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归档文件材料的收集、分类、整理 华容县档案局 黎美玉 根据中共中央办公厅、国务院办公厅颁布的《机关档案工作条例》和国家档案局颁布的《机关档案工作业务建设规范》、《乡镇档案工作试行办法》及2001年1月1日起实施的《归档文件材料整理规则》的要求，结合我县近几年档案工作实际，分述归档文件材料的收集、分类、整理工作。 第一节 归档文件材料的收集 机关档案室与乡镇联合档案室的归档文件材料的收集是档案业务工作的基础和第一个环节。也是一个重要的环节。怎样做好收集工作，我们分三个部分来讲述： 什么是归档文件材料的收集工作。 机关档案室和乡镇联合档案室的档案是由机关、乡镇的党组织、行政机构、人大、工会等群团组织每年工作活动中形成的和收到的公文（习惯上称文件）转化而来的。这些文件材料需要逐年归档整理，并按照《档案法》及《实施办法》的要求实行集中统一管理，以便于本单位各项工作的查阅利用。归档文件的收集工作就是把分散在本单位各股（科）室或各工作线和工作人员手中的案卷、公文、材料、统计报表、名册、图纸、照片、录音、录像带与荣誉实物（锦旗、奖杯等）载体。按照国家法规、有计划有步骤的全面集中到本单位综合档案室的工作。归档文件材料的收集工作是国家赋予机关综合档案室、乡镇联合档案室的基本职能和执法任务。 二、机关档案收集工作的意义 （一）做好归档文件材料的收集工作是维护本单位历史真实面貌的必要手段。机关档案是本单位从事党务、行政、政工、业务、群团等各项工作活动，直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、音像等不同形式的真实记录，是历史面貌的真实反映。机关综合档案室和乡镇联合档案室按照《档案法》和国家、省、市关于档案工作管理办法的规定和要求，及时接收应归档的文件材料和各种载体的归档材料，并通过各种途径和方法，把散存在本机关各股室、各工作线或工作人员个人手中的以及散失在社会上的重要文件材料收集拢来，进行规范化的整理，补充本单位档案室的室藏档案；才能使本单位的各个门类、各种载体的档案达到齐全完整，全面记述和反映一个单位每年所抓的工作与活动；才能维护本单位党、政、群（工青妇）等组织的历史的真实面貌。 （二）归档文件材料收集工作是本单位档案室工作的起点，是综合档案室开展其它各项业务工作的前提。有了归档的公文、材料、统计报表、名册、照片、录音、录像带、荣誉实物和各种专门档案（会计档案、基本建设、设备管理与科研项目的科技档案及本部门、本行业的专门档案等）。档案的整理、编目、鉴定、保管、统计、编研和提供利用工作才具备物质对象；离开了归档文件材料的来源，档案工作就成了“无米之炊”；而且，收集工作的质量，直接影响着其他业务工作的开展，决定着其他业务工作质量的优劣；如果归档的文件材料不齐全完整，那么整理工作中就难以保持文件之间的有机联系；在鉴定工作中就难以正确判断档案的保存价值，正确划分保管期限；在利用工作中就更难满足本机关和社会各方面利用档案的需要。 （三）做好归档文件材料收集工作是贯彻集中统一管理原则和推动档案工作发展的重要措施。只有通过做过细的收集工作，才可能把本单位的全部归档文件材料集中到综合档案室，实现规范化的整理和集中统一管理，避免档案管理“各自为政”、分散保管的现象发生，使机关档案工作管理的基本原则落到实处。同时，使机关综合档案室和乡镇联合档案室的室藏档案得到丰富，以便于集中人力、物力、财力，不断更新和添置档案保管与保护设施，改善机关档案室保管保护条件，加快机关档案工作现代化管理的进程。 三、机关档案收集工作的范围 为了规范机关档案室的文件材料的立卷归档范围，国家档案局早在1987年12月4日就印发了《机关文件材料归档和不归档的范围》。为了帮助各单位的专、兼职档案工作人员做好本单位、本乡镇文件材料的平时收集工作，我们结合本县各单位档案工作的实际，制订了《县直机关、乡镇文件材料归档与不归档的范围》，其具体内容如下： 县直机关、乡镇文件材料归档和不归档的范围 为了完整、系统地保存本单位在工作活动中形成的文件、材料、电报、簿册、图表、记录、信函、照片、录音、录像、盘片等各种门类各种载体的档案，提高归档文件材料的质量， 1、没设内设机构的部、办、委机关档案的平时归档类目条款举例： 中共华容县委（办公室）文书档案平时归档类目条款 序号 类 目 条 款 序号 类 目 条 款 上级文件材料 20 县委（办）拟写的综合性材料 1 中共中央（办公厅）文件 21 县委办秘书组材料 2 中办通报 22 县委办综合信息组材料 3 中共中央办公厅工作通讯 23 县委办政研组材料 4 中共湖南省委（办公厅）文件 24 县委办政工组材料 5 省委通报 25 县委办行政组材料 6 省委办《内参》 26 县委督查室文件材料 7 省委（办）会议文件材料