电子文件归档及管理.ppt

归档电子文件按分类排列顺序，逐“件”编制电子文件目录，电子文件目录主要是机读目录，应与归档电子文件存储到同一存储载体中，同时打印出纸质目录。 （三）编目 脱机存储载体应按分类排列顺序，逐“盘”编制目录。 文件 编号 题 名 形成 时间 文件稿 本代码 文件类 别代码 载体 编号 保管 期限 备注 归档电子文件目录 注：电子文件稿本代码:M-草稿性电子文件;U-非正式电子文件;F-正式电子文件。 电子文件类别代码：T-文本文件;I-图像文件:G-图形文件;V-影像文件;A-声音文件;M-多媒体件； P-计算机程序；D-数据文件。 脱机存储载体逐“盘”编制标签，光盘可在光盘盘面上贴上光盘贴，装入光盘盒，光盘贴和盒面上注明存储数据的对象、内容、时间、数据库名称、文件格式和软硬件应用环境等元数据信息，也可用专用软笔直接将上述信息写在光盘上。磁盘、磁带等可参照以上方法。 （四）编制标签 存储数据的对象： 内容： 时间： 数据库名称： 文件格式： 软硬件应用环境： 内容： 时间： 文件格式： 存储数据的对象： 数据库名称： 软硬件应用环境： 六、电子档案的移交 属于国家综合档案馆接收范围的电子档案，应向同级国家综合档案馆移交。 档案移交单位一般自电子档案形成之日起5年内向同级国家综合档案馆移交。 对于有特殊要求的电子档案可以延长移交时间。 涉密电子档案移交时间另行规定。 第二部分 电子文件归档在文档管理系统中的操作 结合科怡文件档案管理系统软件，电子文件归档的流程如下： 文件登记 文件归档 检索有需归 档标识的文件 填写电子文件相关 信息外还须填写需 归档的标识 根据“三合一”制度 填写文件相应的 光盘代号、形成年度、 类目号、保管期限、 类别号 确认归档 填写《归档电子文件登记表》首页 打印《归档电子文件登记表》续页 填写、盖章 《归档电子文件移交 接收检验登记表》 一式两份 归档成功 电子文件归档及管理 PPT模板下载：/moban/ 电子文件归档与管理 电子文件归档在文档系统中的操作 1 2 第一部分 电子文件归档及管理 一、电子文件的概念 电子文件是指在数字设备中产生，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。（也称数字式文件） 构成完整电子文件的三要素: 内容 背景 结构 二、电子文件的种类 (一)按电子文件的信息存在形式分类。可分为以下9种文件： 1、文本文件(Text) 2、图形文件(Graphic) 3、图像文件(Image) 4、视频(影像)文件(Video) 5、音频(声音)文件(Audio) 6、数据文件(Data) 7、命令文件，亦称计算机程序(Program) 8、多媒体文件(Multimedia) 9、超媒体链接文件（Hypermedia） (二)按文件的功能分类。 主文件 支持性文件 辅助性文件 工具性文件 (三)按文件的生成方式分类。 原始文件 转换文件 (四)按文件的性质分类。 草稿性电子文件（M） 非正式电子文件（U） 正式电子文件（F） 三、电子文件的特点 (一)电子文件信息内容与形式之间具有可分离性 (二)信息的不稳定性 (三)信息的可操作性 (四)电子文件信息对硬软件及标准体系的依赖性 (五)电子文件形成系统的异构性 四、电子文件的收集与归档 1、电子文件的归档范围参照国家关于纸质文件归档的有关规定执行，并应包括相应的背景信息和元数据。 （一）电子文件的收集要求 2、记录了重要文件的主要修改过程和办理情况，有参考价值的电子文件及其电子版本的定稿均应被保留。 GB／T18894—2002的国家标准《电子文件归档与管理规范》 3、当公务或其他事务处理过程只产生电子文件时，应采取严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时应随时对电子文件进行备份，存储于能够脱机保存的载体上。 4、对在网络系统中处于流转状态，暂时无法确定其保管责任的电子文件，应采取捕获措施，集中存储在符合安全要求的电子文件暂存存储器中，以防散失。 GB／T18894—2002的国家标准《电子文件归档与管理规范》 5、对用文字处理技术形成的文本电子文件，收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时同时保留文字处理工具软件。文字型电子文件以XML、RTF、TXT为通用格式。 6、对用扫描仪等设备获得的采用非通用文件格式的图像电