密码告诉你(图12)；另一封邮件则是刚才上传至rayfile的文件所存储在云端的链接地址(图13)。 图11 图12 当你需要下载云端的文件时，只要将云端的地址复制至浏览器地址栏中即可进入文件信息页面(图14)。然后点击“进入下载页”，在下载页面中点击“立即下载”就能把文件下载到本地计算机中(