一行力提点重点先写果结用一句话说明主旨.docxVIP

I. e-mail一行力 : 提點重點、先寫結果，用一句話說明主旨.tw/?p=1051採訪?撰文 / 劉揚銘?? 攝影 / 賀大新收發e-mail，是我們每天再平常不過的工作。但為什麼有些e-mail讓你看到標題就一目了然，立刻抓住重點；有些e-mail卻總是化簡為繁，讓你混淆不清？其實只要抓住幾個「e-mail一行力」的重點，就能簡化溝通，增加工作效率。「e-mail溝通是一種很局限、片面的印象，但卻是別人定義自己能力的根據，有時甚至是建立信任的關鍵，」太毅國際顧問公司專案顧問王淑麗表示，若在e-mail往返中，讓對方認識自己是真誠、專業、有禮貌的，而建立自己的形象，奠定彼此的信任感，就是e-mail最大的附加價值。在職場中，任何使用文字語言的溝通表達，都必須先掌握兩個元素：「效率」與「效果」。效率，指的是在繁忙工作中，一句話就能清楚準確傳達訊息的力量；而效果，通常用在主管與部屬情感交流。一般來說，e-mail多是工作中訊息的傳達，溝通效率相對比情感效果來得重要一些。王淑麗曾經遇過一次「e-mail驚魂記」。當時她準備到國外出差5天，出國前特別交待部屬要去拜訪一位非常重要的客戶，但因旅途中可能無法通電話，所以請他有事就用e-mail通知。沒想到在行程中，王淑麗竟在一連串信件裡看到一封名為「不如歸去」的郵件，「我當場嚇了一大跳，心想他竟然要在這個重要時刻離職！難道是客戶有意刁難他？」王淑麗緊張地打開e-mail，卻發現這位部屬的信件內容只是說明他在5天內都無法聯絡到那位客戶，所以只好「不如歸去」在公司等待客戶的回音，並且把這個訊息用e-mail通知王淑麗。「他大概是想幽默一下，但這封信既沒有達成效率，也沒有達到效果，只有驚嚇。」王淑麗說，這就是「一行力」的錯誤示範。因為說明不清的一句話，造成溝通無效率，有時甚至會延誤工作的進程。王淑麗舉例說明，「主管常對部屬說：『我需要一份完整的報告。』但部屬完成報告後，才發現報告不是主管想要的。」這並非雙方不願合作，只是因為雙方對「完整」的定義不同，因此溝通無效率，最後的結果就不對。為了達到溝通的效率與效果，寫e-mail有哪些應該注意的技巧，以及不能犯的錯誤？王淑麗以多年的顧問經驗，歸納出她的「文字溝通一行力」。你應該》》掌握e-mail溝通5項原則1.主旨：「時間點＋動詞、事件」，用一行標示清楚X「重要提醒！國泰林先生來電」○「國泰林先生，請你下午4點以前回電」為了溝通效率，寫e-mail的最大原則是「以終為始」。把結果先寫出來，在內容裡繼續補充相關訊息。一封e-mail要傳達的是回電、答覆、還是其他行動？在哪個時間點前必須完成？都要在主旨裡清楚表達，讓收件者一目了然，不至於淹沒在信件海中。2.不要自行判斷重要性信件內容的重要性，收件者看到內容便會了解，寫在e-mail主旨上可能會增加收件者的困擾。「重要提醒」「大事發生」這種帶有重要性的形容，常會造成不必要的緊張。3.掌握「細節」與「行動」，用條列式表達在信件內容中，細節通常是「人事時地物」，而行動指的是要求收件者採取的動作，比方回覆電話、提供資料、確認行程等。重要事項用條列式取代敘述式，也是簡化溝通的方法之一。例如：林先生在下午3點打電話來，請你在4點前回電。電話裡林先生想確認企畫案的執行時間是否能縮短。林先生的辦公室電話與手機號碼如下。林先生3點半以後外出，若回電請撥手機。4.附件檔案名用時間標示寄e-mail常需要附件給對方參考，附件的檔名也需要「一行力」。我們常因為方便，而將附件標示成「企畫書更新版」「最後修改版」「2.0版」這種不清楚的描述，寄給對方時就會造成混淆。因此附件檔案每一次更新，最好用時間標示，例如「企畫書1025更新」。5.建立你的「字詞庫」先歸納工作領域中常用的名詞（你會發現其實數量並不多），比方「企畫書」「報表」「生產力」等，再套用「動詞」在這些名詞上，比方「完成」「提升」「降低」「合併」「回覆」「維持」等。建立自己的字詞庫，寫e-mail時就能很快抓住要表達的重點，增加「一行力」。你不要》》e-mail最常出現的9種錯誤?1.主旨不明：其中包括「不禮貌」「不明確」兩種狀況X「無法接受你的建議」（不禮貌）○「經過討論，沒有採用你的建議」雖然符合溝通效率，準確傳達訊息，但可能會傷感情，可以用更委婉的方式表達。X 「大事發生了，請你立刻回覆」（不明確）○「最新開會決議，請在3點以前回覆」所謂「大事」到底是發生什麼事？立刻回覆是指什麼時候？收件者都無法從主旨一點看出。用「時間點＋動詞或事件，在一行內標示清楚」的原則，可以解決不明確的問題。另外，也必須避免「hello」或「嗨，我來了」這種不明確的主旨。2.措辭不當X「難道你沒收到？需要我再次提醒你嗎？」○「x月x號寄出的郵件，請問你收到了嗎？」X「你說你有附件，為何