公文格式培训教案.ppt

3）附件是公文的有机组成部分，除有特别的说明外，与主件一样具有法定作用。 4）有些附件是反映公文的主要内容的部分，而主件只起发布或转发附件的作用。 5）附件说明：在正件上所标明的附件的名称、份数等。 如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。 如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1. XXXXX”）； 附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。 5. 发文机关署名、成文日期和印章 加盖印章的公文 成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章 单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内 联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内 不加盖印章的公文 单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数 成文日期 1）应以机关负责人签发的日期为准。 2）联合行文，以最后签发机关负责人签发日期为准。 3）电报以发出日期为准。 4）用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01） ** 6. 特殊情况说明 当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决。 ** 7.附注 1）附注是说明在公文的其他部分不便说明的各种事项的项目。 2）一般是对文件的传达范围、使用方法的规定及对名词术语的解释等。 如，有的公文要标明发至哪一级，有的公文需标明可否张贴或登报。 如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下 一行。 ** （三）版记部分 又称文尾部分。 1.版记中的分隔线 版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分 隔线用粗线，中间的分隔线用细线。首条分隔线位 于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后 一面的版心下边缘重合。 2.抄送 1）指除主送机关以外需要执行或知晓公文内容的其他机关。 2） 沟通情况，以便于取得了解、理解、支持和配合。 ** 如有抄送机关，一般用4号仿宋体字， 在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。 “抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。 如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关，既有主送又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。 ** 3. 印发机关与印发日期 1）主要包括：公文印发部门名称、印发日期、校对人、录入人员、份数等 2）便于联系；强化责任感。 ** 印发机关与印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。 版记中如有其他要素，应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。 （四）页码 单页码居右空一字，双页码居左空一字。 公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不 编排页码。 公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。 （五）各格式要素的综合 五、公文的特定格式 信函格式、命令（令）格式、纪要格式 （公告格式） （一）信函格式 发文机关标志使用发文机关全称或者规范化简称，居中排布。 联合行文时，使用主办机关标志。 发文机关标志下4mm处印一条红色双线（上粗下细） 如需标注份号、密级和保密期限、紧急程度，应当顶格居版心左边缘编排在第一条红色双线下，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。 发文字号顶格居版心右边缘编排在第一条红色双线下，与该线的距离为3号汉字高度的7/8 首页不显示页码。