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高樹國中公文處理流程圖 ※收文步驟： 一．電子收文後公文自動進入【電子收文匣】，文號若是設定自動取號直接秀出收文號，文書進行分文。 二．收文紙本文請至【一般收文登錄】，輸入各項資料。 三．依據主管核示的公文承辦人做分文動作．並做報表列印給各承辦人簽收。 ※承辦人作業：(四種情形) 一．公文直接存查（A）：至【承辦公文處理匣】點選文號做【存查】輸入結案資訊即可，這份公文就會消失於承辦公文匣內。 二．回覆來文（B）：以收文號做來文回覆，可至【承辦公文處理匣】點選文號做【函復／清稿】→開啟筆硯公文製作→輸入分類號後另存檔做【上傳公文管理】。或至【來文（函復）清單】點選文號→開啟筆硯公文製作→輸入分類號後另存檔做【上傳公文管理】。 三．創稿(C)：繕打新公文→開啟筆硯公文製作→輸入分類號後另存檔做→【取號】→【上傳公文管理】。 四．創稿登錄（D）：用於定型稿在筆硯公文製作上未提供的範本格式，但卻又要帶入公文管理取號之公文，使用創稿登錄的公文只能發紙本文。例如獎懲令、人事使用之公文格式。點上方【作業】功能選單的【創稿登錄】輸入欄位內容做儲存即可。 ※發文步驟： 一．當承辦人公文是以筆硯公文製作繕打時：須點文號做【校對】→開啟筆硯公文製作，校對公文無誤存檔後（或另存）→發文清單→轉交換單成功後，至電子交換IC卡登入發文，最後再回到公文管理點文號做【發文】結案。 二．當承辦人是以【創稿登錄】方式屬定型稿：例如獎懲令或人事公文格式，筆硯未提供之格式，只能發紙本文，發文人員就不須做校對來開啟筆硯，請直點文號做【發文】結案。 ※歸檔步驟： ◎可先至檔案點收→做【簽收】動作→若是承辦誤送至待歸檔可由點收作業做退件。（己結案未歸檔編目資料可至檔案點收查詢）。 檔管人員可使用兩種方式做歸檔動作： 一、立案編目的檔案編目（A） 二、公文匣內的立案編目匣（B）歸檔動作相同，差別是用立案編目匣時會先列出待歸檔的分類號及待編目公文件數點分類進行歸檔動作。 步驟1.輸入（或點選）欲歸檔分類號。 步驟2.點【編目查詢】。 步驟3.輸入欲歸檔文號或點選公文文號後面小圖示點選文號。 步驟4.點【查詢】，系統會自動帶出公文資訊，即完成歸檔，當資料有誤欲修改時才點下方的儲存鈕。 查詢歸檔後的檔號可至【綜合查詢】查到資料。 v0801 1/1 A. 承辦公文處理匣 檔案編目（歸檔） A.立案編目 【歸檔】 上傳公文管理 點上方【作業】的創稿登錄，輸入各資料後儲存，使用創稿登錄的公文只能發紙本文． 【承辦人員】 】 】 送存查 開啟筆硯公文製作，輸入分類號後另存． 開啟筆硯公文製作，文號為收文號，輸入分類號後另存檔． D.定型稿 －創稿登錄 取號 上傳公文管理 繕打新公文 來文(函復)清單 C. 創稿 －公文製作 B. 覆文稿 －公文製作 校對 開啟筆硯公文製作，做繕校動並做發文清單-轉交換檔成功． IC卡登入發電子文 承辦人使用- 創稿登錄(定型稿) 發文 承辦人使用-筆硯公文製作繕打. 公文處理匣 列印: 總收文登記簿或分文清單 分文 電子收文匣 一般收文登錄 電子來文 紙本文 收文 【收 文】 【發 文】 】 立案編目匣（歸檔） B.公文匣