缺血性心力衰竭干细胞治疗国际高峰论坛-8.8要点.ppt

专家接待流程及安排 1、接机部分（1月7-8日全天36小时）： 机场——会场(酒店）：预计700位领导/专家 VVIP：特拉斯/奔驰/奥迪A6L+工作人员陪同 VIP：别克商务GL8/A6L/考斯特 工作人员： 机场现场举牌人员各2名 迎接专家并指引专家至司机停车处机动人员各2名+阳光工作人员现场协助各2名 酒店会场迎接人员2名 2、火车站接送部分（1月7-8日全天24小时）： 深圳北站/罗湖站——会场：预计100位专家/领导 VVIP：奔驰/奥迪A6L+工作人员全程陪同 VIP：别克商务GL8/A6L/考斯特 工作人员： 机场现场举牌人员各2名 迎接专家人员并指引专家至司机停车处机动人员各2名+阳光工作人员现场协助各2名 酒店会场迎接人员2名 总控： 工作人员1人：管理机场、火车站及酒店3个地点的整体协调 车辆总调度： 工作人员1名（会议筹备组用车公司总调度密切配合，把控所有车辆的调控和调度） 3、深圳当地领导/专家接待部分（1月7-8日白天提前预约）： 领导/专家所在地——会场：预计60位 VVIP：奔驰/奥迪A6L+工作人员全程陪同 VIP：别克商务GL8/奥迪A6L 部分专家自行开车前往现场（注意安排停车证和停车场指引） 工作人员： 酒店正门口迎接人员2名、车库电梯处指引2名 一楼扶梯处1名、一楼直梯处指引1名 专家用餐处2名、二楼直梯处指引1名 二楼注册台1名、二楼签到台1名 主会场门口1名、会场内接待及指引1名 另外5名跟车陪同专家 车辆调度1名、总控1名 礼仪：酒店门口2名迎接，电梯口2名迎接，会场门口2名指引接待 身高170cm 外貌端庄秀丽 着淡妆 配专业工作服（白色衬衣+黑色短裙） 可简单双语对话 1、22日外地到场专家根据时间，安排入住酒店+用餐 全程1人总控 1名工作人员全程负责2-3位专家的现场活动 2、23日本地到场专家及会场安排，酒店大堂迎接指引至会场并安排落座 全程1人总控 1名工作人员全程负责5-6位专家的现场活动 * * 场外部分 场外部分 场外部分 场外部分 礼仪 专家现场维护： 总控 工作人员1 工作人员5……20 工作人员2 工作人员3 工作人员4 专家现场维护： 总控 工作人员1 工作人员5……20 工作人员2 工作人员3 工作人员4 关于22日酒店内安排 1、专家到达酒店后，根据专家意见和抵达时间，逐一安排登记入住——领取劳务——自助餐（告知专家凭房卡自行用餐） 2、工作人员在现场陪同并指引，待专家进入房间休息或专家要求无需陪同情况下，工作人员随即离开 3、酒店内24小时安排2名工作人员值班，若专家出现任何需求或其他情况，工作人员随即做出安排 4、整个过程中，工作人员密切注意各个专家的需求，并在实时给予回应和安排 23日外地专家安排 1、早上7：30安排酒店叫早，提醒专家及时用餐和参会 2、一楼电梯口安排指引工作人员随时做好指引工作 3、餐厅门口安排2位工作人员，迎接用餐专家，接待已用餐完毕的专家，并指引至会场并参与会场的一系列流程活动：注册、签到、拍照、入场、入座 4、整个过程中，工作人员密切注意各个专家的需求，并在实时给予回应和安排 23日本地专家安排 1、22日下午司机和负责接的人员与专家提前联系好接待时间和地点，并于次日至少提前半小时到达 2、23日早上于预约好的时间准时给专家打电话沟通，司机/工作人员前往迎接并指引专家至车里 3、司机安全平稳驾驶送专家至会场门口 4、工作人员和礼仪接待专家并指引至会场参与注册、签到、拍照、入场及落座 5、整个过程中，工作人员密切注意各个专家的需求，并在实时给予回应和安排 中途外出情况 1、密切注意专家需求，若有外出临时办事的情况，第一时间联系好司机并安排陪同工作人员，将专家及时送至目的地，并询问专家出来的时间并计划下一站去何地，工作人员和司机全程等候 2、待指定时间已到，工作人员将给专家打电话沟通专家的进展情况 3、待专家出来，再次与专家沟通落实目的地，直至将专家送至家中或者专家明确表示无需我们陪同和用车为止 撤离 1、指定司机和陪同人员提前与专家沟通好撤离时间和到达地点 2、待指定