文件编写与控制培训概要.ppt

文件编写与控制 编写： 日期：2016-3-24 版本：A0 * * 文件的作用 符合标准要求 满足顾客要求 提供适宜的培训 重复性和追溯性 提供客观证据 评价质量体系有效性和适宜性 质量改进的支持 动态增值活动 形成文件不是目的 * * 文件编写步骤 对文件编写人员进行培训 任命文件编写小组组长和组员 执行危险源和环境因素辨识，风险评价和风险控制，评价出重大危险源和重要环境因素，并进行分析，并制订危险源清单，重大危险源清单，环境因素清单，重要环境因素有单。 根据企业经营宗旨和方向编制或修订质量方针，根据重大危险源编制或修订职业健康安全方针，根据重要环境因素编制和修订环境管理方针。 根据质量/职业健康安全/环境管理方针/重大危险源/重要环境因素技术经济可行性，确定目标、指标和管理方案。 制定文件编制导则，规范文件编制格式。 制定文件编写计划，按计划由文件编写小组分工编写。 * * 文件的结构 手册 阐明一个组织的方针，并描述其体系的文件 包括：方针/目标、组织结构、职责、管理原则 引用程序 * * 文件的结构 程序文件（支持手册） 描述某项活动的途径及方法的文件 包括： 各部门依据标准要求制订的程序 根据对过程的分析需要制定的程序（如关键 薄弱环节） * * 文件的结构 作业指导书（支持程序文件） 针对对某一作业具体操作过程、方法、标准或要求的描述。 过程作业指导书 设备维护作业指导书 监视测量类作业指导书 任职资格及培训要求 职位说明书 * * 文件的结构 表格和记录（支持程序或作业指导书） 体系运行过程中使用的各种记录表格及形成的记录。 包括标准要求的记录 如：文件控制记录 内部审核记录 培训记录 与产品直接有关的记录 * * 文件的结构 计划 针对特定的产品、服务、合同或项目，规定专门的质量措施，资源和活动顺序的文件。 * * 我们部门需要编写哪些文件？ 部门的 职能活动和目标有哪些？ 如何完成职能活动及实现目标是否复杂？ 这些活动是否组成一个完整的流程？并需要形成流程图？ 如果没有文件规定新员工是否能够操作？ 活动和方法本身是否有问题，并通过文件规范和改进？ 其他部门是否也会有同样的规定要求？ 是否需要与其他部门协调？ * * 部门通常有的文件 表格 职位说明书（WI） 业务操作类作业指导书（含流程图） 管理类作业指导书（含流程图） 相关程序（含流程图） * * 文件编写 手册 程序文件 作业指导书 表格（记录） 计划 * * 手册编写 什么是手册？ 阐明一个组织的方针，并描述其体系的文件。 * * 手册编写 手册通常至少应包括： 方针 影响管理、执行、验证或评审工作的人员职责、权限和相互关系 体系程序和说明 * * 手册编写 格式 没有统一的要求 * * 手册编写 构成和内容 封面 公司名称地址 批准 生效日期 版号 受控号 受控文件标识 目录部分 * * 手册编写 构成和内容 概述部分 前言 企业概况 手册的控制 正文部分 方针 体系要素描述 编写实例 * * 手册编写 编写要领 手册正文部分章节的描述 概述（总体原则） 职责（简要描述工作职责） 根据标准各要素要求分段落描述具体原则 支持性程序文件 * * 手册编写 编写要求 明确原则性要求 不要描述具体的做法 描述“WHAT”而不是“HOW” * * 程序文件编写 什么是程序文件 为完成某项活动所规定的方法 是手册的支持性文件 * * 程序文件编写 程序文件的格式 封面 组织的标志名称 文件编号 版号 修改状态 拟制、批准签字，生效日期 * * 程序文件编写 程序文件的格式 受控标识，发放号 格式 正文 眉头栏目 程序内容 * * 程序文件编写 程序文件的形式 文字叙述 流程图 二者结合 * * 程序文件编写 编写内容 文字叙述程序 目的和适用范围（WHY） 说明为什么开展该项活动 活动涉及哪些部门的哪方面工作 职责（WHO） * * 程序文件编写 编写内容 实施部门、实施人员的责任和权限 相关文件 与该程序有关联的其他文件 工作程序 按活动顺序列出开展该项活动的细节（方法 记录） * * 程序文件编写 为何做（WHY） 做什么（WHAT） 由谁做（WHO） 何时做（WHEN） 在何地做（WHERE） 如何做（HOW） * * 程序文件编写 考虑服务的有关特性 采用的材料、设备等 如何控制 应填写的记录 支持文件（程序、作业指导书） 应注意的例外特殊情况 * * 程序文件编写 目的和适用范围（WHY） 说明为什么开展该项活动 活动涉及哪些部门的工作 职责（WHO） 哪个部门或岗位完成相应的工作 * * 程序文件编写 工作程序 按工作流程画出流程图 每一活动对应相应的责任部门/岗位