I会议文书.docVIP

2013年，是××创新股份有限公司(可是你虚拟的公司)收获颇丰的一年，不仅销售业绩创造了新水平，而且公司还研发出了新的产品。临近年末了，××创新股份有限公司拟召开本年度年会暨最新研发成果展示会，希望通过召开年会，回顾企业发展历程，介绍核心产品研发成果，以进一步提升公司品牌美誉度和企业形象；同时，趁当前人气旺盛，潜在客户高度汇集的大好时机，隆重推出公司最新的研发产品为来年拓展新的市场，力争再创佳绩，打下坚实的基础。总经理王永康责成公司相关人员做好年会的筹备工作，并且通知办公室，下周星期一办公例会讨论此事，要求公司所有在家的领导和各部门经理都要参加。 总经理王永康责成公司相关人员做好年会的筹备工作，确定会议的主题、成立会议组织机构，办公室拟制年会的筹备方案并负责报批，其他部门要认真配合。办公室主任席为民领受任务后，立即组织相关人员开会讨论，进行分工，布置工作；会后大家按照分工，全力以赴投入到年会暨最新研发成果展示会的筹备工作中。 上机模拟操练。根据领导意图，各小组按照分工分别筹建年会组织机构；拟订会议筹备方案、会议经费预算方案、会议应急预案；制定会议议程、日程安排。 实训提示 （1）会议必备要素。主要包括会议名称、会议时间、会议地点、与会人员、会议主题和议题、会议方式及会议结果。 （2）公司例行工作会议的会前准备一般包括发会议通知（可电话通知）、准备会议室、准备会议资料、检查会议设备、准备茶水等事项。 （3）拟订会议筹备方案是会前的一项重要工作，应注意掌握拟订会议筹备方案的主要内容和工作技巧，根据给定的情况具体设计筹备方案。 三、知识导入 (一)实训任务基本知识要点 1.年会 它是就某一特定主题展开讨论的聚会，议题涉及政治、经贸、科学、教育或者技术等领域。年会通常包括一次全体会议和几个小组会议。年会可以单独召开，也可以附带展示会，多数年会是周期性的，最常见的周期是一年一次。 3.会议筹备方案的制定程序 组建会议筹备机构，选举或指派筹备方案编写负责人；与领导沟通，确定会议的名称、主题与议题、议程及日程安排、会议时间及地点、所需设备及工具、与会人员、文件的范围；制定会议经费预算方案，拟定食宿安排，拟制筹备方案，提请上司审核并批准之后按照要求作具体安排与部署。 4.确定会议的主题和议题 会议的主题是会议要研究的问题、要达到的目的，议题是对会议主题的细化。 5.确定会议名称 会议名称要用精练的文字高度概括出会议的主题，应当根据会议的议题或主题来确定，即要名副其实。一般包括：会议主办单位名称、会议主题、会议类型。 6.拟定会议议程日程 会议议程是对已确定的议题列出先后顺序，也就是对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排，并冠以序号清晰地表达出来。会议议程关系到会议的目的、任务，秘书人员可以提出建议并报请领导审批。会议日程是指会议在一定时间内的具体安排，也就是根据会议的计划和进程逐日作出的安排。会议日程表一般采用简短文字或表格形式，将会议时间分别固定在每天上午、下午、晚上三个单元里，将会议的议题具体化。 （1）议程表的设计。按习惯顺序和有关规定安排会议议程；应注意议题所涉各种事物的习惯顺序和有关对会议议程顺序的明确规定，按要求编制议程表；尽量将同类性质的问题排列在一起；保密性较强的议题，一般放在后面。 （2）会议日程表的设计。会议的日程一般采用简短文字或表格形式，将会议时间分别固定在每天 上午、下午、晚上三个单元里，将会议的议题具体化。会议日程表通常包括时间、会议内容、活动方式、地点、主持人、参加人等。 7.确定会议的时间及会期 召开会议的时间，原则上讲，应当在会议议题确定下来之后，尽量赶早不赶晚。但要根据有关领导的时间安排来确定会议时间；要根据会议的内容来安排会议召开时间；要考虑会议的时效性；主要领导人出差、旅行的当天或返回的当天最好不召开会议，紧急会议可以例外；会见会谈性会议，要事先同主宾双方协商，再确定会议召开时间。会期是指一次或一届会议总的时间长度。确定会期要综合考虑会议的内容、会议的规模以及会议的复杂程度。 8.确定召开会议的地点 会议地点也就是会址，要根据会议的规模、规格和内容等要求来确定。有时也考虑其他的因素，如政治因素、经济因素、社会因素等。 9.会务筹备机构 包括会务组、秘书组、组织组、接待组、宣传组、财务组、保卫组等。 10.制订会议经费预算 会议经费包括交通费用、会议室费用、住宿费用、餐饮费用、旅游参观费用、培训费用、预计外支出等。 11.会议应急方案的制定程序 预测情况→准备应对备选方案→讨论会议紧急情况→确定会议应急方案。 12.会议应急方案内容 包括会议举行过程中可能出现的人员问题、场地问题、设备问题、资料问题、健康安全问题、行为问题及解决问题时负责解决的会