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市社会保障事务局档案管理工作自查报告 社保档案是重要的民生档案，是实现为参保个人“记录一生、跟踪一生、服务一生、保障一生”目标的基本保证。建局以来，我局一直高度重视社保档案管理工作，把这项工作摆上重要议事日程，克服场地、设施、资金、人员等方面的困难，想方设法、创造条件，努力按照规范化、标准化的要求开展档案管理。现根据要求，将有关工作情况自查如下： 一、社保业务开展情况 截止目前，市本级共有企事业参保单位1.8万家，企事业养老参保人员62.7万人、职工医保参保56.5万人、工伤参保38.3万人、生育参保37.5万人、失业参保32万人，城乡居民养老保险参保14万人，城乡居民医疗保险参保39.1万人。市本级所辖南湖、秀洲2个建制区及嘉兴经济技术开发区1个功能区不设社保经办机构，社保经办业务全部由我局统一承担。 二、档案管理工作情况 目前，我局已完成2011~2013年度社保档案的规范化整理工作，整理各类档案总数共计119019卷（件），其中文书档案1662卷（件），业务档案115939卷（件），会计档案（包括会计类业务档案）1150卷，特种载体档案28件。业务档案中，社保管理类16200卷（件），社保征缴类9347卷（件），养老保险待遇类27831卷（件），医疗保险待遇类10697卷（件），工伤保险类5873卷（件），生育保险类19568卷（件），城乡居民养老保险类26423卷（件）。上述所有档案均已入库。此外，我们还完成了《全宗介绍》、《全宗指南》、《大事记》、《组织机构沿革》、《年鉴》、《论文选编》等资料的整理编研工作。 今年，我们又确立了以下三个档案工作重点:一是完成2014年度社保档案和221号文件经办档案以及“老农保”档案的省二级标准规范化整理并入库集中管理；二是启动残破亟需抢救性保护历史档案的数字化和规范整理工作；三是开展历史档案摸底调查，积极争取市领导和相关部门的重视和支持，落实资金，启动历史档案的规范化整理。在具体管理中，主要做好以下几个方面的工作： 1、建章立制，明确责任 争取领导重视，创造基础条件。因场地条件限制，我局没有专业的档案室，业务形成的档案一般由各处室自行保管，其中有一部分打包寄放在外单位的租借场地，存在着极其严重的安全隐患。为此，我局主要领导一方面多次向市领导进行汇报、反映情况，争取领导重视，另一方面积极向财政部门申请专项经费。2013年下半年，在市领导和财政部门的重视支持下，我局档案达标顺利启动，并考虑大楼建筑结构和楼面承重，通过调整服务大厅的窗口布局，内部挖潜，在1楼开辟出一间社保综合档案室，并以服务外包的形式对历年业务档案进行规范化整理。 加强组织领导，完善工作机制。为确保档案达标工作顺利推进，我局成立了局长为组长、分管局长为副组长、各处室主要负责人为成员的档案达标工作领导小组及办公室，由局办公室主任牵头，建立了一支1名专职档案员、11名处室兼职档案管理员组成的档案管理队伍。去年以来，班子多次召开档案达标推进工作专题会议，听取达标工作情况汇报，研究解决存在困难和问题；同时，局领导经常召集达标工作领导小组成员到档案室现场办公，指导开展工作，使我局的档案管理工作形成了组织上有保证、职责上有分工，日常工作有人过问、出现困难有人解决的良好机制。 强化制度建设，提升管理规范。根据部、省社保档案管理的工作规范和要求，我局在省人社厅和市档案局的精心指导下，明确了社保档案工作的规划设计、业务操作等方面规范标准。先后制定了《档案综合管理办法》、《档案工作岗位职责》、《综合档案归档范围和保管期限表》、《文件材料整理归档制度》、《社保档案借阅、利用制度》、《档案库房管理制度》、《档案统计制度》、《档案鉴定销毁制度》、《档案保密制度》等12个方面的规章制度。同时，针对养老保险等社保业务档案的收集、整理、保管和利用提出了一系列明确要求，并及时研究改进档案整理过程中出现的新情况、新问题，使档案管理的制度化、规范化、标准化水平进一步得到提升。 2、全员参与，确保质量 档案收集规范有序。一方面，注重社保档案的及时收集。各处室在工作中形成和积累的所有资料都必须纳入档案管理范围，按照社会保障文件材料归档范围的要求，由业务处室兼职档案员进行收集、整理和归档后移交综合档案室；办公室负责文书档案、科技设备档案、特殊载体档案的收集；各处室负责人作为本处室档案工作的第一责任人，负有对本处室档案工作的督促落实；兼职档案员负责对本处室相关档案管理进行具体指导，确保各类资料归档的时效和质量。另一方面，注重社保档案的盘点检查。专职档案管理人员对各处室所移交的文书档案、社会保险档案必须进行全面检查：检查档案资料是否完整，各类档案的各项要素有否填写；检查各种门类和不同载体的文件材料是否齐全，对于