貴州省制药行业档案管理规范.docVIP

贵州省制药行业档案管理规范引言1.1为了加强的业务建设，逐步实现档案工作规范化，不断提高科学管理水平，有效地为，根据《中华人民共和国档案法》等有关规定，制定本规范。1.2 本规范适用的档案工作。档案工作的基本任务2.1 贯彻国家有关档案工作法律、法规和方针政策，制定本企业文件材料归档和档案整理、保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度。 2.2 统筹规划和负责本企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作。 2.3 指导本企业各部门、项目及专项工作文件材料的形成、积累、整理及归档工作。 2.4 组织企业档案人员培训。. 档案工作体制 3.1 企业应建立分管档案工作领导、各部门和项目负责人的档案工作领导体系和以档案部门为核心、各专职和兼职档案人员为基础的档案管理工作网络。 3.2 企业根据企业规模和档案工作实际需要设置档案部门。档案部门统一管理企业各类档案，行使对企业档案工作的监督、指导、检查职能。 4.制药企业档案管理制度.1文件材料归档制度，主要包括归档范围、归档时间归档要求。.2 档案整理制度，主要包括档案分类方案、档案整理标准、案卷排列方法、档号编制方案。 4.3档案保管制度，主要包括档案的安全保护和库房、设备管理措施。.4档案利用制度，主要包括利用范围、方式、要求、批准手续。.5档案保密制度，主要包括档案的保密措施和对档案人员的保密要求。的.1归档范围在活动中直接形成的各种门类载体的时间在次年六月以前 遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。订归档文件应按件归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件。来文与复文可为一件。装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。.2.3 归档文件的排列：归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。.2.4 归档文件的编号归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等.2.5 归档文件的编目归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。对文件材料的题名不要随意更改和简化；没有题名应拟写题名，有的虽有题名但无实质内容的亦应重新拟写；没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项内；会议记录应填写每次会议的时间和主要内容；填写的字迹要工整。.2.6 归档文件目录应装订成册.2.7 归档文件的装盒：将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊.2.8有关内文件的情况说明，都应逐项填写在备考表内，若无情况可说明，也应将人、检查人的姓名和时间填上以示负责。备考表。.2.9 归档章、归档文件目录、备考表的格式按《》执行。遵循科技文件材料的形成规律，保持案卷内科技文件材料的有机联系，便于档案的保管和利用。具体应做到下述几点：案卷内科技文件材料内容必须准确反映生产、科研、基建、设备及其管理活动的真实情况。.1.2 案卷内科技文件材料要齐全、完整。.1.3 案卷内科技文件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求。不能有热敏纸，不能有铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等书写的字迹。.2 科技档案的组卷： 6.3.2.1 直接针对具体项目的管理性科技文件材料放入所针对的项目里组卷产品、科研课题、基建项目、设备仪器方面的科技文件材料按其结构或阶段等分别组卷。引进项目中的成套科技文件材料可不拆散组卷。 一个单位保存一套相关的通用图、标准图，并单独组卷；采用了这些通用图、标准图的项目，其科技文件材料组卷时可在卷内备考表中说明并注明标准图、通用图的图号。 底图以张为单位单独保存和管理。.3.1案卷内管理性科技文件材料按问题、时间或重要程度排列。案卷内科技文件材料排列应文字在前,图在后。有译文的外文资料译文在前，原文在后。内文件材料应按排列顺序，依次编写页号。装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角写页号；图样页号编写在标题栏外装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方加盖档号章，并逐件件号。案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录，对文件材料的题名不要随意更改和简化；没有题名应拟写题名，有的虽有题名但无实质内容的亦应重新拟写；没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项内；填写的字迹要工整。卷内文件目录放在卷首。有关卷内文件材料的情况说明案卷内科技文件材料的件数、页数以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题，都应逐项填写在备考表内，将立卷人、检查人