经费动支应行注意事项.doc

連江縣北竿鄉公所 經費動支及核銷、請款 目的： 為縮短工作流程，加速公款支付時效，並符法令規定，本室特別針對同仁 平常較常用且易疏忽之處詳加規範，供本所同仁承辦業務參考，俾使各單位對經費動支程序有明確依據可循。 參、應行注意事項 (一)經費動支注意事項 申請動支經費於事前依規定簽准，經核准後始得辦理；，載明購買物品名稱、數量。 (二)核銷注意事項 財物購置、營繕工程經請購、採購、驗收合格後，由廠商依法開具發票或收據，採購經辦人員將原始憑證貼於「粘貼憑」上，註明用途，並檢附經核准之請購單簽呈、估價單、驗收、合約等相關文件，會、蓋章後送計室審核並送長核章。 各項經費結報請務必貼於「黏貼憑證用紙」上。 用途說明欄：應填寫所購物品之用途，而非品名。 簽章：經辦(購)人與驗收或證明人不可為同一人。 報核數若較發票金額少，承辦人應在黏存單上註明實付數金額加註原因並簽章。 「黏貼憑證用紙」金額或相關資料塗改時，請經辦(購)人在更改處簽章證明。 四、取具原始憑証應注意事項： 統一發票應記明下列事項：營業人之名稱、地址及其營利事業統一編號、採購名稱及數量、單價及總價、開立統一發票日期、買受機關名稱(抬頭)。 因本所非營業單位，故統一發票以取得二聯式為宜，若取具三聯式發票，應將扣抵聯及收執聯一併黏貼核銷。 收據應記明下列事項：受領事由、實收數額、支付機關名稱（抬頭）、受領人之姓名或名稱、地址及國民身分證或營利事業統一編號、受領年月日。 發票、收據買受（支付）機關名稱（抬頭）請寫「連江縣北竿鄉公所」，不可填寫各單位或個人名稱或活動名稱。 發票、收據日期應填註，並應於請示日期之後。 發票上數字金額的合計應與中文大寫金額相符。 收銀機發票無品名僅有貨號者，經手人請加註所購貨物之品名並簽章；無法填列買受機機名稱（抬頭）者，請填列本所統一編號。 發票、收據上之品名、單價、數量須明列，若品目眾多數量只寫“一批”，需另附明細表。 退還履約保證金：檢附原繳款收據、驗收結算證明書影本辦理。 退還保固金：承辦單位應敘明保固期滿經查核保固項目均符合合約規定，並檢附原繳款收據辦理。 辦理各項活動及業務如需預借經費時，請附預付費用請示單,結案核銷時請檢附原始憑證及附上預付費用收回或轉正通知單(表六)。 數個計畫或科目共同支付一筆款項，其支出憑證不能分割者，應加填支出分攤表(表七)。 郵費應檢附購買票品證明單。 國內出差旅費應於事前填具出差請示單經核准後，於出差後十五日內，依國內出差旅費報支要點，檢附出差旅費報告表(表八)及出差請示單請領。如由出差單位供膳二餐以上者，不得報支膳費，但雜費得按每日膳雜費數額1/2報支。 參加訓練或講習，包括行程及訓練期間，訓練機構每日已提供用膳二餐以上及住宿者，僅補助服務機關至訓練機構間之往返交通費；訓練機構確未提供前述必要之膳宿者，受訓人員之服務機關得衡酌實際情況，參照「國內出差旅費報支要點」之規定，核給往返之交通費、住宿費及按膳雜費之1/2支給膳費。 臨時雇工請填報工資印領清冊(表九)並檢附簽到記錄。 出席費請填報出席費印領清冊(表十)並檢附會議簽到記錄。 出席費、稿費、審查費、鐘點費及各項津貼等應列入個人課稅所得，並依規定代扣稅額。 加班費應於事前填具加班請示單經核准後加班，核銷應附加班請示單、簽到單影本、印領清冊。 訂定契約之設備租金及維護費用，請檢附合約影本。分批（期）付款之收據或統一發票，應附分批（期）付款表(表十一)，列明應付總額、已付及未付金額等；其訂有合約者，應於第一次付款時檢附合約副本或抄本。 代收款核銷時，請附撥入公庫款項通知單及支出(轉帳)通知單(表十二)並附上二份(一份正本憑證、一份影本憑證)，影本憑證上蓋職章並註明(本影印本與正本相符)。 各課室如有應留存之憑證或印領清冊，請於送主計室核銷請款之前影印完畢，避免事後之調閱，造成困擾。 出納請於款項支付完畢後將支出傳票一聯交由各承辦人員存查。 本所自行收納款項請粘貼於收入粘貼憑證用紙(表十三)。 七、委辦、補助經費另須注意事項 每項委辦、補助經費應俟補助款撥入本所後，再付款。於第一次請購時，請附公文、計劃書、預算書，為免混淆，每一單據請填明計畫名稱，若需墊支者請附墊付請示單,核銷時註明為墊付款並附上墊付款收回或轉正通知單(表十四)。 各計畫經費，請按核准內容支用，非 (附件二) 辦理活動經費請示作業流程圖 承辦單位 流程圖