项目一会议概说解析.ppt

（ １ ） 协助领导进行会议策划； （ ２ ） 为领导提供会议信息和资料； （ ３ ） 进行会场布置和器材准备； （ ４ ） 起草会议文件； （ ５ ） 会议接待与食宿安排； （ ６ ） 会议期间的服务工作； （ ７ ） 会议期间的沟通协调工作； （ ８ ） 会议记录与资料收集； （ ９ ） 会议的总结和善后工作。 （ 一） 大型会议 规模在５ ０ ０人以上的大型会议， 组织工作复杂、 涉及面广泛、 接待任务繁重， 不可能由一两位秘书单独完成会务任务， 一般由秘书人员和其他工作人员组成相应的小组（ 或团队） 分别负责不同的工作。 （ 二） 中型会议 规模在２ ０ ０～ ５ ０ ０人的中型会议， 需要进行认真的策划和组织。秘书人员主要完成策 划、 组织、 接待、 协调、 后勤服务等工作任务。此类会议要求秘书人员具有较好的综合素质 和应变能力， 从容应对各种状况， 有效组织会议。 （ 三） 小型会议 企事业单位最常见的是小型会议， 规模一般在 ２ ０ ０人以内， 其会务工作也是秘书日常工作的重要内容。领导作出会议决定后， 会前、 会中、 会后的各项工作一般都由秘书完成。 二、 会务工作对秘书的要求 （ 一） 职业道德要求 １ 树立正确的服务观念 是指秘书人员在会务服务过程中所体现的热情、周到、 主动的服务的欲望和意识 ２ 爱岗敬业 严格自律　做好会务服务工作须具备爱岗敬业的态度。 3 严守纪律 保守秘密 有些会议会涉及公司机密， 甚至是国家机密。作为一个有素质的秘书， 必须具备严格遵守纪律、 保守会议机密的职业道德， 自觉加强保密观念， 不得以任何形式泄露国家或公司机密。 二、 会务工作对秘书的要求 （ 二） 业务素质要求 1 娴熟的服务技能 2 出色的沟通能力 3 灵活的应变能力 二、 会务工作对秘书的要求 （ 三） 心理素质要求 会务工作紧张忙碌， 势必会给秘书带来较大的心理压力。这就要求秘书必须具备良好的心理素质。一名优秀的秘书， 应自觉培养自己良好的情感品质， 清醒把握自己的情绪状态、 保持稳定的心境， 能镇静、 从容、 敏捷、 果断地处理问题。 出版社 社文分社 会议策划与组织 项目一　会议概说 【 学习目标】 会议是人类最常见的沟通方式之一， 是社会组织之间及社会组织内部协商事宜、 交流信息、 沟通情感、 达成共识的一种重要行为过程。因此， 认识会议的要素和种类， 研究办会的一般规律， 提高办会能力和质量， 就成了秘书人员的首要任务。 【 知识目标】 熟悉会议的含义和要素 了解秘书与会议的关系 掌握会议的组成要素 【 能力目标】 了解如何针对会议要素来准备会议 熟悉会议的种类和会议的特点 掌握会议的误区及解决对策 任务一　会议含义与要素 一、 会议的含义 ”会议是人们最常见的一种交往形式， 会是指多人相聚， 议是指协商事宜， 会议合在一起就是人们聚集在一起协商事宜、 交流信息、 沟通情感、 达成共识的一种重要的行为过程， 是人们在社会生活中处理有关问题的一项经常性的活动形式。 会议必须具备以下三个条件： （ １ ） 必须由两个以上的人参与； （ ２ ） 必须有一定的议题和目标； （ ３ ） 必须通过一定的程序达到目标。 二、 会议的要素 会议是由多种要素构成的一种综合性行为方式。认识会议， 首先从明确会议的基本要素入手。会议的基本要素如图１.１所示： 图1.1 　会议的基本要素图 （ 一） 会议名称 会议名称要求能概括会议的内容、 性质、 参加对象、 主办单位， 以及会议时间、 届次、 地点、范围、 规模等。根据会议内容和性质， 每次会议名称不尽相同。 （ 二） 会议议题 会议议题， 是根据会议目标来确定并付诸会议讨论或解决的具体问题， 是会议活动的必备要素。小型会议， 特别是小型的专业会议， 往往就一个议题进行探讨， 如， 某企业召开会议， 探讨如何提高职工的福利待遇； 而大中型会议， 特别是综合性会议， 往往有多个议题。 （ 三） 会议主题 会议主题， 是根据会议议题概括出的主题性口号。一般来讲， 大中型会议才确立主题口号， 小型或日常会议， 只确定议题。 会议议题和主题是相互关联又有明显区别的两个概念。主题一定围绕议题， 是议题的高度概括， 而且， 每次会议只有一个主题。而议题则可以有多个。 （ 四） 会议时间 会议时间指会议召开的时间和会期两方面。会议时间是保证会议成功的重要因素，所以， 会议