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第5章 仓储物资验收管理 5.1 物资验收工作内容 物资验收是核对资证和凭证，对物资实体进行数量和质量检验的技术活动的总称。具体来说，它是指供货方、购货方或者第三方在一定条件下，借助某种手段和方法，按照合同、标准或国际、国家有关法律法规、惯例，对货物的质量、规格、数量以及包装等方面进行检查，以确定物资能否验收入库。 在物资验收时，工作人员应秉持严肃性、准确性、及时性的基本原则。这样才能确定物资在入库时的数量和质量状态，及时将残次不合格品剃除出去，为物资的保管、出库以及最终安全地投入使用奠定基础。 5.1.1 数量点收 1．数量点收方式 由于不同物资的计量方式不同，数量检验方式也不相同。对计重、计件等不同单位衡量的物资，应采取不同的数量点收方式。具体如表5-1所示。 表5-1 数量点收方式一览表 计量方式 数量验收方式 计件物资 ★ 清点件数 计重物资 ★ 称重 长度、面积、体积计量的物资 ★ 检尺验收★ 对尺寸统一且定量包装的物资进行抽检 2．数量点收误差 正常情况下，在物资数量检验过程中允许数量存在误差，但对误差范围应有所限定。数量误差标准应以采购合同、采购单、国家行业标准等作为依据。 常用计量方式所允许的数量误差范围如图5-1所示。 图5-1 数量误差范围说明图 3．数量误差处理 数量误差有可能是因为物资本身特性、供应商失误或承运单位失误导致的。针对不同情况所导致的数量误差，应采取以下三种方式处理，具体如表5-2所示。 表5-2 数量误差处理方式一览表 误差因素 处理方式 某些大宗物资无法准确计量重量 ☆ 按照订购合同溢短装条款或国家行业标准处理 ☆ 若物资溢短装数量未超出合同标准，物资检验专员可继续进行检验 ☆ 若物资溢短装数量超出合同标准，物资检验专员将情况上报相关主管由其确定是否接收 供应商失误 ☆ 供应商补足或取回物资 承运商失误 ☆ 向承运商索赔 5.1.2 外观验收 物资经数量点收符合标准后，物资检验专员需对其进行外观检验。 外观检验主要是指检验专员通过感官并借助于一定的检验工具对包装（物）和实物的外观进行检验。 外观验收主要检查物资包装、包装标志和物资表面情况，物资验收专员可以通过观察物资及包装的形、色、味、表、状等进行外观检查。 外观检验时，应确保物资达到以下4项标准。 （1）外包装应完好，无破损、无水迹。 （2）包装标记和包装标识齐全，粘贴准确。 （3）物资应具备的单据要齐全、清晰。 （4）物资表面状况良好，无损坏、磨损。 5.1.3 质量检验 质量检验，是指对产品的一项或多项质量特性进行观察、测量、试验，并将结果与规定的质量要求进行比较，以判断每项质量特性合格与否。 由于物资验收的核心是对货物质量水平的的判定，所以质量检验是仓储物资验收的重要环节。仓储部对物资的质量检验，起着鉴别、把关、预防的职能，可以防止不合格品流入生产或销售环节。 1．质量检验程序 物资检验专员需按照特定的程序完成质量检验，确保检验项目无遗漏、检验操作规范化。一般情况下，仓储物资验收过程的质量检验程序如图5-2所示。 图5-2 质量检验程序一览图 2．质量检验方式 质量检验的方式有多样，物资验收人员可以按物资不同的特性进行分类。具体的检验方式分类如表5-3所示。 表5-3 检验方式一览表 分类因素 质检方式 检验的数量 全数检验、抽样检验、免检 检验的性质 理化检验、官能检验、运行检验 检验后检验对象的完整性 破坏性检验、非破坏性检验 检验的地点 固定检验、流动检验 5.1.4 检验记录 1．验收记录要求 物资验收记录工作贯穿于整个物资入库验收工作中，物资验收专员应按照以下几点要求做好验收记录。 （1）随时记录检验信息。 （2）若数量验收、外观验收、质量验收结束后，发现任何一项不符合合同文件的要求，须得到供货方代表的认可（签字、盖章）。 （3）记录数据清晰、无误，记录项目无遗漏，检验结果记录应突出显示。 （4）验收记录单据种类不可遗漏。 2．验收记录管理 验收记录是追查物资入库信息、记录物资状态的重要指标，也是追查不合格产品的关键依据。因此，对物资验收记录的管理至关重要。验收记录管理应遵照表5-4的规定执行。 表5-4 验收记录管理规范一览表 管理事项 管理要求 制定管理制度 ☉ 物资验收主管制定验收方案 ☉ 物资验收专员严格执行验收方案 填写验收记录 ☉ 物资验收专员在验收过程中，遵照验收记录的要求填写“验收单”或“验收报告单”、“退货登记表”等验收表单 保存记录信息 ☉ 每日工作结束后，物资验收人员填写“物资验收日报表” ☉ 物资验收人员随时将验收单据保存 定期整理记录 ☉ 物资验收人员每月总结验收记录，填写“物资验收月统计表”和“物料验收单汇总表”