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业务部的作业程序.
标 题 业务作业程序 编 号 DRC-SA-01 版本 V1 部 门 业务部 修订日期 2011-12-27 页次 1/6 1.目的:
规范业务部门的作业,达到按时,按质,按量地完成客人的询价,索样和订单。从而高质量,高效率地为客人服务。
2.职责范围:
2.1: 客人索样的处理,
2.2: 客人询价的处理,
2.3: 寄样给客人
2.4: 订单的处理,
2.5: 协助船务人员安排订舱出货,
2.6: 与车间协调大货包装,
2.7: 协助本公司QC,或客人或第三方验货,
2.8: 协助客人来访事宜,
2.9: 协助客诉处理,
2.10: 新样品开发。
2.11: 供应商的开发,维护,管理和考核
3. 作业流程
3.1: 客人索样的处理,
3.1.1: 收到客人NEW INQUIRY时,要跟客人确认清楚产品的颜色,材料,尺寸,效果,样品的数量,交期。
3.1.2: 把所有的细节确认清楚后,根据客人的要求开打样单给工厂,同时要注明清楚以上各种要素。完成后EMAIL发给工厂相关业务负责人。
3.1.3: 索样单发出后要PUSH工厂回复确认,没有回复时要RESEND EMAIL或者打电话跟催。直至工厂明确确认具体的寄样时间。并把此票索样登记在工作计划书中,以备进一步跟踪。
3.1.4: 我们一般给工厂的打样时间是7-10天,如有工厂确需更长一些时间,要尽量争取到最快的交期。
3.1.5: 样品追踪(一般要在交期前去确认打样进度,工厂确认交期前一天再次确认)
3.1.6: 工厂寄样:珠三角的工厂没所谓,远一些的工厂且样品体积较大的,要确认一下快递公司,快递费用。确认费用合理后再请工厂寄样品
3.1.7: 工厂寄样后,要请工厂提供快递公司名称及快递单号,以便跟快递公司确认送到时间。
3.1.8: 收到样品后要对照客人具体要求,核对工厂打样是否正确,如有不正确的地方,要判断是否要重新打样,如不能确定,要请示上级主管确认是否要重新打样。
3.1.9: 在样品确认OK后送交样品管理人员帮忙编号,送样编号时要提供工厂名称,单价等资料,如果客人需要提供产品的尺寸,材质,重理,包装资料,则必须提供所有必要信息给样品人员编号。
3.1.10: 编号OK后,除了样品室留底样,多余样品要根据客人需要的数量安排寄样给客人。 日期: 批 准 审 核 拟 定 修订记录: 标 题 业务作业程序 编 号 DRC-SA-01 版本 V1 部 门 业务部 修订日期 2011-12-27 页次 2/6
3.2: 客人询价的FOLLOW
3.2.1: 收到客人询价的SPECIFICATION或图片说明后,要跟客人确认清楚要求询价项目的颜色,材料,尺寸,效果,可能的订单数量及包装要求等。
3.2.2: 确认清楚以上要素后,与工厂WORK报价,以及在此数量基础上的LEADTIME。
3.2.3: 对每票询价最少要找两家工厂来报价,以比较哪家工厂的报价更有竟争力。
3.2.4: 工厂报价后要把报价资料给销售部门主管,由他们制作报价单发给客人。
3.3:寄样给客人
3.3.1: 寄样给客人前,要确认样品是否同客人要求的颜色,效果,尺寸,数量相同,
3.3.2: 如跟客人要求有出入的,要在寄样前知会客人有出入的地方,请客人确认是否能接受。
3.3.3: 如果客人不能接受,则要按以上3.1.8条重新打样。
3.3.4: 如果客人确认OK,正式准备寄样给客人。
3.3.5: 包装前要在每个产品上贴货号标,注明我司ITEM NO,PRICE及MOQ。标签要贴在产品背后或侧面,不得贴在产品正面,影响产品的美观。
3.3.5: 要用汽泡纸包装时,只需用汽泡纸整齐地包住产品,不得用胶纸缠绕,以免客人难以开封。
3.3.6: 寄样时要包装整齐,安全,同类或同主题的产品尽量放在一起。可以根据实际情况放在同一个大POLYBAG里或放入一个小内盒里。
3.3.7: 如果收件人有几个不同业务人员,一定要在大包装上贴上贴纸并注明ATTENTION人的全名。
3.3.8: 样品包装后要制作寄样SAMPLE INVOICE及快递单。
3.3.9: SAMPLE INVOICE的格式见附件一,要注意的事项有如下几点:
3.3.9.1: 因化妆品,沐浴用品及其他化学品被列为管制产品,不能走航空运输,我们一般用PLASTIC CASES或PLASTIC BOTTLE来代替。
3.3.9.2: 每票寄样的总金额不得超过USD50美金,否则快递公司会要求我们作报关
3.3.9.3: INVOICE后面REMARKS里要注明:
1. Above samples made in China
2. Above samples have no commercial
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