第2讲应用文写作·公文写作《行政公文格式》 投稿：徐鋪鋫.doc

第2讲应用文写作·公文写作《行政公文格式》 投稿：徐鋪鋫 行政公文格式指行政公文各组成要素在载体（主要是纸张）上排列的规定及行政公文的外观形式，其内容包括行政公文通用的纸张要求、印制要求、公文中各要素排列顺序和标识规则。 行政公文格式在行政公文制发实践中逐渐形成并不断得到规范。行政公文之所以要有规范的格式，是为了保证公文的完整、准确、庄重、有效、合法，便于公文处理，为立卷、归档提供方便，为办公自动化奠定基础，有利于提高办文效率，进而提高工作效率。行政公文具有规范的格式是行政公文权威性和约束力在形式上的具体表现。 由中国标准研究中心、国务院办公厅秘书局共同起草，国家质量技术监督局于1999年12月27日批准，2000年1月1日实施的《国家行政机关公文格式》（GB/T 9704-1999）（以下简称《国标》）及《办法》对行政公文格式作了严格规定。本节主要依据《国标》和《办法》，结合约定俗成的惯用格式对行政公文格式作详细介绍。 一、行政公文一般格式(文件式格式) （一）用纸规格 1、公文用纸主要技术指标 公文用纸一般使用纸张定量为60g/m2 ~80g/m2的胶版印刷纸或复印纸，纸张 白度为85%~90%，横向耐折度≥15次，不透明度≥85%，pH值为7.5~9.5。 “纸张定量为60g/m2 ~80g/m2”，这一规定综合考虑了公文用纸的经济性和美 观性。定量过低，纸的质量差，与公文的地位不相符；定量过高，又太奢华。“纸张白度为85%~90%”，白度过低，看上去纸张较黑，如同报纸一般，很不庄重；白 度过高，反光度太大，看上去晃眼，很不舒适。“横向耐折度≥15次”是为了保证公文纸张不能太脆，必须保证一定的柔韧性。因为很多公文需在较多的层次传阅，若纸张过脆，容易破碎，使公文不能完整地保存，将直接影响公文效力的发挥。“不透明度≥85%”是为了保证公文不使用透明度过高的纸张，若透明度过高，在正反两面所印的文字就会出现相互洇透，看上去文字很花很乱，导致印制质量差，影响公文的阅示传看。“pH值为7.5~9.5”是根据国家档案局制定的行业标 准DA/T11-1994《文件用纸耐久性测试法》中的相关规定确定的。此行业标准规 定，存档时间在200年以上的一般耐久纸，其用纸的pH值应为7.5~9.5。出于公 文将作为档案长期保存和使用的需要，《国标》对这项指标作了如此规定。若pH值过低，保存时间不长便开始泛黄，不利于公文长期保存。 2、用纸幅面尺寸 《办法》和《国标》规定，公文用纸采用国际标准A4型纸，其成品幅面尺寸为210mm×297mm，各裁边允许误差为±3mm。张贴的公文用纸大小根据实际需要确定。 长期以来，我国公文用纸一直沿用16开型，16开型纸不仅承载的信息量小，且本身无统一规格，有260mm×184mm、264mm×187mm、265mm×185mm等，还有用B5型纸与16开型纸混用的。纸张大小不统一，使公文质量受到影响，也极不严肃。 A4型纸不仅承载的信息量大，而且大小适中，让使用者感觉比较舒适。其实，国际标准化组织（ISO）早在1975年就制定了书写纸（即日常办公用纸）的规格标准，即ISO 262：1975，其主要内容就是规定了书写用纸的规格为A4型（210mm×297mm）。我国行政公文用纸采用A4型纸做到了与国际标准接轨，便于同各国政府或国际组织进行公文交往。 3、公文用纸版面尺寸 天头(上白边)：37mm±1mm；地脚（下白边）：35 mm±1 mm；订口(左白边)：28mm±1mm；翻口（右白边）：26mm±1mm；版心(图文区)：156mm×225mm(不含页码)。见图2-1。 (二)排版和印装格式 1、排版规格 公文文字从左至右横写、横排。在民族自治地方，可并用汉字和通用的少数民族文字(按其习惯书写、排版)。 标识公文中横向距离的长度单位为“字”，一个字指一个汉字所占空间；标识公文中纵向距离的长度单位为“行”，以3号字高度加3号字高度7/8倍的距离为一基准行。 公文页码用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页 码居左空1字。空白页和空白页以后的页（包括印有版记的那一页）不标识页码。 公文如需附表，对横排A4纸型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。这样放置便于阅读连续编排的表格，避免阅读时反复颠倒。公文如需附A3纸型表格，且当最后一页为A3纸型表格时，为避免表格脱落，封三（文件倒数第二页）、封四（文件最后一页）（可放分送，不放页码）应为空白