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1前言 1.1系统应用背景 目前，计算机已经成为我们学习和工作的得力助手，它的价格已经十分低廉，性能却有了长足的进步，已经被应用于许多领域。计算机之所以如此流行的原因主要有以下几个方面：首先，计算机可以代替人工进行许多繁杂的劳动；其次，计算机可以节省许多资源；第三，计算机可以大大的提高人们的工作效率；第四，计算机可以使敏感文档更加安全等等[1]。 档案管理系统起初应用于最基础的工作，如打印报表、计算工资、人事管理等，进而发展到企业财务管理、库存管理等单项业务管理，这属于电子数据处理（EDP，Electronic Data Processing）系统。当建立了企业数据库，有了计算机网络从而达到数据共享后，从系统观点出发，实施全局规划和设计档案系统时，就达到管理档案系统的阶段[2]。 在我校，以及其它各大高校，对于毕业生档案的管理是相当重要的，而且也是相当麻烦的，它是学校管理中一项常规性工作。目前，我校档案馆学生档案室的所有档案管理工作全部通过手工方式完成，这样不仅浪费了大量的人力物力，而且由于人工管理存在着大量的不可预知性，造成毕业生档案管理的一些不规范，使得档案管理陷入“事倍功半”的地步。例如来档登记、检查档案、调出档案记录等，尤其是很多查询工作，主要表现在：寄档案者经常会来电询问档案是否收到或寄出，而工作人员经常需要通过翻阅登记资料来回答，占用大量工作时间；对学生基本信息、档案信息、调档记录等有关资料的维护方式很烦琐，难以查找。由于学校逐渐壮大，学生越来越多，而档案馆的管理人员有限，从而对提高工作效率、加强信息资源共享等方面，有了更高的要求。这就迫切需要利用计算机的数据库技术和网络技术实现档案管理工作自动化，以提高工作效率，带来一种全新的现代化、规范化、标准化管理模式 [3] 。 作为一个计算机专业的本科生，希望能用四年所学的知识编制出一个实用的程序来帮助我校的学生档案室来完成各项档案管理工作。 1.2系统开发环境 Visual Basic 是一种可视化的、面向对象和采用事件驱动方式的结构化高级程序设计语言，可用于开发 Windows 环境下的各类应用程序[4]。它简单易学、效率高，且功能强大可以与 Windows 专业开发工具SDK相媲美。在Visual Basic环境下，利用事件驱动的编程机制、新颖易用的可视化设计工具，使用Windows内部的广泛应用程序接口（API）函数，以及用动态链接库（DLL）、对象的链接、开放式数据连接（ODBC）等技术，可以高效、快速地开发Windows环境下功能强大、图形界面丰富的应用软件系统。随着版本的提高，Visual Basic的功能也越来越强。继5.0版以后，Visual Basic 推出了中文版，与前几个版本相比，其功能有了很大提升[5]。本人对Visual Basic 6.0的应用比较熟练，所以最终采用Visual Basic 6.0作为系统的开发工具。 在数据库的选择上，本人原来采用Access数据库，但考虑到Access中的数据存储在文件系统内，不适合海量数据的存储和数据库的信息共享，而学校的数据会随时间越来越多，所以Access数据库将无法满足日后的工作，此外，SQL Server 2000支持触发器、自定义函数等操作, 安全性、并发控制能力、数据挖掘、联机操作等方面都是Access无法超越的[6]。综上所述，最终采用了SQL Server 2000 个人版作为系统的数据库。 2需求分析与可行性研究 2.1需求分析 实践表明，软件开发前的需求分析是软件成败的关键，如果没有进行详细的需求分析，没有充分理解系统的各类用户的实际需求，那么最终的软件产品充其量只能说是软件开发者的作品而已，没有任何意义可言[7]。因此，在开发《毕业生档案管理系统》之初，我深入档案馆，对其工作的需求进行了详细的调查分析。 毕业生档案管理所实现的最终目标，就是要使学生的档案信息和相关材料的管理实现全面的规范化、科学化、自动化、高效化和流程化。档案馆的人手是非常有限的，档案管理系统要使有限的工作人员实现高效的管理，使各类学生档案信息得到有序的管理[8]。因此，毕业生档案管理系统应该具有如下的功能： （1）学生信息的录入，包括学生的基本情况、所在班级、院系、生源所在地、档案材料和调档情况等。 （2）在系统中能够对学生信息进行灵活的浏览和查询，以及对学生信息进行添加、删除和修改等。 （3）寄出档案时，本系统可以打印该学生的档案信息表，上面包括该学生的基本信息、档案去向、调档时间等，该表用于寄给接受单位。 （4）进行全年汇总时，可以根据所查询的结果分类汇总，然后通过报表进行打印，继而装订成册。 （5）用户管理，添加、删除、修改用户名和密码。 （6）基于权限的管理，本系统可以供管理员或普通用户使用。对于普通用户，