开会就要学三星让会议变快变准课件.ppt

5 实行决定事项 如果想将会议结果圆满地反映在工作中，应当怎么做呢？ 首先，在召开会议时就应当决定好作用分担和责任体制。如果这一部分模糊不清，就难以自主性地开展活动。定期对执行事项进行检查也很重要，如果有可能，就应当在会议中途进行旨在报告会议结果的协商。而且，形成不搪塞或推卸责任的风气也很重要。 6 会后切实整理会场 在使用会议室时，连会后的会场整理都切实做到是一个很好的习惯。会后整理不是某个人要做的事，而应当由所有参加者协作完成。 桌子和椅子恢复原状了吗？ 黑板和白色书写板擦了吗？ 杯子和烟灰缸整理了吗？ 桌子上擦干净了吗？ 没有遗忘的东西吗？ 垃圾扔掉了吗？ 确认电源开关等关闭了吗？ 会议器材归还了吗？ 会后整理检查项目 从肯定性的方面说起 4 如果参加者不讨论则如一潭死水 1 首先从最重要的部分说起 2 有逻辑地、简单地表达 3 一句话表达一种想法 5 思考发言提纲 6 真诚地倾听 9 使听者能够理解 7 使用切合业务的表达 8 发出倾听的身体语言 10 适当地进行反馈 11 积极接受新信息 12 积极参与决定 13 如果参加者不讨论则如一潭死水 1 会议是服务于参加者的，会议的所有参加者都应当进行发言和倾听。参加者不进行发言和倾听的会议就如一潭死水。与发表自己意见的时间相比，倾听别人发表意见的时间要多得多，倾听是会议的根本。 发言要领如下： 首先从重要的部分说起 从肯定性的方面说起 有逻辑地、简单地表达 一句话表达一种想法 思考发言提纲 使听者能够理解 使用切合业务的表达 倾听的要领整理如下： 真诚地倾听 发出倾听的身体语言 适当地进行反馈 积极接受新信息 积极参与决定 首先从最重要的部分说起 2 有逻辑地、简单地表达 3 如果想要使倾听自己的理论的人能够理解，就试着做到以下方面： 整体把握发言内容，牢记大体结构，将几个主要内容概括成关键词 不要加入不必要的信息，以要点为中心简洁地进行表达 在参加会议之前，最好就要发言的内容进行事先准备，同事制作简单的图片资料或事前进行分发。发言者不将话题偏移到其他方向，而是与参加者一道将注意力集中于资料上。 从肯定性的方面说起 4 所谓从肯定性的方面谈起，就是指在发言时注意不要有违本意地给人以否定性的印象。 即使是相同的内容，随着语感和表达方式的不同，也会给人以不同的印象。如果不想给对方否定性的印象，造成意想不到的矛盾，就要留意以下两个方面： 把握好肯定性和否定性方面的平衡感进行发言 首先从肯定性的方面谈起，之后再谈否定性的方面 一句话表达一种想法 5 在进行发言时，最好不要将句子拉得太长，要一句话表达一种想法。所谓表达一种想法，就是一种整理好发言内容并简短地进行表达的技巧。要做到这一点，就要首先整理好自己的想法并记住它们。 发言太絮叨的人请试着做到以下两个方面： 限定发言内容，按易于理解的顺序进行整理 语句尽可能简短 思考发言提纲 6 如果发言内容不进行整理，理论就会被莫名其妙地升华，而且会偏离方向，成为意义空洞的内容。 在提炼发言提纲时，要留意以下两个方面： 以发言者的主题或听者的兴趣为基准，对发言内容的重要程度进行排序 记住作为发言或疑问重点的词语或表达方式，然后进行发言 使听者能够理解 7 在对话或会议中，自己谈了多少内容并不重要，对方接受了多少才是左右对话质量的要素。如果不考虑听者的理解水平就展开话题，听者就会变得思维混乱，结果是说服力下降了。如果想要在对话时节奏慢一些或是不进行太多的省略，就试着做到以下两个方面： 检查能够支持谈话的论据或背景对听者而言是否明确 练习使用与听者的理解能力相适应的客户语言并调整谈话内容。 使用切合业务的表达 8 在业务会议中，因为问题严重、利害关系交错，所以必须作为专业内容在尽可能快的时间内做出决定。而如果未能使用切合业务的表达或语言，就会给对方生硬的感觉。 所谓切合业务，就是必须根据情况进行表达，根据会议参加者的水平来组织语言。如果管理和市场营销部门的人很多，就应当会使用市场营销用语；如果技术部门的人很多，就应当了解技术用语。总之，要使用倾听者常用的用语和概念。 真诚地倾听 9 在会议中倾听的四种效用如下： 获得新信息 获得新想法 能够了解组织运作情况 认识他人的存在价值 发出倾听的身体语言 10 发言者受听者的影响很大，与认真倾听自己的发言并表示肯定的人才能够很好地交流。如果听者表示反对，发言者就会受到压力，无法正常表达自己的想法。 向对方发出“我在倾听”的信息的身体语言有很多种。例如有用声音表示附和、用表情或眼神表达