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全 宗 卷 规 范 一、主要内容与适用范围 定义:是档案馆(室)在管理某一全宗过程中形成的，能够说明该全宗历史情况的有关文件所组成的专门案卷。 全宗卷规范适用于在座各位在整理各单位全宗卷时，都是要按照此规范的要求去做。 二、编制原则 档案馆（室）对其所管的每个全宗都应以全宗为单位编制全宗卷。 全宗卷的各种文件材料，包括凭据（各类交接文据）、清册（各门类的销毁清册）、报表（各种反映档案情况），应做到准确、齐全、规范。 全宗卷内的文件材料，应按照其固有的特点、保持文件材料间的有机联系，问题相对集中（检索工具、各种规章制度、统计报表等）相对不是绝对。以便于保管和利用。 三、全宗卷的主要内容 所有与档案有关，但不应立卷归档的东西放入全宗卷内 ㈠档案的收集。 1、收发文登记本（一般只存15年，可作文件销毁清册）； 2、档案交接文据； 3、移交目录：⑴文书档案：归档文件目录[永久、长期（30年）3套，短期（10年）1套]；⑵会计档案：财务报告类案卷目录、全引目录3套，会计帐簿类、会计凭证类案卷目录1套；⑶专业档案：案卷目录和全引目录根据行业部门的要求而订；⑷科技档案：总、分类目录；⑸声像档案：永久、长期的案卷目录和全引目录3套，短期的案卷目录和全引目录1套；⑹资料目录。 ㈡档案的整理 1、分类方案或分类大纲，要科学、实用；（图表、文字说明都行，最好图表） 2、目录对照表；（欠帐单位若以“件”整理的需要说明） 3、整理档案工作小结。（心得、经验） ㈢档案鉴定 1、鉴定领导小组名单；（若有文件汇编可放入汇编中，领导变更，名单也要变更） 2、档案保管期限表；（各门类、载体，有制度的跟制度走） 3、鉴定报告，销毁档案清册与批复。（写清是什么门类、载体的档案，哪一年的，多少卷，应该保存多少年，已保存了多少年） ㈣档案保管 1、档案库房温湿度记录；（放入全宗卷内编号后再拿出来，每天上下午两次） 2、档案安全检查记录；（检查、温湿度是否超标；消防器材是否要更换；线路、火警是否失灵；） 3、档案抢救与修复情况（定期对档案进行抽样检查，是否生虫、变脆、发黄）； 4、重点档案的特殊保护措施。 所有的检查记录可写入档案日志中，也可自行设计一个统计的表格。 ㈤档案统计 1、档案数量统计； 2、档案移进、移出登记表。（主要针对档案馆，红P212） ㈥档案利用 1、开放利用和控制使用档案的范围；（针对档案馆，红P） 2、档案汇编和公布出版情况；（全宗介绍、组织沿革、大事记、史志、招商引资汇编、利用事例汇编、专题概要、基础数字汇编、数据分析、利用档案史料拍摄宣传片、专题片） 3、借阅、利用效果登记簿； 4、档案产生社会效益、经济效益典型事例。 四、全宗卷的整理 ㈠以盒为卷，装满为止； 1、全宗卷内的文件排列没有固定顺序，只是相对集中； 2、全宗卷内不编页码； 3、全宗卷没有目录号。 ㈡不允许全宗卷内文件按时间顺序逐件编件号，在每件上盖档号章，盖在每个的首页上。 ㈢混年按盒编大流水号，一盒一卷。 ㈣全宗介绍、组织沿革若有变化可以后序，若无不序。 ㈤卷盒面、卷脊内容一致。 全宗号：若已进馆就有全宗号，盖章，阿拉伯数字； 全宗名称：规范化的简称； 案卷题名：责任者（单位规范化的简称）+全宗卷内内容； 编制日期：全宗卷内文件的起始日期； 卷号：每盒一卷，阿拉件数字 ㈥全宗卷内编写情况 前面放卷内目录，把页数改为件数；（可用文书卷的卷内目录，也可按照标准自行设计，不限） 后面放备考表，立卷人、检查人、时间。 ㈦全宗卷管理 全宗卷放在整个全宗之前； 编制全宗卷的案卷目录，放在全宗卷一边；（不放入全宗卷内，放在外面，方便查找） 五、全宗卷内的表格填写说明 ㈠卷内备考表填写说明 本卷情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。案卷立好后发生或发现的问题，由有关的档案管理人员填写并签名、标明时间。 立卷人：由责任立卷者签名。 检查人：由案卷质量审核者签名。 立卷时间：填写完成的立卷日期。 ㈡借阅档案登记簿填写说明 序号：用阿拉伯数字从1起依次标注。 日期：填写查阅档案的年月日。 单位：填写查阅人的所属单位。 案卷或文件题名：填写借阅人查阅的案卷和文件题名（标题）的全称。 利用目的：填写查阅档案的用途。 期限：填写其划定的保管期限。 卷号：目录内案卷的顺序编号。 借阅人签字：借阅人的亲笔签字。 归还日期：填写借阅人归还案卷的年月日。 备注：填写需要说明的问题。 ㈢档案利用效果登记簿填写说明 日期：查阅档案的年月日。 单位：借阅人的单位全称。 姓名：借阅人的姓名。 目录名、案卷号：填写所查案卷的目录号和案卷号。 利用目的：填写查阅档案的用途。 利用效果：填写查阅档案后，所起到的社会效益和经济效益。为证明经济效益和社会效益正确，可在文后加盖单位的印章。 ㈣档案销毁清册填写说