检察诉讼档案整理辅助系统讲解.ppt

检察诉讼档案整理辅助系统 吴江市人民检察院 V1.0版 作者：顾健 当前检察诉讼档案整理中面临的难点 当前检察诉讼档案工作中存在的问题 档案整理辅助软件的价值…… 一、档案员排档号：我们过去的做法 一、档案员排档号：我们现在的做法 二、催收案卷：我们过去的做法 二、催收案卷：我们现在的做法 三、移交案卷：我们过去的做法 三、移交案卷：我们现在的做法 三、移交案卷：我们现在的做法 五、电子归档 电子归档3要素之一：案卷文件 电子归档3要素之二：目录文件 电子归档3要素之三：图片合并与重命名 为保证软件的高效运行，我们改进了以下几项工作规范…… 工作规范一：关于T090表中[归档号]项的填写规范 工作规范二：关于T140表中[附注]项的填写规范 工作规范三：关于检察内卷的移送规范 * 一、诉讼档案形成周期较长，导致待归案件积压太多。 检察诉讼档案从产生到归档，少则2、3个月，多则一年有余。在近一年半的归档周期内，如果不能做到流水化处理，必然会积存大量待归案件，如果没有信息化的解决方案，很难保证归档的时效和质量。 二、查询检索工作量大，很难做到精确化。 在捕诉合并的归档要求下，为了确定相互间的合并关系，需要在“检察机关案件管理系统”（AJ2003数据库）中进行大量的查询检索。 一、不能及时、准确地确定待归案件归档号，导致待归案件积压太多，尤其是在同时需要电子归档的情况下，更是积压了大量的工作量，往往不得不组织人力物力进行突击整理，有的甚至通过聘请专业公司外包任务的方式处理。 二、归档质量不高，极易出现捕诉合并不合理、年度划分不准确等现象，必然导致在以后档案调阅时出现困难。如，经过分案的案件，如果没有精确的合并归档，批捕卷必须从另外的档号中调取。 三、存在大量的重复劳动。过去手工整理的模式，使诉讼档案的整理在文件制作、案卷装订、交接、整理、入库等各个环节没有建立协作化机制，每个过程均要查询检索，产生大量的重复劳动。 一、针对档案整理的难点问题，提供了一个科学合理的解决方案； 二、针对枯燥乏味的重复劳动，提供了电脑替代人力的自动化解决方案； 三、针对关系分裂的工作步骤，提供了一条高效、规范的协同化流水线； 四、针对信息时代的工作方法，重构了一系列的流程与规范。 检察机关档案质量的提升，是提升检察服务质量的一个重要环节，不仅要提升工作效率，更要提升工作的规范化程度。 排档号必须在收到案卷的前提下才能进行，需要在案件管理系统中逐个查询，才能确定归档号。 难点： 1、案卷收集不到位。档案员被动接收，业务部门自身催交案卷也不给力，导致案卷收集不到位； 2、合并案卷时，查询检索的工作量巨大，并且每当有新案卷移交时，原有案卷仍需重新查询。 上述难点，很可能使档案管理员无法及时、准确地排出诉讼档案的归档号，使该项工作在平时处于一种无序状态，只能通过集中突击完成。 排档号的案卷数据直接从AJ2003中读取，与是否收到案卷无关，软件通过一定的算法，批量计算出归档号。 与过去工作方法的比较： 1、无需依赖纸质案卷即可确定每个案卷在档案室的具体归档号，每个月的25号以后，软件可自动排出可归档案件的归档号。 2、查询检索的工作量全部由程序预设的方法批处理执行，合并案卷时，完全实现了自动化。 以上功能，轻而易举地实现了诉讼档案在归档体系中的“对号入座”，为后续工作提供了具体的可操作平台。如同一个影院，尽早“对号入座”是保证良好秩序的最根本的办法。 1、档案员和案管部门：被动接收，基本不会参与催收。你交我收，你不交我不问； 2、业务部门：既无法获知内卷移交的具体信息，又没有外部催交信息，案卷催交只停留在口头上，不能落到实处。内卷欠交成为一种常态化现象。 由于案卷催收的不到位，造成档案室无法开展正常的流水化作业，当欠交的案卷数量达到一定数量时，档案室将会面临无从下手的局面。 软件可以实时计算出部门或承办人的欠交案件名称和数量，从而使案件催收工作落到实处，这是档案工作流水化的基本条件。 特点： 1、除表头可以复制外，表内所有内容均需要打字输入，效率低、错误率高； 2、移交清单上的信息，仅用于纸质件上的交接签字，后续无法再应用。 3、在移交后的流转环节中，一旦与其他批次的案卷混合，移交清单将失去核对价值。 特点：1、一个案件只需键入一个姓名，即可完成调取案件，大大减少移交时打字输入工作量，而且避免了所有输入性错误。2、移交时产生的数据，如移送编号、案卷数、页数等信息，在后续环节得到共享应用。3、带