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第四章 商务文书 第一节 备忘录、会议纪要 第二节 日程和议程 第三节 商务报告 ************************************************** 一、备忘录 Memo 备忘录（Memo, Memorandum的缩写，后者的复数形式是Memoranda）， 是一种“录以备忘式”的文件，主要用于公司内部的处理公务、交流信息。 1、备忘录特点 1)语言通俗、简洁； 2)要点清晰，明确职责； 3)形式简单，用途广泛； 4)格式规范，便于存档。 2、备忘录结构 1）笺头(Memo Head)： To： 受函人 From：致函人 Subject：事由 Date：日期 2)主体(Body) 主体部分应该简短扼要，每一段写一个问题。 3)复写副本(Carbon Copy) 常缩写为CC, 后跟接收该备忘录副本的其他人。 4)署名(Signature) 一般情况下，不需要署名。 3、实例 （见教材） 4、练习：假设你是办公室主任，请写一个备忘录，提醒各个部门的领导在总经理出差期间有关事宜的安排，主要包括以下几点： 1）总经理将于11月10日到北京出差，本周例会取消； 2）总经理出差期间，副总经理将负责日常事物，并主持下一次例会。 3）通知下一次例会的时间。 Answers: Memo To: Heads of Departments From: Zhang Wei, Office director Date: Nov. 8, 2010 Subject: Arrangements during GM’s absence General Manager Mr. Wu is leaving for Beijing on Nov. 10 on a business trip. The regular meeting this week will be cancelled acocrdingly. During the absence of the General Manager, the Deputy General Manager Mr. Ma will be in charge of routine business and act as Chairman for the next regular meeting, which is to be held on Tuesday, Nov. 16 in the Conference Room 2. 二、会议纪要Minutes 会议纪要是如实记录会议的组织情况、主要内容以及会议产生结果的商务写作文体。 会议纪要是会议的重要见证，凡是正式的会议都要有记录。认真做好会议纪要是秘书在会议过程中的一项主要工作。 会议纪要与会议记录的区别 性质不同：会议记录是会议讨论发言的实录，属于事务文 书。会议纪要是依照会议记录加以整理而形成的一种文体，只记要点，属于法定行政公文。 功能不同：会议记录一般不公开，无须传达或传阅，只作资料存档；会议纪要通常要在一定范围内传达或传阅，要求贯彻执行。 1、|会议纪要的主要内容 1）会议的概况: 会议的名称、开会的时间、地点、主持人、出席人、记录人等。如果出席人很多，不必把姓名都写上。 2）会议内容： 这是会议纪要的主要内容，包括支持人发言、讨论和决议等事项。这部分内容应该根据会议的要求，有的作简要记录，有的作详细记录。简要记录通常只要把会议的主题、讨论的中心、报告的重点、决议的重点等摘要性地记录下来；而详细记录则要求把每一个人的发言主要内容以及会谈进展情况尽量详细地记录下来。 2、会议纪要的作用 1）可以作为与会代表向领导汇报的材料，作为传达、执行会谈决议的依据； 2）作为进一步分析问题、研究工作的重要材料； 3）也可作为以后签订合同或协议的依据。会议纪要经双方签字后，对双方有一定的约束力（但是不具备合同那样的法律效力）。 3、会议纪要的一般格式 1）标题 (Heading) 标题常用短语表示，如Minutes of Meeting，为写得明确，常在会议纪要前冠以某会议的名称，如Minutes of …… Meeting 2）开头（会议概况）(Opening) 开头是会议情况的概述，写明会谈双方（各方）单位的名称、会议的名称、开会的时间、地点、主持人、出席人、列席人和记录人、会谈的主题等。 3）正文 (Body) 常见的写法有三种： （1）条文式写法。就是把会议议定的事项分点写出来。办公会议纪要、工作会议纪要多用这种写法。 （2）摘记式写法。就是把与会人员的发言要