综合档案室建设标准.docVIP

集团公司综合档案室的规范化建设 一、组织管理 （一）设置与集团公司发展相适应的档案管理机构 1、下发文件成立集团公司综合档案室：一般档案室隶属于办公室 2、建立档案、情报、资料、信息处理的一体化部门 （1）集团公司各种门类、不同载体的档案集中在档案室保管 （2）成立档案、情报、资料、信息一体化部门 3、档案工作列入集团公司发展规划和议事日程 （1）档案工作列入集团公司发展计划 ａ、集团公司发展规划中有明确的档案发展目标 ｂ、档案工作列入集团公司发展计划中（每年的工作思路、计划、和总结中对档案工作有详细的内容） （2）制定档案工作发展计划：要达到什么目标、水平，有长期和短期的计划。 （二）人员 1、有明确的分管领导（总经理或副总等） 2、档案室有负责人 3、专职档案员 （1）档案人员有相关的文化和专业素质 （2）对相关部门或下属单位进行监督指导工作 4、成立档案领导小组和档案专、兼职人员网络 （三）制度建设 1、制定档案工作岗位责任制和考核制度 2、根据集团公司实际情况建立一系列档案管理制度 （1）档案工作制度纳入集团公司管理制度中； （2）集团公司档案管理制度应包括档案管理办法（含收集、整理、保管、鉴定、统计、利用）、文件材料立卷归档制度、保管期限表、档案保密制度、底图保管、更改及复制制度和库房管理制度。 3、制定档案人员“三纳入”、“四参加”制度，这是保证档案完整、准确、系统的控制措施和手段。 1、建立健全“三纳入”制度“三纳入”：是指将集团公司文件材料的形成、运转、积累 整理和归档，纳入生产技术、经营活动和各项管理工作的程序，纳入科研、基建和经营等各项活动的工作计划，纳入集团公司有关部门的职责范围和有关人员岗位责任制。 2、建立“四参加”制度 档案人员参加重要计划工作会议；参加科研课题、设计项目以及产品评审、鉴定会，参加工程竣工验收，参加设备开箱。 3、做好档案和法律法规的宣传工作 二、设施设备建设 （一）库房符合档案安全保管要求 （1）库房面积要有余地 （2）“八防”：防火、防盗、防高温、防光、防潮湿、防虫、防霉、防尘等。 （二）档案装具充裕、符合国家标准 （三）配备必要的保护设备 配备了灭火器、空调、除湿机、温湿度测试仪等设备。 （四）配备现代化管理设备 根据集团公司档案工作现代化管理需要配备相关设备： 1、配备计算机； 2、根据集团公司实际情况配备扫描仪、光盘刻录机等。 三、业务建设 （一）收集工作 1、按规定做好归档工作 （1）归档工作要纳入集团公司各项工作计划，要纳入集团公司领导工作议程，纳入有关人员的岗位责任制。 （2）各类档案要按立卷归档制度执行 （3）要建立文件材料追究制度。 2、根据集团公司需要，拓展归档范围。 随着集团公司的发展，要不断拓展建档范围：党建档案、安全生产档案、计生档案、质量监督档案、集团公司信用档案、反倾销档案、集团公司文化档案、工会档案等。 3、归档文件材料的载体和字迹要符合耐久性要求。 （1）不能使用铅笔、圆珠笔等不耐久字迹材料。 （2）载体（装具）质量符合国家有关规定。 4、有完备的交接手续 （1）要形成移交清册； （2）履行签字手续。 5、归档文件齐全、准确 归档文件材料应为原件，无错、漏、改现象，要保持文件材料的原始性和有效性。 （二）整理工作 1、根据集团公司实际情况制定分类方案 （1）有分类方案说明（为什么要这样制定） （2）制定集团公司切实可行的分类方案（结合本集团公司实际情况来制定） 2、整理科学，符合国家或行业标准，便于集团公司管理和利用 （1）遵循文件材料的形成规律，保持卷内文件有机联系。 （2）文件有序排列，并按要求编号； （3）卷内目录、备考表填写规范、清晰。 3、编目规范，排架合理 （1）案卷封面填写规范、清晰； （2）案卷标题能提示卷内文件内容； （3）案卷排列有序、实用。 （三）保管工作 档案保管安全：（1）建立规范的全宗卷（包括档案收集、档案整理、档案鉴定、档案保管、档案统计、档案利用、档案管理新技术应用）；（2）档案无霉变、褪色、污损、虫蛀、鼠咬等现象；（3）档案库房无火灾、水淹等事故。 （四）鉴定工作 成立档案鉴定小组，按规定开展鉴定工作：（1）到期档案按程序进行鉴定；（2）按要求填写销毁清册。 （五）统计工作 统计内容要全面，统计数据准确：1、有档案管理、利用情况统计台账；2、建立收进、移出登记簿；3、按要求及时填报有关统计报表。 四、档案信息资源开发利用工作 （一）信息化管理 1、开展集团公司档案信息化管理：（1）档案管理现代化与集团公司业务信息系统相衔接。（2）档案管理软件能满足各类电子数据存储、检索和管理的需要，如：设计、生产经营、财务、材料管理、售后服务等 2、建立档案条目数据库、重要档案