付款进度异常反应单.pptVIP

付款進度異常反應單OA作業上線前操作講解 主持人：XXX XX 講解人：應用四組 陳彥宇(400-7578) 91.00.00 講解大綱 一、作業目的 二、作業範圍 三、作業流程介紹 四、使用前注意事項 五、操作畫面介紹 六、操作流程簡介 七、錯誤訊息Ｑ＆Ａ 三、作業流程介紹 * * 一、作業目的 為使資材課、採購部門、會計部門即時瞭解內購材料之付款進度，針對未於規定期限內完成付款進度之案件，由電腦產生「付款進度異常反應單」，並由ＮＯＴＥＳ傳送通知處理部門，以簡化每日列印本單及內部寄送作業，加速處理時效。 二、作業範圍 資材課輸入收料資料後，若檢驗部門未於規定期限內完成檢驗者，即由電腦產生本單通知檢驗部門處理。 檢驗部門檢驗完成後，若資材課未於五日內整理付款憑證寄送會計或採購部者，即由電腦產生本單通知資材課處理。 採購部接獲品質異常案件，若未於十日內輸入付款資料時，即由電腦產生本單通知採購部處理。 會計部門接獲付款案件，若未於三日內輸入付款資料時，即由電腦產生本單通知會計處理。 MIS付款進度異常文件檔 完成 NOTES傳簽文件 交辦 呈核 表單有固 定經辦? 經辦人員 部門主管 其他主管核簽 否 是 四、注意事項 經辦人須將表單中每一檢驗項目之“未處理原因說明”輸入完畢後，才可將表單呈核主管；否則，系統將發出錯誤訊息，並禁止表單傳送。 經辦人及核簽人員於收到本單三日內，須將表單處理完成並呈核上一層主管，否則系統將自動發出催辦訊息。若第一次催辦後仍未處理，則系統每隔兩日會發出催辦訊息；第三次催辦以後，系統將同時通知上一層主管協助催辦。 五、操作畫面介紹 1.個人待核簽查詢畫面 系統預設之資料庫啟始畫面，提醒使用這尚有哪些異常文件未處理！ 2.依經辦部門查詢畫面 可輸入公司+部門代號查詢部門內有幾份異常文件待處理。 3.依待核簽者查詢畫面 可輸入姓名查詢經辦人有哪些異常文件待處理。 4.催辦三次未處理查詢畫面 催辦次數超過四次以上之文件會顯示於此畫面。 5.依經辦部門查詢核簽完成文件畫面 可輸入公司+部門代號查詢部門內之核簽完成文件（核簽完半年內）。 6.依核簽完成日期查詢核簽完成文件畫面 可輸入西元日期查詢核簽完成文件（核簽完半年內）。 7.歷史文件查詢畫面 核簽完超過半年之核簽完成之文件可於此畫面查詢。 六、操作流程簡介 輸入異常原因說明 注意！！！ “未處理原因說明”不可空白 表單中所有“未處理原因說明”輸入完畢後即可按【呈核】按鈕呈核主管！ 1 2