学校公文写基础知识与学校办公室工作指导.doc

学校公文写作基础知识 与学校办公室工作指导 第一部分 学校公文写作基础知识 一、公文的概念 所谓公文，它是公务文书的简称，是国家机关和团体组织在行政管理过程中为处理公务而按规定格式制作的书面材料。 二、公文的种类 根据《国家行政机关公文处理办法》的表述，公文的种类主要包括：命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。 工作计划要点、工作总结、讲话稿等也是常用的公文种类。 （一）命令（令）：适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员（只有省级以上人民政府有权发布）。 （二）决定 ：适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。 （三）公告：适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。 （四）通告：适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。 （五）通知：适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。 （六）通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。 （七）议案：适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。 （八）报告：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。 （九）请示：适用于向上级机关请求指示、批准。 （十）批复：适用于答复下级机关的请示事项。 （十一）意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。 （十二）函：适用于不相隶属机关和平行机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。函的特点是不受公文规定的严格限制，如不用正式文件头，也可不编文件号，有时还可不拟标题，因此用起来极为简便。 （十三）会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。 三、学校常用的公文种类 决定、公告、通告、通报、报告、请示、意见、函、会议纪要、工作计划要点、讲话稿、工作总结 四、公文的结构与格式 （一）公文的结构 公文的结构一般包括：文件版头、发文字号、标题、主送机关、正文、附件、发文机关（或机关用章）、发文时间、抄送单位、机密等级、紧急程度、阅读范围等项。 1.文件版头。正式公文一般都有版头，由发文机关标识和红色反线两部分组成。发文机关标识由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成，如“环江毛南族自治县教育局文件”、“中共环江毛南族自治县教育工作委员会文件”；对一些特定的公文（如“函”）可只标识发文机关全称或规范化简称。发文机关标识为红色标识，红色反线位于发文机关标识下方，线长与版心的宽度相同（156mm）。党的机关在红色反线中加一五角星衬托。 2.发文字号。一般包括机关代字、年号、顺序号。发文字号中的数字用阿拉伯数字。如：“环政发〔2011〕5号”，代表的是环江毛南族自治县人民政府2011年第5号发文。“环政”是环江毛南族自治县人民政府的代字，“〔2011〕”是年号，（年号要使用六角括号“〔〕”），“5号”是发文顺序号。发文顺序号不能放“第”字，如不能写为“第5号”，顺序号不留虚位，即不能写成“05号”或“005号”。几个机关联合发文的，只注明主办机关的发文字号。 3.标题。公文标题由发文机关、发文事由、公文种类三部分组成，称为公文标题“三要素”。如：《环江毛南族自治县人民政府关于表彰2010年优秀教师、先进教育工作者和优秀班主任的决定》这一文件标题中，“环江毛南族自治县人民政府”是发文机关，“关于表彰2010年优秀教师、先进教育工作者和优秀班主任”是发文事由，“决定”是公文种类。公文标题应当准确、简要地概括公文的主要内容。公文标题的位置在公文的开首，居于正文的上端中央。 4.主送机关。上级机关对下级机关发出的公文，其下属机关就是发文的主送机关；下级机关向上级机关报告或请示的公文，其上级机关就是发文的主送机关。报告或请示一般只写一个主送机关，如需同时报送另一机关，可采用抄报形式。主送机关一般写在正文之前、标题之下、顶格写。 5.正文。就是公文的主体，是叙述公文具体内容的，为公文最重要的部分。正文内容要求准确地传达发文机关的有关方针、政策精神，写法力求简明扼要，条理清楚，实事求是，合乎文法，切忌冗长杂乱。请示问题应当一文一事，不要一文数事。 6.发文机关。写在正文的下面偏右处，又称落款。发文机关一般要写全称。 7.发文日期。公文必须注明发文日期，以表明公文从何时开始生效。发文日期位于公文的末尾、发文机关名称的下面（政府部门公文的发文日期一般位于发文机关名称的下方居中，用汉字标注；党的机关公文的发文日期一般位于发文机关名称的下方稍向右错开，用阿拉伯数字标注）。发文日期必须写全称，以免日后考察时间发生困难。发文日期一般以领导人签发