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办公用品的分类与使用 一、日常用具 1.日常用具的定义 日常用具指企业日常工作及业务操作所使用的家具、工具、器具等。例如规尺、剪刀、裁纸刀、订书机等文具，电子计算器、算盘、计算机、笔记本电脑等办公设备。 2.日常用具的配备及使用要求 (1)为使图表等文件制作快速且漂亮，所使用的文具包括规尺、样板、剪刀、裁纸机、绘图用具等。 (2)文书化也有誊写、打印、印刷、修改文书的工作。平时，就要使用文字处理机、微机、桌面印刷机等办公设备。 (3)制作文书也需要复印。复印室需要复印机、碎纸机、文件打孔机、三孔机、裁纸机、垃圾箱等日常用具。需要大量印刷时，应该使用附带排序功能的高速复印机。有的复印机可进行彩色复印。碎纸机是切碎文书用的。机密文件复印错误或需要销毁机密文件时，可放人碎纸机切碎。 (4)文件打孔机和三孔机等是使用活页封面装订纸张时给纸张打孔用的。 (5)裁纸机用来裁断复数文书的一页页的复印件。 (6)日常办公工作除文书化外还有计算。企业所做的销售分析、投资分析、经营计划的制作、技术设计等都需要快速准确的计算。计算用具为电子计算器。作为长时间使用的业务用计算用具，一般使用具备所必需的位数和计算功能稍大的电子计算器。 (7)如果是电子计算器无法进行的高难度计算，或者数据量较多，或者需要制作生产计划的数值表格时，可使用微机。微机需要具备以下几种功能的软件，如数据保管功能、制表功能、科技计算功能、统计计算功能等业务所必需的功能。 (8)日常业务中包括通信业务。通信工作使用电话、终端传真机等通信电子设备。使用时通过电话总机、内线、外线双方都可实现转送功能，如按键式电话，即使人不在也可以转送到移动点或所到达的地方。 (9)会计和教育培训等需要投影机、电视、VTR等日常用具。为提高信息传达的效率，有时需要给语言配上适当的动态画面、静止画面或插图等图像。开会时则使用语言和投影机进行说明。 二、办公设施附件 1.办公设施附件的定义 办公设施附件指的是为设施配置的物品。设施指办公室、会议室、招待室、图书室、培训室、复印室、电脑房、展示厅等等。办公室内最基本的办公设施附件，有桌椅、文件框等，此外还有信箱、杂志架、布告牌、衣柜、挂外套的衣架等。 2.办公设施附件的配备及使用要求 (1)办公桌需要每人一台。办公桌大多为钢板制品且附带有抽屉。结束工作回家时，桌子不要放置任何东西。特别是不要将机密文件及重要文件等留在桌上。 会议室及接待室等处使用涂有沉色的大桌子。桌子上附带有抽屉及摆放物品用的搁板等。OA设备使用较多的事务所在位置工作站时选用便于工作的办公桌。 一般工作站所使用的桌子有的呈L字型。这可便于事务工作与OA设备的操作同时进行。 (2)椅子也有各种各样的。椅子关系到事务工作的坐姿，能左右事务工作者的疲劳程度。可选用可以上下调节座高的并改变靠背角度的办公用椅。 (3)为了提高办公室事务工作的效率，需要放置文件柜。将文件放入做成桌子抽屉的文件柜时，需将文件纵向堆叠、文件的脊部横放。放入拉门式文件柜时，同书架一样，需让文件背部竖放。拉门式文件柜与书架一样保管活页封面及文件等都比较方便。抽屉式文件柜保管文件夹比较方便。企业需要置备两种不同方式的文件柜。需要置备个人办公专用和放置企业公用文件夹的文件柜。 (4)办公室里应有放置邮件及传阅资料等的信箱。信箱为抽屉式的收放箱。为防止夜间机密泄露，信箱应有暗锁。 (5)放置杂志架以供阅览报纸、杂志用。杂志架上通常放置最新一期的杂志及报纸，旧杂志、旧报纸则被放在书架上。 (6)办公室所必需的办公设施附件要有供员工保管衣物的衣柜、挂外套的衣架、放伞的伞架、供应茶水或其他饮料的供给热水设备，丢弃垃圾的垃圾箱等。在选择这些用品时，应选择实用的。 (7)会议室、培训用的教室、放映幻灯片或投影的工作室需要白板、黑板等会议用的办公设施附件，麦克风及录像机等音像放映设备，听众用桌椅，讲演用的衣架等等。新型会议室、培训用教室等处大多使用白板。 听众用桌椅须采用可以使听众在会议或培训期间保持心情舒畅、精神集中的样式。若使用接待室里的柔软的椅子，可能会使其紧张感松弛，坐姿不端正，会造成精神无法集中。 (8)复印室需要放置分类整理复印纸的保管箱，将文书用订书机装订并整理的工作台、保管原件及复印件的搁板、复印机的保养工具、药品柜、大垃圾箱等等。这些东西最好是物美价廉的。 三、易耗品 1.易耗品的定义 易耗品指的是会因使用而减少的物品。比如，办公用的铅笔、圆珠笔、钢笔、橡皮等笔记工具；公司信纸、方格纸、活页纸、复印纸、传票、留言条等纸张；笔记本、账簿、软盘等OA易耗品；文件夹及活页封面归档用具等等。 2.易耗品管理要求 为提高事务工作的效率，并削减事务工作的成本，必须经常保管一定品质、适量的易耗品。其要求及类别如下： (1)预先估计