第一章 国外秘书分类[精选].pptVIP

第一章 秘书工作国外秘书分类 美国秘书分类 美国行政管理协会(The Administrative Management Society)把秘书分成A级秘书、B级秘书、行政秘书或行政助理和法律秘书四个等级 A级秘书 A级秘书为中级管理人员，先例职责范围不受限制，主要负责起草或抄录内容较复杂的保密信件。 这种秘书对公司的政策、办理手续的程序比较了解，并熟练地掌握了一般秘书的管理技能。 B级秘书 其主要任务是为公司经理先例范围有限的秘书职责。主要是迅速准确地从笔记和录音机中转抄和听写录音;迎来送往和安排约会;安排上司旅行事宜;处理日常往来书信;文件归档等。 行政秘书 又称管理秘书或行政助理。行政秘书为高级行政参谋成员，全面负责秘书和行政工作;负责处理工程方面的事宜，并对这些工程按期完成负责;减轻经理日常管理方面的琐事。这个职务要求对公司的惯例、结构有深刻的了解，并要求具有高度熟练的秘书技能 法律秘书 他们在工商业组织的法律部门供职或任政法机构法官、律师的助手。法律秘书必须遵守法律秘书准则，掌握法律专门术语、法院法律事务所程序、联邦及州法院条例，熟练使用规范的法律字典[如《布莱克氏法律字典》(Black’s Law Dictionary)]，还要熟悉法律文书形式，起草法律文件，掌握打字、速记、录音等技术。 政府秘书 包括:(1)在美国首都华盛顿从事秘书工作的联邦政府雇员;(2)在州政府、市政府和当地县级以下政府的秘书;(3)驻外使馆和领事馆、军事基地等地工作的秘书。人数远远超过任何工商部门的私人秘书。 秘书等级的划分和任命根据考试成绩优劣而定。大学毕业生如打算从事秘书工作，必须取得会打字会速记的证书，并参加表现秘书能力的口试、笔试。被录取后，第一年为试用期，三年后改为固定职业，并可以申请担任联邦政府任何机构的秘书工作。如果离开联邦政府，并在三年内回来继续供职，仍保留其累计的可以请病假的天数而不扣发工资。 教育秘书 指大城市教育系统中高级官员的秘书或当地 小规模的学校办公室秘书。 前者的职责与商业和工业秘书相同。 后者的职责范围却很广:誊写、保管文件、定 购办公用品、管理见习生，还要接待来访 者，与学生、教师和学生家长都保持密切的 联系。这类秘书的全国性组织是全国教育办 公室工作人员协会(The National Association of Educational Office Personal) 德国秘书分类 德国于世界二次大战后，作为战败国，国家枯萎凋零，百废待兴，但德国人能干肯干，其经济由复苏到崛起举世瞩目。随着经济的发展及科学技术的突飞猛进，日益需要加强行政管理，以求提高工作效率，增进社会效益。德国秘书工作之发展，极端注意时间，分秒必争，重又引起世人注目。德国秘书的主要分类国务秘书，企业秘书 。 国务秘书 在德国，总理府设一名国务秘书，主管首都的事务，由总理直接领导。此外，还设一位议会国务秘书，负责议会院和政府之间的联系，并协助总理保持同议会的联系。政府各部，也都设有国务秘书和议会国务秘书，作为部长的助手。概而言之，议会国务秘书必须是议院议员，协助部长处理行政事务，负责部里的常务工作，相当于某些国家的常务副部长，他有权代表该部出席内阁会议、议会、各专门委员会和从事其它各种活动。当部长因故不能任职时，他可以被委任为代理部长。至今，德国一般每个部设议会国务秘书和国务秘书一人，重要的部各设两人。 国务秘书属于高级秘书，是政府高级官员的组成部分。人数虽不多，但在政府的工作中占有极其重要的地位。国务秘书一般皆具有两重身份，对国家元首或部长来讲呢，是参谋是助手，执行的是秘书职责；对下级单位来讲，他们却又是领导和指挥者。　　 企业秘书 一般是指企业中从事秘书工作的人员，皆为企业董事长或经理的专职秘书。德国企业秘书唯一重要的原则是，要合理计划时间，合理安排工作。一般秘书的基本条件，年龄不能超过30岁，必须是中等文化程度，专业秘书训练班和英语训练班毕业，　通过考试任用；再有的是从事过图书馆整编和管理工作的人，能独自编写一般信息，懂英语，年龄不得超过42岁，要求其工作必须以最短的时间达到最佳效果，这也是必备的原则。 企业秘书 此等秘书之一般工作为重新打印呈送领导者的报告，电话交谈，书写内容复杂的信函，（不得超过45分钟）同领导人座谈，向同事进行咨询，与秘书实习生进行入门座谈，准备整理书信，发出电传打字和通讯，　为领导人择选材料，汇编和装订档案，皆有时间限制，不得超过规定时间。同时，阅读文件要求思维将文件分为段落，便于掌握文件内容和重点，便于拟出扼要提纲。故而企业秘书，首先要精于整理文件，来文分为立即要执行的，紧急执