2014履约资料规范化整理标准.docVIP

合同履约资料规范化整理标准 一、立卷及存放 合同履约资料必须整理两套，一份存放分公司档案室存档，一份存放到工地现场，以备检查人员随时检查。资料整理应齐全有序，完整有效，与施工现场要匹配对应，按目录顺序整理。 分公司存档资料有统一档案盒存装，统一编号，每月资料随发生随时收集；工地存放的资料需档案盒材质、式样必须统一，不得有破损，正、侧面粘贴统一式样（见附表1、2）。 合同履约资料按两份原件整理，必须保证分公司存放为原件，工地存放可用复印件。竣工后经审查合格送分公司档案室存档。 为了使技术员了解工程中应该收集哪些履约资料，分公司对履约资料的检查是如何评分的，公司制定了一套完整的合同履约资料检查评分表，每个工程必须分专业在档案盒内存放一份备查。 二、主要控制项的整理标准 认真按公司下发的资料表格核对，确保表格使用正确。其主要控制项有（见后附样表）： 序号 主要控制项 分值 1 合同交底记录 2 2 甲方代表授权通知书 6 3 乙方代表授权通知书 4 4 图纸会审及设计变更 4 5 图纸及变更收到记录 4 6 各种洽商记录及工作联系单 10 7 延长工期报审表 4 8 各种经济技术签证 10 9 月份工程进度结算及核准申请表 10 10 总包单位工程量确认单（有总包） 4 11 月份工程款申请拨付单 8 12 甲方拨款对帐表 4 13 甲供材料分批计划表（需有甲方签收） 4 14 甲供材料进场验收单 4 15 甲供设备进场验收单 4 16 申请停工报告 2 17 停工协议 2 18 竣工结算提交审核报告 2 19 工程竣工交付单 4 20 各种会议记录 4 21 资料表观整理及保管情况 4 合计 100 合同履约资料所有签字均要求手签，不允许采用打印方式。 甲乙方代表授权书须在进场前一周内办理，办理时需注意工程管理涉及的内容应与合同相符。授权多人时须注明为全部签字有效还是任一人签字有效；若甲/乙方代表有变更，需及时发联系单，要求做出变更授权人的书面文件。 其中图纸会审、设计变更等若为复印件必须标明原件的存放位置。 图纸及变更收到记录填写应完整，其名称要与图纸名称相符，不能随便写个工程名称大家都明白就行，并标明每套页数及套数，收到时间及发放人签名.每次收到图纸都要做相应记录. 工程中发生需沟通解决的问题应以洽商记录或工作联系单的方式进行。 工期顺延记录，单独承揽的工程，不能按合同竣工日期竣工的，需及时办理工期顺延。施工过程中因变更或甲供材料进场不及时或质量问题等影响工期的也需办理工期顺延。 工程中发生的一般变更需及时办理经济签证，应随工程进度，随时发生随时收集，其内容应字句慎密，不能漏洞百出，以致于最后审计时不能作为证据或是据此可以看出其他不利于审计的问题。 月份工程款申请拨付表，应与每月提报的进度结算相符的。 每月收集当月施工进度结算及核准申请表，当月不报结算要文字说明。合同约定节点结算的也需作说明。 按月收集总包单位工程量确认单，签字要齐全，内容要完整。 甲方拨款对帐表，需有甲方签收回执。 甲供材料分批计划，每次提报的甲供材料计划需特别注意甲方签字及日期都完整,以便查对材料进场时间是否影响工期。 甲供材料进场验收单及甲供设备进场验收单施工过程中随工程进度进场向建设单位或监理单位审报单，也可将技术资料中的“材料、成品、半成品进场验收记录”复制一份但要标明原件存放位置。 竣工工程交付使用单，工程竣工必须向甲方办理交付使用单。 工程竣工结算提交审核报告，必须有甲方签收。 申请停工报告、停工协议 各种会议记录，项目部应随时收集相应的会议记录，应有参加会议人员签到或监理公司整理发放的会议纪要。 三、合同履约资料过程检查及归档 过程检查：经营核算部计划每月检查6-8个在建工程的合同履约资料，每月12日前被抽查的资料需交到资料员处待查（公司存档的或项目部存档的不确定，随机），合同履约资料要随时补充完善。 资料复查：在建工程如本月合同履约资料检查出现较多问题，将在次月进行复查，复查时仍未整改的将严肃处理。 竣工资料审查：竣工工程合同履约资料整理完成后，先送分公司经营核算部检查，整改完经复查合格后送分公司档案室存档。 其他：项目部认为有必要收集保存的其他证据材料也可以收集留存。 附表1 附表2 资料样表： 《建设工程施工合同》履行资料 工程名称： 资料名称： 编 制 人： 时 间： 合同履行资料目录表 工程名称： 序号 资料内容 页 数 备注 原件 复印件 其他 1