会议组织及公务接待概要.docx

重要会议组织概述学院、部门组织（主办、承办、协办）的重要会议需履行报告程序；需邀请学校领导出席会议的所在学院、部门提交申请，学校办公室统一安排；并请提供会议有关背景材料、会议议程，初拟讲话稿。大型会议环节众多，涉及到方方面面，不可能也不必要将所有可能的情况都做好预案。这就要求工作人员在会议过程中必须全神贯注，不能有丝毫懈怠心理，密切关注场上需求和情况变化，迅速作出反应，解决问题。对上主席台的领导同志能否出席会议，在开会之前务必逐一落实。如临时有变，应及时调整桌签，防止主席台出现桌签差错或领导空缺，谨防错别字出现。流程重要会议组织工作一般分为会前筹备、会中服务、会后总结三个阶段，细化量化20个节点，将会务工作纳入程序化、规范化的轨道。会前筹备拟订会议方案会议方案是组织安排会议的总纲，是会议意图、目标、计划实施的书面表现形式。内容包括：会议名称、时间、地点、规模、主要内容、议程、拟请出席领导、参会范围、日程安排、文件材料目录、宣传报道、食宿行安排、安全保卫、工作班子组成及职责分工等。制定会议方案要坚持“复杂程序简明表述、简单问题慎重对待”的原则，增强方案的指导性和可操作性。方案报送相关领导审定后，要立即召集相关单位负责人召开协调会，对各项任务进行分解。起草、下发会议通知会议通知是会议组织者向参会人员传递会议信息的主要方式，是参会人员反馈信息的前提条件。起草会议通知要做到表达准确、条理清楚、言简意赅、一目了然。通知的内容包括：会议名称、主送单位、主要内容、报到时间和地点、参会人员、报名要求、有关事项等。下发会议通知时要把握好两点：一是及时，使参会人员有充裕时间做好准备；二十准确，防止重发、错发、漏发。落实与会人员按照会议通知要求的时间，对与会人员逐一落实并做好登记，必要的进行电话核查、督促，统计汇总后列出请假人员名单，并及时向有关领导报告。协调出席领导根据会议性质拟请领导出席的，应报请办公室领导同意后，逐一通知。内容包括：会议时间、地点、议程。并帮助衔接、督促讲话稿或主持词的起草与报送，确保及时送到相关领导手中。会前半小时可再对出席领导进行一次手机短信提醒。预定会议室会议时间确定之后，要立即与会议场所联系沟通，预定会议室，并安排做好先期准备工作。编辑会议须知与会者通过会议通知得到召开会议的信息，但会议的有关安排、要求，需要通过会议须知来了解和掌握。大型会议活动需要编印会议须知，须知编排要求准确、周密、合理、简洁。内容包括：日程安排、与会人员名单、分组名单、食宿安排、乘车安排、会务组电话、作息时间、注意事项等。制作会议证件有些会议需要制作会议证件，包括出席证、列席证、工作证、车辆通行证等。证件制作要根据会议主题，从易于识别、方便管理、利于安全的原则设计制作。布置主席台主席台是会场的重点和中心部位，是会议性质、规格和气氛的集中体现。主席台的布置要从会议性质、领导人数、主席台大小以及方便领导出入席等方面综合考虑。检查音响和灯光根据会议议程安排话筒的数量和摆放位置，并严格落实“三检查”：布置会场时检查；会前半小时检查；会前十分钟检查。确定法定会议播放《国歌》、《国际歌》，要提前进行演练并做好备份，确保万无一失。检查会场内是否有损坏，如有损坏，提前进行更换，有投影仪演示时需及时调节灯光。编制座区图，摆放桌签根据统计整理后的与会人员名单，合理安排与会人员的会场座次。座区图和桌签要反复进行核对，防止遗漏、重复，防止出现错别字。组织调度会议用车大型会议活动，要安排专人负责车辆的召集和调度，车辆较多时要编排乘车分组，并对车辆进行编号。同时做好交通疏导，大型会议由于到会车辆较多，要安排保卫处等相关部门在会场附近进行交通疏导，必要时进行校内交通管制。安排新闻报道需要新闻报道的会议，要提前联系学校宣传部及有关新闻媒体，并做好媒体接待工作。电力保障会前与后勤等部门沟通联系，安排保电任务，同时安排会议场所进行内部检修。会议过程中还需要安排专人值班，以便应对突发情况。会中服务组织会议报到会议报到时与会人员身份再确认的过程，是与会人员领取会议证件、文件材料、办理住会手续的必要环节。会议报到工作要求热情周到、迅速准确、有条不紊。与音响师对接准备一套会议材料，包括会议的主持词给音响师一份，以方便其把握议程安排与音响的调配。会议值班会议值班的作用是收集和发送有关会议的信息，协调处理会议期间各项工作和突发事件，落实领导交办的事项等。安排一人在会场内、一人在会场外值班，及时沟通情况，确保联络通畅。值班人员要时时将会议议程进行对比。掌握会议进程。会场服务提醒工作人员定时供应茶水，巡回检查会场内的音响、灯光、室温、通风、屏蔽等情况，发现问题迅速补救。遇到特殊情况需要向持人汇报时，要采取灵活的方式处理，最大限度的减少对会议的影响。维持会场秩序会场秩序包括会场外秩序和会场内秩序。会