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关于重庆公司常用函件的管理规范 各部门： 为规范重庆区域内外函件的管理，提高报文质量，加强函件严谨性，现对重庆区域所有对外函件格式和内容要求统一规范，请各部门按以下规定认真执行。 函件类型 按照内容，目前暂划分为：追欠公函、 撤柜公函、罚款公函、促销公函、通用公函、委托书、限期整证书、收入证明。 （范本格式详见附件） 函件格式要求 1、纸张规格：函件纸张必须使用A4打印纸。不得使用二次纸或其它不符合规格的用纸。 2、文号：凡对外发送的公函，均必须按照以下要求编写文号。 以“重庆茂业百货有限公司”名义发函的，编号为：渝茂百外函字[200X年] 号 以“重庆迪康百货有限公司”名义发函的，编号为：渝迪百外函字[200X年] 号 以“重庆成商百货有限公司”名义发函的，编号为：渝成百外函字[200X年] 号 以“重庆茂业地产有限公司”名义发函的，编号为：渝茂地外函字[200X年] 号 以“重庆东方时代物业管理处”名义发函的，编号为：渝崇物外函字[200X年] 号 以“重庆崇德实业有限公司”名义发函的，编号为：渝崇司外函字[200X年] 号 以“重庆富春勋业房地产开发有限公司”名义发函的，编号为：渝富司外函字[200X年] 号 3、字体 文件标题统一选用黑体二号加粗字体，文号选用5号黑体字体，正文及收文单位名称选用宋体小四号字体。 4、正文间距：固定值28磅。 函件内容要求 1、函件抬头：应为收件者的法定全称，不得减写或缩写。 2、函件正文：发函部门根据实际情况参照相应的函件类型拟稿（用电脑打印，不得用手写）；内容可根据不同的情况（不同供应商、不同的欠款金额、不同的活动内容、不同的要求与处罚程度）而定，做适当修改与调整，无需对照本公函照搬全用； 3、落款：对供应商发函的函件，落款公司名称须与合同签订时我公司使用的名称保持一致； 4、函件内容中涉及财务数据的（如销售数据或欠款数据等），必须由财务部核实金额；涉及合同条款的必须核实合同原件； 5、日期一律用中文数字，不可用阿拉伯数字； 6、可能涉及到诉讼的必须特别注意措辞，务必经法务室审核。 函件的签收 部分函件必须由收件方签收确认（详见各函件范本的使用说明），签收确认的方法： 1）发函人员在秘书处领取盖章函件； 2）在无法正常递送或对方无法亲自签收的情况下，采取特快专递的方式，由档案室向发函人员确认收函人准确名称及地址，及时有效地投递，并在第一时间内收回对方签名回执，并将其与公函一并存档。 3）将盖章函件及时发送给收件方，并清楚告知此函需对方盖章确认，对于必须返回的确认函件，需在5个工作日内予以收回，并返回给公司秘书处存档。 五、函件的签收工作督办 如函件需经对方签收的，必须在一周内将有效证据交秘书处档案室存档，秘书处应按月度统计未及时交回对方签收件的责任人，转人力资源部兑现考核； 此通知自下发之日起，公司审批此类函件将不再接收其他形式的文本！ 重庆区域秘书处 二○○七年四月十六日 渝 外函字【2007】 号 公 函 ： 截止 年 月 日，贵公司在我公司 店所设专柜，累积拖欠各项费用共计￥ 元，连续欠款时间已经超过 个月。 如贵公司对欠款数额有异议，请在收函后 日内与我公司对帐，如无异议，请贵公司于 年 月 日前交清所有拖欠费用，逾期不交清，我公司将采取相关措施维护我公司的合法权益。请贵公司严格履行应尽的义务，否则，将承担合同约定的不利后果。 特此函告！ 公司 二○○ 年 月 日 本函使用说明： 1、此函为我司对外催欠公函，内容必须明确、准确欠款数据及欠款时间； 2、由需求部门自行拟函； 3、由需求部门自行转财务部会计和经理签字确认金额； 4、函件盖章后由秘书处留一份存档； 5、由需求部门送达公函给收函方，并取得有效送达证据交秘书处档案室保存； 6、本函件有效的送达方式为：交对方盖章后收回、交对方授权人员签收后收回、 用特快专递邮寄，并取得签收回执。 渝 外函字【2007】 号 公 函 ： 首先感谢贵司对我司的支持与配合。 贵司在我 店所设 专柜进场以来，销售业绩持续低迷，