《文书与档案管理教学课件》文书整理与归档.pptVIP

全 宗 号 　 年 度 　 保管期限 页 数 　 室编件号 　 馆编件号 　 机构(问题) 　 右上角加盖归档章 六、编号 全 宗 号 　 年 度 　 保管期限 　 页 数 　 室编件号 　 馆编件号 　 机构(问题) 　 档案馆给定的，没有为空 2008 总页数 空 按问题结合时间排好的顺序号 机构名称 永 全 宗 号 32　 年 度 2008　 保管期限 永　 页 数 15 室编件号 1　 馆编件号 　 机构(问题) 党办　 七、编目 全宗号 目录号 案卷号 件 号 责任者 文号 题 名 日期 页 数 备 注 归　档　文　件　目　录 10 10 10 1 2 3 北京市昌平区沙河镇党委Δ 北京市昌平区沙河镇党委 北京市昌平区沙河镇 昌平区沙河镇2008年工作总结 2008年大事记 [与三元公司签订的土地征用协议]2008000025 10 8 党办 党办 政府办 32 32 32 e e 昌沙党发[2008]25号 1、有文号照实录入；2、没有为空。 不足8位用0补齐，没有月份排在年末 没有具体日期的排在月末 自拟题名加[ ] 电子文件标识，有填写e，没有为空 用8位阿拉伯数字表示，不能出现 、或 — 等 八、装盒 将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，装盒具体要求如下。 （1）不同形成年度的归档文件不能装入同一档案盒。 （2）不同保管期限的归档文件不能装入同一档案盒。 （3）不同机构或问题类目的归档文件不能装入同一档案盒。 （4）同一类目的归档文件数量不够一盒时，不能装入其他类目的档案盒，只能装入相应厚度的档案盒。 （5）同一事由的归档文件不要求必须装入同一档案盒，只须按照先后顺序依次装盒。 盒内文件情况说明 说明人: . 年 月 日 备 考 表 张三 2009 4 15 主要填写本盒内文件的缺损、修改、补充、移出销毁等情况。（协议与补充协议可相互指引） 由档案员签名 填写装盒日期 北京市昌平区沙河镇 2008 永久 党 办 政府办 1 10 32 一、 文书归档制度 1.文书归档范围 文书归档的范围是指各级党政机关或者各事业单位，在工作、生产活动中形成的、反映本单位工作活动且具有考查利用价值，需要归档的文书的范围。 文书归档应该以本单位直接产生的文书为主，着重归整记载和反映本单位主要职能活动的、具有重要的长远查考价值的文书，见表3-1。 与政府机关、事业单位归档范围不同的是，企业文书中包含大量的经营、研发等相关业务文书，因此归档范围更宽泛一些。 由于企业的类型、性质经及经营范围等方面存在非常大的差异，国家相关部门并未制定全国统一的企业文书归档范围标准，不同地区、行业的企业可以根据当地档案部门的要求，结合企业本身的具体情况来划定归档范围。 企业中需要归档的文书主要包括行政管理类、企业经营类、企业生产技术与产品研发类、企业基础建设类、企业设备仪器类、企业会计类等几个方面，见表3-2。 2.文书整理归档要求 及时归档文书 齐全、完整地归档文书 保持归档文件之间的有机联系 准确界定文书材料的保管期限 归档文件所用材料要符合保护要求 二、 文书归档制度 文书整理归档是指文书部门将已经办理完毕，具有一定查考价值的文件材料，按照它们在形成过程中的联系和一定的规律，以“件”为单位，分类整理，并进行装盒、归档的过程。 文书归档整理操作流程如图3-1 所示。 一般以每份文件为一件 文件正本与定稿为一件 正文与附件为一件 原件与复制件为一件 报表、名册、图册按原来的装订方式，一册为一件 来文与复文合为一件 （件——归档文件的整理单位） 一、 收集 二、 装订 1.线装式 反面系蝴蝶结 三孔一线装订(正面) 装订前准备 （1）检查归档文件规格和完整性。 （2）去掉归档文件金属物。 （3）按顺序排列同一份归档文件。 2.不锈钢书订 左上角一订 左侧两订 3.塑料扣具 三、鉴定 鉴定是按照一定的原则、方法和标准，判定文件的价值，确定其保管期限，剔除失去保存价值的文件并予以销毁的业务工作。 1.判断文件价值 2.确定文件的保管期限 3.定期复审 对保管期限满的定期保存档案的价值进行复审，审查其是否确实丧失保存价值，尚有保存价值的需重新确定保管期限，否则予以销毁。 四、分类 常用的分类方法： 复式分类法： （1）年度—组织机构—保管期限分类法。 （2）保管期限—年度—问题分类法。 （3）组织机构—年度—保管期限分类法。 （4）年度—问题—保管期限分类法。 五、分类 （1）同一事由的归档文件，