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公文写作常见问题 1、文种使用不当。有的公文作者不了解或不会正确运用确切的文种，以致长期只使用通知、决定等两三个公文，其余文种一概不用；有的公告、通告、通报分不清，望文生义去应用；有的不知公文中报告与请示是两种不同的文种，经常混淆不清，使用时张冠李戴或干脆写成请示报告；有的不知有命令(令)、函、会议纪要等公文，碰到该使用这些公文的场合则都用通知等公文去代替。从公文写作实践来看，详细有以下公文要注意区分：请示和报告的适用与区别。请示是办件，需要来回复，适用于向上级机关请求批示、批准，上级机关不批准，你还办不成。报告是阅件，一般不需来回复，适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。文件中只要有请求事项的，就不能用报告来处理，否则很容易误事。如果既想汇报工作，让上级掌握，又想请示解决问题，一般可采用两种办法来解决：一是将报告和请示分开，形成两份公文分别上报；二是以请示公文为主，将报告的内容作为附件，附在请示后面作为背景材料，让上级了解请示的充分理由。决定和意见的适用与区别。决定、意见都属于决策性文件的一种，都用于安排部署重要工作。其区别是：决定一般用于重要决策的出台和重大活动的部署，带有较强的政策性和严肃性，这从决定二字的含义就可看出来，决是决断的意思，定是确定的意思。决定既出，必须严格执行。如《中共中央关于经济体制改革的决定》，通常情况下，人们一看文件上有决定二字，就知道非同小可，有大动作出台了。另外，决定一般是就较长时期的工作进行部署，比如管一年、两年甚至更长时间，短时期的工作一般不宜用决定。而意见同样用于安排部署重要工作，但相对而言，所决策的事项没有决定那么重大，语气没有决定那么严肃，入效可长可短。如《中共苍溪县委关于开展富民惠民，改善民生作风建设活动的意见》。需要指出的是，意见的刚性虽不如决定强，但并不意味着不重要、可执行可不执行。事实上，各级党政机关部署工作用得较多的还是意见而不是决定。这就像使用武器一样，常规武器经常要用，而尖端武器是不可随便用的。请示和函的适用与区别。函适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。函和请示容易混淆的主要在请求批准和答复审批事项这一适用规定上。请示的主送机关必须是直接的上级机关，而函的主送机关则是不相隶属的机关，可以是上级机关，也可以是平级单位，还可以是下级单位。某一部门或单位向同级有权单位或上级不相隶属机关请求批准和答复审批事项，只能用函，而不能用请示。批复和函的适用与区别。批复适用于答复下级机关的请示事项。如下级政府或部门向上级政府或部门报送请求事项，上级政府或部门应用批复给与答复，而经政府部门同意后，其办公厅(室)则应用函来答复。对不相隶属机关来函商洽工作、询问问题、请求批准事项的，受文机关也应用函来答复。公告和通告的适用与区别。公告和通告都是告知性公文，但它们属于两个不同的文件，有着十分明显的区别。一是发布机关不同。公告一般只由国家高级领导机关及其有关职能部门发布，基层机关和企事业单位无权发布公告。通告的制发机关则非常广泛，各级国家机关、人民团体和企事业单位均可制发通告。二是内容特点不同。公告的内容大都是已经发生或确定的，是事后告知，因而具有很强的告知性特点。通告则多用于事前制定某些规定或提出某些要求，让有关方面和广大公众遵照执行，因而具有很强的强制性特点。三是使用范围不同。公告公布的范围是面向国内外的，且必须通过媒体公开发布；而通告公布的范围则限制在一定范围内，且可通过张贴的方式发布，因而公告的知晓范围比较广泛，通告的知晓范围则相对窄小。公告、通告混淆，主要是将通告错用成公告，如《XX市人民政府关于加强滨江路管理的公告》、《XX市公安局关于对XX路实行交通管制的公告》等，都不属于向国内外宣布重要事项或法定事项，应把公告改为通告。命令和通知在制定公布规章和转发规范性文件上的适用与区别。用命令制定公布规章，这规定适用于有制定公布规章权的行政机关，即国务院直属工作部门、省级政府、省级政府所在地的市政府以及国务院批准的较大市政府。如江苏省有规章制定公布权的是省政府、南京市政府、无锡市政府、徐州市政府、苏州市政府，其他地级市政府没有规章制定公布权，因此也就不适用以命令制定公布规章。在实际操作中，没有规章制定公布权的市发布规范性文件可以用通知进行转发或印发。2、格式不规范。主要有以下表现：公文文头不规范。一个机关发文，理所当然以本机关文头制发；若是几个机关发文，应以提起发文机关文头制发。(联合行文见后文)发文字号不规范。下行文要用发字；上行文要有签发人，发文字号不用发字。标题冗长、混乱、残缺不全。详细体现在：关于用得多、书名号多、涉及文种多的时候，不好把握。主送机关排列混乱。乡镇党委、政府向县委、县政府联合行文，如事