行政专员作业指导书行政专员作业指导书.docVIP

行政专员作业指导书 一、目的 为行政专员工作提供参考和指导，并规范行政工作程序。 二、范围 适用于公司行政事务工作。 三、任职要求： （一）基本要求： 1、年 龄：20-30 周岁 2、健康状况：良好 3、工作经验：不限 4、学历要求：大专以上，文秘、行政管理等相关专业 （二）综合素质： 1、工作细心认真，责任心强，形象气质佳； 2、具有良好的语言表达能力和理解能力，有一定的文字功底； 3、具有良好的亲和力、沟通能力、组织协调能力； 4、熟练操作 OFFICE 办公软件和办公设备； 5、熟悉内部会务及活动的组织流程； 四、岗位职责 （一）员工餐厅管理 （二）职员宿舍管理 （三）行政人事部资产管理 （四）考勤管理 （五）办公用品采购 （六）办公设备日常维护及维修 （七）福利购买发放 （八）员工劳保用品购买、发放、清洗、回收 （九）行政公文拟定、发放、保管 （十）会议活动的组织 （十一）上级临时下达的任务 五、工作流程 （一）员工餐厅管理 1、食材购买流程 1.1寻找供应商 市场询价确定供应商，目前公司所有菜品供应商均在菜市场，具体联系方式见表格《业务联系》 。 一个月进行一次市场询价，比较选择出最佳供应商。 1.2备用金申请 为方便行政及财务工作， 食材费用每周报销一次， 报销时间为每周日。行政专员根据市场询价结果确定每人每餐餐费标准，统计每餐用餐人数，统计每周供餐总数，核算每周购买食材所需费用：=人均餐费标准*每餐用餐人数*每周供餐总数。根据核算出的每周所需费用申请购买食材备用金，备用金由财务管理。 1.3食材购买 每周供餐前一天与厨师确认菜谱，确定所需食材品种及数量，并通知 相应供应商次日送货。 1.4食材验收 供应商到达时通知行政专员及厨师验收，斤称食品须当即验称，行政专员和财务共同验收后在供方销货清单签字确认，清单双方各执一份。 1.5结款 每次送菜后到财务处结款， 账务结清后由供应商将本周同类菜品的销货清单合并为收据，以减少清单数量、方便财务报账，并将销货清单销毁。 1.6做周台账 每周日做电子版周台账。 1.7账务报销 每周日将所有菜品收据粘贴到一起并附上纸质周台账填写报账单，行政人事主管签字后传财务处，财务将报账单报郑州。 2、收集意见 行政专员每周调查员工对饭菜质量的评价， 针对反馈结果行政人事部结合其他相关人员的意见，对厨师提出意见并要求改善。 2.1质量问题处理 员工如在饭菜中发现有异物，首先以照片或实物形式保留证据，并通 知本部门主管或行政人事部，行政专员负责与厨师沟通，使其以后加 强卫生管理，并提出处罚意见。 2.2建议落实 公司主张员工对饭菜提出意见，并反馈到行政人事部。对于合理化建议，行政专员与厨师沟通落实。 3、 餐厅卫生的管理 3.1就餐行为规范培训 对每一个入岗的新员工，人事行政部都要培训就餐注意事项，培训内容概要：就餐时，不要把不吃的饭菜挑放在桌面上，就餐时勤拿少取以防浪费，用餐完毕后自觉将自己桌面清理干净，剩饭菜要自觉倒入泔水桶，餐具要自觉放好并摆放整齐。 3.2餐厅卫生清扫 与厨师沟通后在每次做饭后就下午 2:00 打扫卫生。要求把地面、墙面和桌面打扫干净，不得有粘性、污渍和积水，餐厅室内保持空气清新。 3.3餐厅空调管理 夏冬季节环境恶劣，为给员工提供一个适宜的用餐环境，厨师负责每天上午 11：00 将餐厅空调打开，于下午 14:00 将空调关闭。 （二）职员宿舍管理 1、宿舍租赁 1.1房屋租赁流程 经纬二生活区附近搜寻房源 对比房屋价格及设施 初步选定候选房屋（至少三个），征询行政人事主管意见，经总经理审批后（选定男女各一套）， 与房东商讨具体细节，双方共同草拟房屋租赁协议，行政人事主管审核，双方签订租赁协议。 1.2房屋原样留档入住之前，对房屋进行拍照留样，保证整个房屋 360 度无死角全部入镜，并双方签字各执一份，从而避免退房时不必要的纠纷。 1.3房租付账流程 行政专员需提前打房屋租赁申请，在签批后郑州打款到相关账户，通知房东取钱或查账。 1.4房租报账流程 房东接收到现金或钱到账之后手写一份收据交给行政专员行政专员填写报账单（附收据），行政人事主管签字字后传财务处，财务将报账单报郑州。 2、宿舍管理 2.1 入住 公司目前有两套宿舍： ①男生宿舍 地点： ；房东联系电话： 目前所住人员： 入住条件：凡是公司男性员工办理入职并交纳住宿押金者 ②女生宿舍 地点： ；房东联系电话： 目前所住人员： 入住条件：凡是公司女性员工办理入职并交纳住宿押金者。 符合以上住宿要求的员工，可在入职后向其上级主管申请住宿，经主管审批同意后到行政部办理入住手续，由行政专员带领至宿舍并安排床位，被褥等所有用品需自备，房屋内设施要爱护使用，人为损坏者由