《计算机二级教程》第2章 利用Word高效创建电子文档.pptx

第2章 利用Word高效创建电子文档课程简介Microsoft公司推出的Word应用程序凭借其友好的界面、方便的操作、完善的功能和易学易用等诸多优点已成为众多用户进行文档创建的主流软件。在Office Word 2010中，提供了功能更为全面的文本和图形编辑工具，并同时采用了以结果为导向的全新用户界面，以此来帮助用户创建、共享更具专业水准的文档。全新的工具可以节省大量格式化文档所消耗的时间，从而使用户能够将更多的精力投入到内容的创建工作上。第2章 利用Word高效创建电子文档2.1 以人物为导向的应用界面 2.2 创建并编辑文档 2.3 美化文档外观 2.4 长文档的编辑与管理 2.5 文档的修订与共享 2.6 使用邮件合并技术批量处理文档 2.1 以任务为导向的应用界面2.1.1 功能区与选项卡传统的菜单和工具栏已被功能区所代替。功能区是一种全新的设计，它以选项卡的方式对命令进行分组和显示。同时，功能区上的选项卡在排列方式上与用户所要完成任务的顺序相一致，并且选项卡中命令的组合方式更加直观，大大提升应用程序的可操作性。2.1 以任务为导向的应用界面例如，在Microsoft Word 2010功能区中拥有“开始”、“插入”、“页面布局”、“引用”、“邮件”和“审阅”等编辑文档的选项卡（如图2.1所示）。图2.1 Word 2010中的功能区同样，在Microsoft Excel 2010功能区中也拥有一组类似的选项卡（如图2.2所示）。图2.2 Excel 2010中的功能区2.1 以任务为导向的应用界面这些选项卡可引导用户开展各种工作，简化对应用程序中多种功能的使用方式，并会直接根据用户正在执行的任务来显示相关命令。功能区显示的内容并不是一成不变的，Office 2010会根据应用程序窗口的宽度自动调整在功能区中显示的内容。在当功能区较窄时，一些图标会相对缩小以节省空间，如果功能区进一步变窄，则某些命令分组就会只显示图标。2.1 以任务为导向的应用界面2.1.2 上下文选项卡有些选项卡只有在编辑、处理某些特定对象的时候才会在功能区中显示出来，以供用户使用。例如，在Excel 2010中，用于编辑图表的命令只有当工作表中存在图表并且用户选中该图表时才会显示出来，如图2.3所示。图2.3 上下文选项卡仅在需要时显示出来2.1 以任务为导向的应用界面2.1.3 实时预览当用户将鼠标指针移动到相关的选项后，实时预览功能就会将指针所指的选项应用到当前所编辑的文档中来。例如，当用户希望在Word文档中更改表格样式时，只需将鼠标在各个表格样式集选项上滑过，即可实时预览到该样式集对当前表格的影响，如图2.4所示。图2.4 实时预览功能2.1 以任务为导向的应用界面2.1.4 增强的屏幕提示Microsoft Office 2010提供了比以往版本显示面积更大、容纳信息更多的屏幕提示。这些屏幕提示还可以直接从某个命令的显示位置快速访问其相关帮助信息。当将鼠标指针移至某个命令时，就会弹出相应的屏幕提示（如图2.5所示）。如果用户想获得更加详细的信息，可以利用该功能所提供的相关辅助信息的链接，直接从当前命令对其进行访问。图2.5 增强的屏幕提示2.1 以任务为导向的应用界面2.1.5 快速访问工具栏有些命令使用的相当频繁，例如保存、撤销等命令。此时就希望无论目前处于哪个选项卡下，用户都能够方便地执行这些命令，这就是快速访问工具栏存在的意义。快速访问工具栏位于Office 2010各应用程序标题栏的左侧，默认状态只包含了保存、撤销等三个基本的常用命令，用户可以根据自己的需要把一些常用命令添加到其中，以方便使用。2.1 以任务为导向的应用界面例如，如果用户经常需要将Word文档转换为PowerPoint演示文稿，则可以在Word 2010快速访问工具栏中添加所需的命令，操作步骤如下：（1）单击Word 2010快速访问工具栏右侧的小三角符号，在弹出的菜单中包含了一些常用命令，如果希望添加的命令恰好位于其中，选择相应的命令即可；否则选择【其他命令】选项，如图2.6所示。图2.6 自定义快速访问工具栏2.1 以任务为导向的应用界面（2）打开“Word选项”对话框，并自动定位在“快速访问工具栏”选项组中。在左侧的命令列表中选择所需要的命令，并单击【添加】按钮，将其添加到右侧的“自定义快速访问工具栏”命令列表中，如图2.7所示。设置完成后单击【确定】按钮。此时，即可在Word应用程序的快速访问工具栏中出现所选择的命令。图2.7 选择出现在快速访问工具栏中的命令2.1 以任务为导向的应用界面2.1.6 后台视图Office 后台视图是用于对文档或应用程序执行操作的命令集。在Office 2010应用程序中单击